全国中小学生学籍信息管理系统应用操作说明

全国中小学生学籍信息管理系统应用操作说明晋中市教育局基教科二零一四年六月一、学籍注册管理二、问题学籍处理三、关键数据变更四、学生转学管理五、学籍其他异动六、毕业升级管理七、招生入学管理目录一、学籍注册管理1、学籍信息采集范围采集以下所有学校的学生：我国所有由政府企业事业组织社会团体其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校和这些学校就读的学生根据学籍管理办法“籍随人走”的规定，特别强调，在全国学籍系统中，学生实际在哪所学校就读，就应该在哪所学校建立学籍。新生注册：特指小学一年级学生学籍建立，通过该注册功能，无法录入高年级或者初中、高中阶段的学生学籍信息。在校生注册：特指在首次数据采集阶段使用，可录入所有教育阶段的学生学籍信息，待首次数据采集完成后，由省级部门控制该功能的开启和关闭。来华归国学生注册：特指来华人员子女或海外归国人士子女在我国就读的学生学籍注册，使用该注册功能，学生需提供相关资料和证明材料。由各省自行规定接收条件，为来华学生及归国人员学生建立学籍。开始学校派发纸质采集表班主任核对信息学生或者家长填报学校学籍主管领导核实信息学生信息录入Excel模板学校打印Excel模板学生信息家长、学生确认签字结束2、纸质数据采集流程数据采集的三次确认，保证数据的真实及准确性。3、Excel模板录入红色字段必填，黑色字段选填。出生地行政区划代码、户口所在行政区划代码取前六位，后六位补0。身份证件类型为其他，可不填身份号码，但需出具无身份证号证明。模板检查，如有错误，可查看错误信息。模板中每一列为要求采集的信息项，每一行代表一个学生，其中红色为必填项（如姓名、性别、出生日期、身份证号等），黑色为选填项（如上下学距离、上下学方式等）。几个数据项说明：（1）“出生地行政区划代码”、“户口所在地行政区划”、“成员1户口所在地行政区划”、“成员2户口所在地行政区划”不能填写汉字，须填写6位行政区划代码加6个“0”；（2）“出生日期”、“入学年月”必须为8位纯数字，年、月、日之间不要加任何间隔符号；（3）“上下学距离”默认单位为千米（公里），填写时不要加入任何单位，并且需要保留小数点后一位，例如上下学一公里需要填写“1.0”。学籍注册操作流程学校教育局开始1在校生注册2手工录入3模板导入等待系统自动查重4问题学籍处理有问题无问题5学籍注册学校审核6学籍注册审核完成7问题学籍审核8问题学籍仲裁完成二、问题学籍处理问题学籍类型及处理方式：身份证号错误：该类处理方式是变更和删除。有身份证号的学籍重复：该类处理方式是佐证、变更和删除。无身份证号的学籍重复：该类处理方式是佐证、变更和删除。1、问题学籍处理流程图开始学籍管理员提交删除申请学校主管领导核办，学校确认删除结束1.1、问题学籍删除如果删除的是未经学籍主管部门核准的问题学籍，则学校可以直接删除。如果确认删除的是学籍主管部门已核准后的问题学籍，则需要经学籍主管部门核准后，才能成功删除。开始学籍管理员提交删除申请学校主管领导核办，学校确认删除结束学籍主管部门核办开始学籍管理员提交变更申请学校主管领导核办结束学籍主管部门核办1.2、问题学籍变更问题学籍变更核准后，系统会自动再次查重，查重没问题后，才会成为正式学籍。开始学籍管理员提交佐证申请学校主管领导核办结束学籍主管部门核办1.3、问题学籍佐证如果双方学校及学籍主管部门都确认辖区内的学生无误，且核办都通过，则需要其共同上级进行最后的仲裁。如果有身份证号，且身份证件类型为“居民身份证”时，按照身份证号进行查重；如果身份证件类型选择非居民身份证，无论身份证件号中是否填写数值，系统都会按照姓名、性别、出生日期进行组合查重。对于学生身份证件类型选择非居民身份证的，需要学生提供相关证明材料，由学校和学籍部门留存。2、注意事项2.1、系统查重的规则2.2、关于仲裁部分省份提供的仲裁原则（仅供参考）：有正式学籍号的通过，临时学籍号的不通过；高年级的通过，低年级的不通过。其他情况的仲裁的原则由各省自行规定。开始学籍管理员提交申请学校主管领导核办结束学籍主管部门核办问题学籍处理流程简图三、关键数据变更全国学籍系统中关键字段由省级总体设置，地市级、区县级可根据本地实际情况增加关键数据项。由学籍主管部门设置的关键数据项需要变更时，须提交证明材料，且必须由学籍主管部门核准后，变更信息才会生效。（部分关键信息变更后系统会进行查重：姓名、性别、出生日期、身份证号）其他未设置的数据项均为非关键数据，由学校在学生信息维护中自行修改即可。1、关键数据变更流程图开始学籍管理员提交变更申请学校主管领导核办结束学籍主管部门核办和问题学籍中的变更流程基本一样，但是操作对象不同。2、注意事项针对学生变更身份证件类型、身份证件号、姓名、性别、出生日期只要有一个数据项进行变更，系统都会进行自动查重，查重有问题的，进入问题学籍处理。2.1、关键数据变更后查重其他非关键数据项的变更，则学校可以直接在“学籍维护”中进行维护，不需要上级主管教育行政部门进行核办即可生效。2.2、非关键数据维护学籍主管教育部门核准后的正式学籍，如果学校要删除，则需要学校在误操作删除功能中，选中学生提交删除申请，学籍主管教育部门核准后才能生效。如果主管部门核办未通过，建议学校删除驳回记录，才能对此条记录进行其他业务操作。2.3、误操作删除四、转学管理转学分为三种类型：省内转学、跨省转学、其他转学（境外就读、其他类型学校就读）。省内转学分两种情况：同区县内转学，同省跨区县转学（普通高中存在“同省跨地市转学”）转学时原学校如果存在在办业务，或者是休学、其他离校或辍学等非在校就读状态时，不能进行转学。1.1、转学流程图（以同区县转学为例）开始转入学校发起转学申请转入学校主管领导核办学籍主管部门核办转出学校主管领导核办结束1、转学流程图1.2、转学流程图（以同省跨区县转学为例）开始转入学校发起转学申请转入学校主管领导核办转入学籍主管部门核办转出学校主管领导核办转出学籍主管部门核办结束1.3、跨省转学流程图开始转入学校发起转学申请转入学校主管领导核办转入学籍主管部门核办转出学校主管领导核办转出学籍主管部门核办结束转入学校调取学生档案2、注意事项全国学籍号获得：原则上应由学生或学生家长从原学校获得全国学籍号并监督学校准确录入，避免在转出省份查不到而被驳回。跨省转学系统校验查询：系统采用姓名、全国学籍号或者姓名、身份证号组合的方式，在转出省份进行自动查询。2.1、关于跨省转学申请不同学制转学：系统未对转学年级做严格的规定，请转出学校及学籍主管部门在核办中核实转入转出学校的学制，避免变相留级的操作。关于转出省份：须认真选择转出省份，避免由于转出省份选择错误而造成的转学失败，比如：全国学籍系统中，新疆和兵团是两个独立的行政区划。关于跨省转学的核办：全国学籍系统转学的核办页面分两个页签，转入学校核办和转出学校核办。2.2、关于去境外就读的转学若学生需要到境外读书，应通过异动类型中的“出国”操作，学校和学籍主管教育部门核准后，即完成境外就读的异动流程，同时学生学籍档案保留至全国学籍系统中；归国后如果需要复学，则通过“回国复学”异动完成学籍信息的恢复。回国复学操作时，可以选择任一年级进行复学。转学至其他类型学校（特教学校、工读学校）的学生若带走其学籍，则通过正常的转学操作完成即可。若根据规定或者要求不带学籍转学，可通过异动类型中的“其他离校”，填写离校原因，学校和学籍主管部门核准后，即可完成转学，学籍档案在系统中保留。若学生从特教学校或工读学校转入普通学校，则接收学校通过“恢复入学资格”异动操作完成该类学生恢复入学的业务。2.3、关于转学至其他类型的学校五、学籍其他异动1、学籍异动类型分为：（1）高中阶段：休学、复学、转学、退学、开除、留级、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校；（2）义务教育阶段异动类型包含：休学、复学、转学、跳级、死亡、失踪、恢复入学资格、出国、回国复学、其他离校。2、学籍异动类型对应关系为：离校异动类型对应入校异动类型休学复学转学(转出)转学(转入)开除恢复入学资格退学失踪其他离校出国回国复学（留学）新建学籍（移民）4、注意事项学籍主管部门核办异动申请不通过后，学校如果还需要申请，则可以直接重新发起申请。如果对驳回的申请不再进行提交，则建议把该申请进行删除操作，避免该学生不能操作其他业务。4.1、关于异动驳回说明4.2、关于其他异动1）、义务教育阶段规定学生不允许留级、开除、退学异动。2）、除死亡外，开除、退学、失踪、其他离校四类异动系统会为其保留学籍档案。3）、其他在系统建立学籍后，出国留学及回国复学情况。未建立学籍，回国就读情况。按义务教育法规定，义务教育法禁止的是“学校强制学生留级”而不是“不准留级”，部分省份可以留级，该如何处理？回复：根据各省政策及要求规定，省级账号可以配置异动类型。5、常见问题开始学校提交异动申请学校主管领导核办主管教育部门核办结束学籍其他异动流程图3、学籍异动流程图（以休学为例）开始学校提交休学申请学校主管领导核办主管教育部门核办结束除转学外，其他类型的异动流程基本类似，以休学为例，如下图所示：六、毕业升级毕业分为三种情况：义务教育阶段、高中阶段、特殊教育。义务教育阶段：根据义务教育法实施细则规定，接受完当地规定年限义务教育的学生即可毕业，并获得毕业证书。高中阶段：高中阶段学生接受完当地规定年限的教育后，根据相应条件，由学校提交学生的毕业（结业、肄业）申请，学校学籍主管部门核准后，方可获得毕业（结业、肄业）证书。特殊教育阶段：该功能正在调研中。1、毕业升级流程图1.1、义务教育阶段开始学籍管理员操作学生毕业系统自动升级结束在毕业操作前，首先要学校检查是否还存在在办业务，如存在则尽快办理。若在规定时间内还未处理完成，则学籍主管部门将主动清理在办业务，保证毕业操作的正常进行。开始学籍管理员操作学生毕业学籍主管部门核办结束系统自动升级1.2、高中教育阶段根据要求高中毕业必须要进行核准，系统提供了开关，可以配置由区县还是地市进行核办。根据业务设计，有在办业务的学生不能进行毕业操作。•休学、转学、其他离校等异动流程正在办理但未办理完成的学生。•正在处理但未完成处理的问题学籍的学生。•有操作流程已经发起但未办结的其他在办业务的学生。如在当地规定的毕业时限内还未办结，则学籍主管部门通过在办业务清理功能，使该类预毕业学生的状态处理至未发起在办业务之前的在校生状态，当毕业操作完成后，由下一教育阶段的接收学校再发起相应业务，进行处理。学籍主管部门可对超过处理时限的在办业务进行定期清理，保证其他业务的顺利进行。2.1、关于在办业务清理2、注意事项结业、肄业在全国学籍系统中，特指的是高中教育阶段的毕业状态。学满学制规定的年限，完成教学计划规定的全部课程，各科成绩合格者为毕业；学满学制规定，完成教学计划规定的全部课程后有一门课程（或两门非主要课程）考核成绩不及格者，可以结束学业离校者为结业；学满一年以上而退学者可视为肄业。全国学籍系统中针对三类毕业状态未作条件限制，具体评判标准由各省根据本地相关规定和实际情况进行核准。2.2、关于毕业、结业、肄业全国学籍系统提供了毕业生回退功能，比如说毕业年级中，有学生实际已经休学，但学校学籍管理员未在全国学籍系统中为该学生办理休学异动，而造成该学生毕业。学校学籍主管部门依据相关规定及学生提供的证明材料核准后，在毕业生查询中，为该学生办理回退，使之成为在校生，进行过招生的学生，不能驳回毕业操作。2.3、关于毕业生回退2.4、关于毕业证书、学籍卡片的打印系统将提供打印功能，统一的格式在调研中。新生注册是否需要招生工作必须完成，还是要求毕业工作完成？回复：新生录入（注册）工作必须要等上一学年的毕业工作完成之后才允许操作。3、常见问题毕业后，招生前异动能否正常使用？回复：根据系统设计，学生毕业后将不能进行异动操作。开始学籍管理员操作学生毕业学籍主管部门核办结束系统自动升级毕业升级流程图七、招生管理全国学籍系统中，初中和高中一年