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总经理（党委）办公室要务介绍2007年12月各位领导：根据公司的安排，下面将总经理（党委）办公室目前负责的主要工作做如下介绍，尤其是想和各个分公司的领导，针对分公司对应办公室方面的工作，作一次具体的交流，不妥之处，请各位领导批评指正。按照公司规章制度的规定，总经理（党委）办公室目前在公司日常工作中担负着以下几个方面的职责：一、围绕公司中心工作，努力发挥参与政务、管理事务、搞好服务的职能。二、负责公司党政年度工作安排、总结以及以公司名义上报和下发的重要文件、报告、简报等综合文字材料的撰写工作，负责公司大事记。三、负责对内、对外联系及内外宾接待工作，以及会议费、印刷费、维修费、租赁费、办公费以及机关事务管理发生的相关费用的控制。四、负责公司贯彻执行国家方针、政策；集团公司、股份公司的政策、法规、指示和公司经营工作中的调查研究工作。五、负责公司重要会议的筹办和组织以及日常会议的协调、通知、会务、记录以及会议纪要整理、制发、传递、催办；负责公司重要会议决议事项贯彻落实情况的监督检查。六、负责文件的收发、传递、催办；接转电话、信函处理及印鉴管理。七、负责公司文书档案归档、组卷管理、负责公司档案室管理。八、负责公司纪检、监察日常工作，做好来信来访、调解以及行政督察工作。九、履行保密委员会办公室的职责，具体负责公司保密管理日常性工作以及对基层单位保密工作的检查。十、负责公司党政领导日常办公协调和服务。十一、负责公司机关事务管理、后勤、治安保卫、车辆管理及安全运行、固定资产实物管理、绿化、保健卫生、低值易耗品管理。实际上，在办公室的日常工作中，还包含着其他部门在岗位责任上没有注明的事项都是由办公室来负责，在以色列的政府部门中，特别设立了一个不管部，充分说明了这一点。在分公司今后的工作中，与此对应的每项工作都要有人员专职或兼职负责。下面我分几个方面来加以具体介绍。行政方面行政方面工作包括会议、接待、固定资产、印刷、维修、办公、租赁、后勤、安全保卫、医疗保健及机关事务服务等。一、业务招待费的使用业务招待费的使用原则：1）有利于经营工作的正常开展，为取得经济效益服务；2）各单位业务招待费严格按年初预算指标使用；3）招待要热情周到，丰俭适度。接待工作实际上是一项非常辛苦繁杂的工作，利用好现有的人员条件、费用条件、环境条件使到访客人满意而归是接待工作的最终目的，最高境界是做到：健康接待，特色接待，文化接待和亲情接待。这里我通过以前到分公司出差的机会对分公司接待情况的了解，觉得有几个方面需要分公司在今后的接待工作中加以改进。各分公司在举办会议或举办总部及上级公司领导出席的宴会时，要按照职务的顺序，摆放席卡，席卡要突出中国石油的标识，会议席卡摆放按照职务顺序应是先左后右的原则；宴会席卡的摆放顺序与会议席卡的摆放顺序不同，主陪的右侧为主宾的位置，在会议或宴会开始前，主办单位人员应列队在门口或电梯口等候到访领导入席；在会议或宴会结束时，应列队请到访领导先行退席，尤其强调的是在业务招待过程中要周到热情，注重接待过程的细微环节。在餐饮方面要尽量体现地方文化的特色。在住宿方面，除严格执行集团公司、股份公司对于住宿标准的统一规定，要与周边的宾馆、饭店签订优惠协议，享受优惠折扣，为公司节省费用。二、固定资产的实物管理总经理办公室负责公司固定资产使用、保养、维修、调动、盘点、技术状况管理及报废工作。公司各部门要指派专人协助办公室人员对固定资产进行管理，建立台帐并进行核对，保证帐实相符。对全部在用的固定资产要做到精心维护、计划检修、合理使用，不得任意修改、拆卸和挪用，配合总经理办公室对固定资产进行定期的盘点、调配及报废工作。尤其对固定资产中的车辆的定期保养维护要高度负责，尤其是部门领导作为该单位安全责任的第一人，要对整个部门的安全工作一抓到底，车辆保养要严格按照规定进行。比如说：5000公里必须进行保养；60，000公里更换轮胎等；驾车人员在行车前要坚持勤检查，做到机油、汽油、刹车水、冷却水齐备；轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光完好；确保车辆处于安全、可靠的状态；保证员工的人身安全。三、办公用品及低值易耗品购买管理各分公司应指派专人负责办公用品及低值易耗品的采购工作。根据年初预算，结合实际工作需要，于每月的月底前编制下月的采购计划，采购计划要经分公司经理、财务副经理及编制人签字并保留存档。物品采购时要货比三家，保证质量。物品采购后要经过验收合格之后发放。四、服务采购的管理服务采购是指华东公司及所属各部门以服务性质产品为标的采购行为。其中包括运输、修理、加工定作、测试检验、仓储保管、中介机构服务、租赁、委托代理、培训、物业管理、企业形象宣传、会议服务等采购行为。服务采购项目及额度应控制在年度计划及年度预算之内，确有特殊情况未列入年度计划或预算的项目，需经公司领导审批。服务采购的管理流程是：1、按照合同审批程序对供应商主体资格进行审查。2、审批后承办部门签订服务采购合同。3、承办部门按照合同约定履行合同并进行验收。党委、纪检监察、信访、稳定工作1、由分公司组成的各党支部要按照公司党委的统一安排加强调研，了解情况，为公司党委工作反馈信息、提供资料。为领导的决策提供依据。2、信访是指公司员工以及与公司所有单位、部门有关联的当事人或组织采用书信、电话、电子邮件、走访等形式，向公司各级党政领导或党政职能部门反映情况，提出意见、建议和要求，并由公司各级领导或职能部门按照有关规定进行处理的活动。各单位、各部门要做好各种矛盾的排查和调查处理工作，及时掌握公司信访信息动态，针对可能发生的突发事件做好超前化解矛盾的工作。3、公司及所属各单位党政负责人对本单位的党风廉政建设负总责。主要承担以下责任：（1）根据公司关于党风廉政建设和反腐败斗争的要求和部署，组织制定本部门党风廉政建设的工作计划，并督促实施。（2）负责贯彻落实党风廉政建设法规制度。（3）坚持民主集中制原则，认真履行科学民主决策程序，对重大事项，充分论证，严格程序，集体决策，防止重大决策失误。（4）遵守党风廉政建设法规制度，接受组织和群众的监督。文字、档案方面各分公司应指派专人负责公文的上传、下达以及公文档案的整理归档工作。分公司向总部领导发上行文请示汇报工作时则应由分公司专人向总经理办公室行文；与总部各部门及与其他单位之间的行文则可直接对应部门。先简单谈一下有关公文方面的一点常识。一、公文的含义公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。二、公文的作用1、领导和指导作用各单位可以通过制发公文来部署工作，传达决策意图和要求，对下级单位的工作进行领导和指导。2、行为规范作用用以规定人们行为规范的条例、规定、办法等规范性公文，一经公布，便成为一定范围内的行为规范，必须遵守和执行。3、宣传教育作用公文不但要传达决策意图、布置任务，还要分析形势、解释原因、说明情况，使受文对象统一思想、提高认识、明确目标，发挥主动性和提高积极性。4、传递信息和联系公务的作用单位之间可以用公文进行工作联系、沟通情况、交换意见和商洽公务。5、凭证记载作用公文是制发单位公务活动的真实记录，也是受文单位执行或处理问题的依据。公文归档后即成为制发单位和受文单位的历史凭证，也是编史修志和查考的重要依据。三、公文的分类1、从公文的作者性质分有党内公文、行政公文、社会团体公文、企事业单位公文等。2、从公文的行文方向分公文可以分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，如请示、报告等。下行文是领导机关对下属机关的发文，如指示、决定、决议、通知等。平行文是指同级单位或不相互隶属的单位之间的来往文件，如公函。在我们中国石油这样的企业中，常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。前一段时间，公司对分公司下发了97号文件，其中要求分公司要形成例会制度，这里要强调的是在每次例会结束后，应最迟在当日形成会议纪要，下发并执行，会议纪要要归档管理。对常见几种形式的公文中可能大家对报告和请示之间的区别有些陌生。报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示的种类有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求指示性的请示。两者不同之处1、行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则是请求批准、指示和解决问题等。2、处理方式不同。报告属于阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。3、时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。公文的格式国家规范的公文，具有特定的格式，保证了公文的权威性、完整性、科学性和效率性。公文的格式有两部分组成，即基本部分和附加标记部分。基本部分包括标题、受文单位名称、正文、附件、发文单位名称、发文日期等；附加标记包括文件版头、发文字号、机密等级、紧急程度、附注、主题词等。公文的受文单位分主送、抄报、抄送三种。主送单位是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文的内容；需要同时上报机关为抄报单位；需要同时送达的平行不相隶属或下级单位为抄送单位。几点注意的地方公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。上行文应当注明签发人姓名。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。公文应标注主题词。来文办理文件接收过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。1、凡上级部门、有关单位、所属单位发来的文件、信函、资料、机要文电等，由办公室统一签收、登记、分发。2、来文的分发是由办公室根据来件的内容呈送公司主管领导审阅，3、办理来文过程中，办公室根据公司领导的批示，及时分转并督办。以确保来文的及时处理和回复。发文处理本着“谁发文、谁拟稿，谁办理的原则，由发文部门负责拟稿，经本部门领导签字后，送办公室核稿，核稿后，送公司领导签发。需公司领导或其它部门会签的文件，由拟稿单位负责会签后送办公室核稿。拟稿单位将签发后的待发文件以及文件的电子版一并送交办公室，由办公室统一编号和负责印制、下发或上传。公文督办公文限时办结制度是根据公文种类、公文内容和紧急程度，对收文登记和批分、承办部门收文和办理、部门审核和会签、文秘部门核稿和送签、文件印制和发送等各个环节的运转时限进行量化规定。建立公文限时办结制度是提高公文运转效率、改进工作作风的有效措施。下列情况的公文需要重点督办1、上级单位明确指示需要办理公文或上级单位领导批示需要落实有关事项的公文。2、需紧急向上级单位报告工作或反映情况的公文。3、需紧急向下级单位发出指示或作出决定的公文。4、本单位决定的重要事项需要办理和落实的公文。5、下级单位报送的紧急请示和有办理时限的公文。6、处理紧急、重大、突发事件的公文。档案的保管档案保管是指依据《中华人民共和国档案法》及《中国石油天然气股份有限公司档案工作管理规定》对公司在经营、研究、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字资料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式的载体所进行的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计和提供利用。根据规定，档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种