办公自动化说明文档

第1页目录第一部分协同办公..................................................................................2一、我的工作.............................................................................................21、本人业务...........................................................................................................32、我的邮箱...........................................................................................................43、公告通知...........................................................................................................64、常用网址...........................................................................................................95、日程安排.........................................................................................................106、公共社区.........................................................................................................13二、公文流转...........................................................................................141、发文管理.........................................................................................................142、收文登记.........................................................................................................21三、公共事务...........................................................................................241、公告通知管理.................................................................................................252、费用申请.........................................................................................................253、用餐申请.........................................................................................................274、购物申请.........................................................................................................295、出车申请.........................................................................................................316、物品领用.........................................................................................................337、物品档案.........................................................................................................358、差旅费报销.....................................................................................................369、费用报销.........................................................................................................3810、会议管理.......................................................................................................4011、图书档案.......................................................................................................4112、车辆信息.......................................................................................................42四、查询统计...........................................................................................421、签到人员考勤统计.........................................................................................432、未签到人员考勤统计.....................................................................................44第2页第一部分协同办公办公自动化系统着重强化时效概念，可以直观地对工作人员的事务处理及工作效率进行跟踪督察，将手工方式的事务处理转变为电子化、网络化的事前管理、事中控制、事后存档备查的管理模式，它完全实现浏览器（IE6.0）方式，实现一个集成办公环境，使工作人员能够利用网络实现协同办公和知识管理，主要包括以下几个方面：(1)建立网络通讯系统，利用网络更方便的进行信息传递；(2)实现工作流转自动化，以工作流程管理方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转；(3)建立知识收集平台，分类收集信息，整理信息；(4)提供个人工作助手，提高个人工作效率；(5)日常办公事务的自动化管理，减轻人员工作压力；(6)资料档案的存放、阅读的共享功能，体现无纸化办公的特点；(7)以事务处理、信息服务、决策支持为基本内容，在完善办公自动化业务信息流转的基础上，加强信息交互功能。功能介绍一、我的工作我的工作主要包括：本人（我的）业务、我的邮箱、日程安排等几个功能模块。第3页1、本人业务用户进入系统后能够看到的自己待办理的业务信息情况，例如：网上考勤（签到、签退、出差）、公告通知、邮件信息等提示，如下图所示：(1)用户点击界面左边树型结构中的“我的业务”，系统将显示待办业务界面，待办理业务数量会以列表、数据、图形三种方式显示，如下图所示：第4页(2)选择列表或者图形方式，可将显示数据保存到本机内，点击打印按钮可对数据进行打印。2、我的邮箱(1)用户点击“我的邮箱”或者系统界面右边的“邮件消息”按钮，将显示个人邮件情况如：新邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、写邮件等。如下图所示：(2)点击“新邮件”按钮可以查看新收到的邮件，如下图所示。第5页(3)在上图中选中邮件，点击附件右边的两个按钮即可打开（点击文件名）或者保存附件（点击“下载”按钮）。如下图所示。邮件存贮后，系统将提示是否打开邮件，可根据需要立即打开邮件进行查阅或事后进行查阅。第6页3、公告通知(1)在系统的主界面“公告通知”下，可以查看已经发过的公告通知，如下图所示。(2)点击“公告通知”名称，即可查阅公告通知信息，如下图所示。注：如果需要发布新的公告通知，在协同办公—公共事物下点击第7页“公告通知管理”功能，如下图所示。(3)选择“新建”按钮，如下图所示。(4)点击部门右边的“手型图标”按钮，可以选择公告发布需要查看的科室部门或人员。如下图所示。第8页(5)如果部门或人员选择错误可以进行删除，用户点击右边的部门名称，然后点击“删除”按钮，如下图所示。(6)在重新选择部门后，点击“确定”按钮，在主题框中输入公告通知的主题内容，如果有附件，可以点击附件右边小手进行选择附件，在界面下方空白处输入通知内容，如下图所示。第9页(7)在所有内容填写完毕后，点击“发送”按钮即可。这样相应的部门或人员即可在自己的机器中看到公告，如果是对全体部门和人员进行公告，则只要选择本单位即可，没有必要再对全体部门和人员进行选择。4、常用网址(1)选择系统主界面的“常用网址”按钮，可以根据自己本人的一些爱好进行个性化设置及常用网址，如下图所示。第10页(2)选择“使用界面皮肤”可以变换不同的界面效果，用户可尝试更换系统界面成为自己喜爱的系统界面；请大家在手机号栏目输入自己的手机号码，以便下一步手机短信通知功能的开通；请在论坛别名处输入自己在网上论坛的别名，否则将不能在论坛发表帖子；在常用网址中设置自己平时经常用到的一些网址，设置完毕后选择“确定”即可，如下图所示。注：点击“常用网址”中的任何一个网址，系统都会连接到相应的网站中。5、日程安排(1)用户可以点击“日程安排”按钮，显示用户设置的日程情况，日程安排可添加在不同日期、不同时间内进行日程安排，以提醒用户；也可记录每天的会议、工作情况。如下图所示。第11页(2)点击右边主题下的“点击此处增加新任务”按钮可以增加新任务，如下图所示。(3)在“主题”文本框中输入主题名称，在页面下方空白处录入任务信息内容，在截止日期栏和开始日期栏中用户要选择该任务要截止和开始的有效日期；用户如果想有个声音提醒的话，可以给“提醒”第12页选项框中打上对勾，然后选择该声音要播放的日期和时间，最后点击时间栏后面的方框，选择你要播放的声音文件。(4)用户将所有项目填写完毕后，点击“保存并关闭”按钮即可完成某一天或某几天的任务设置。注：“提醒”时间是在该任务开始那天的某一时刻进行提醒。(5)用户如果想设置某一时间段之内的计划，可以在日程安排窗口左方双击某一栏，约会窗口即被打开。如下图所示。注：约会和任务两项的设置相似，区别在于：约会是按时间设置第13页即某天某时至某天某时，而任务是某天至某天。“提醒”时间是在该约会事件开始时间的前某一时刻进行提醒。6、公共社区(1)点击系统主界面右方“公共社区”按钮，可以查看或发表帖子，如下图所示。(2)直接点击“公共社区”可以发表帖子，如下图所示。(3)然后在某个论坛版块中发表帖子，