办公自动化软件介绍

第三章办公自动化软件•3.1MicrosoftOffice2003概述•3.2字处理软件Word2003•3.3电子表格软件Excel2003•3.4文稿演示软件PowerPoint20033.1MicrosoftOffice2003概述•办公自动化的主要业务有：文字处理；电子邮件；数字、表格处理；电子会议；语音处理；文档管理和资料检索；图形图像处理。3.1MicrosoftOffice2003概述•Microsoft公司推出的Office2003是当前使用最广泛的办公自动化套装软件之一，它主要包含了：字处理软件Word、电子表格Excel、关系数据库Access、文稿演示软件PowerPoint、邮件传输和协作客户端程序Outlook、网页制作工具FrontPage、图片处理软件PhotoDraw和排版软件Publisher。3.3电子表格软件Excel2003•Excel2003窗口的基本组成•启动Excel2003后，将出现工作簿窗口。它包含了最基本的元素：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、滚动条、工作区等。•工作表是由65536×256个单元格组成的表格3.3电子表格软件Excel2003•1．工作表：在屏幕上由网格构成的表格。（1）Excel的一切操作都是在工作表上进行的。（2）每张工作表可由256列和65536行构成。（3）系统默认工作表名为sheet1、sheet2、…位于标签栏上，白色标签的为当前工作表。2．工作簿：是工作表的集合。（1）一个工作簿最多可以有255张互相独立的工作表。（2）Excel2003中每一个文件保存一个工作簿，其文件扩展名为XLS。3.3电子表格软件Excel2003•3．单元格：单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。每一个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如D8。（1）活动单元格：被黑框套住的单元格称为活动单元格。（2）单元格区域命名：选定单元格或区域，单击名称框，输入名称并回车。3.3电子表格软件Excel2003•Excel：窗口的标题栏、编辑栏•1．标题栏：显示当前打开的工作簿的文件名。启动时默认工作簿文件名为Book1。2．编辑栏：（1）编辑栏左部为名称框，显示当前编辑的位置；当编辑公式时，提供可选择的函数。（2）编辑栏右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容。编辑区中写入的内容可以用取消按钮取消编辑、用确认按钮确认编辑、用函数工具按钮插入各种函数。3.3电子表格软件Excel2003•窗口操作•1．排列窗口：选择“窗口”菜单的“重排窗口”命令。2．分割窗口：单击工作表中需要分隔窗口的某行或列或单元格，选择“窗口”菜单的“拆分”命令。3．冻结窗口：单击工作表中某行或列或单元格，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令；或窗口被拆分后，选择“窗口”菜单的“冻结窗格”命令。4．缩放窗口：选择“视图”菜单的“显示比例”命令。3.3电子表格软件Excel2003•在工作表中输入数据•Excel单元格中，可输入两种类型的数据：常量、公式。1．常量(1)数字：如日期、时间、货币形式、百分比等等。在单元格中默认右对齐；数值格式默认为“常规”，其数字长度为11位，超出单元格目前宽度时，自动以科学记数形式表示；分数的输入：如“1/4”表日期“1月4日”，“01/4”表数值“1/4”；当数据较长，目前单元格显示不下时，则显示成“####”，此时可拉长相应列标即可。(2）字符：在单元格中默认左对齐；把数字作为字符看待，输入时应在前面加上单引号（’），如：’0620。（3）在单元格中按Alt+Enter键输入硬回车。2．公式公式是由一串数值、单元格、函数及运算符等组成的表达式。公式以等号“=”或“+”或“－”开始。单元格显示公式计算结果。3.3电子表格软件Excel2003•修改数据•单元格、行或列及工作表的插入•清除和删除•移动和复制•填充(填充等差数列或等比数列)•查找与替换3.3电子表格软件Excel2003•1．选定工作表（1）选定一个工作表：单击工作表标签。（2）选定多个连续的工作表：先单击要选定的第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击最后一个工作表标签。（3）选定多个不连续的工作表：按住Ctrl键，用鼠标左键逐个单击要选定的工作表标签。（4）选定一个工作簿文件中的全部工作表：指针在某一工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令项。（5）取消多张工作表的选定：用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令项。3.3电子表格软件Excel2003•2．工作表的更名：工作表名字的长度可达31个字符。（1）双击要更名的工作表标签上的名字。（2）先选中要更名的工作表，再选择“格式”菜单中“工作表”菜单项下的“重命名”命令项。3.3电子表格软件Excel2003•3．工作表的复制和移动（1）选定要复制的工作表，单击同时按住Ctrl键，沿标签拖至新位置，若不按Ctrl键，则为移动。（2）在工作表名字上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择复制或移动。（3）选择“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令。4．添加工作表：在插入新表的位置，选择“插入”菜单中的“工作表”命令5．删除工作表：使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令；或在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择“删除”命令3.3电子表格软件Excel2003•公式是电子表格最重要的核心部分，它是对数据进行分析的等式。Excel提供了许多类型的函数。在公式中利用函数可以进行简单或复杂的计算或数据处理。•一、公式•Excel中的公式是以等号开头的式子，语法为：“＝表达式”。3.3电子表格软件Excel2003•二、运算符•Excel中运算符有4类：它们是算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。•1．算术运算符•运算符有：负号（-）、百分数（%）、乘幂（^）、乘（*）和除（/）、加（+）和减（-）。•运算优先级：高低•2．文本运算符•Excel的文本运算符只有一个，就是“&”。•3．比较运算符•比较运算符有：等于（=）、小于（）、大于（）、小于等于（=）、大于等于（=）、不等于（）。•4．引用运算符3.3电子表格软件Excel2003•单元格引用•1．相对引用当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变，如SUM（C1：C4）。•2．绝对引用把复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址保持不公式变。单元格地址列标和行号前带有“$”符号，如SUM（$C$1：$C$4）。3.3电子表格软件Excel2003•3．混合引用在一个单元格地址中，既有绝对地址引用，又有相对地址引用。单元格地址的列标或行号中，有一个带有“$”，如SUM（C$1：C$4）。4．引用运算符（1）冒号（：）是区域运算符，对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。（2）逗号（，）是联合运算符，联合操作符将多个引用合并为一个引用。3.3电子表格软件Excel2003•（3）空格是交叉运算符，它取引用区域的公共部分（又称为交）。（4）三维引用运算符“！”，利用它可以引用另一张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！单元格引用区域。引用不同工作簿中某工作表中的数据，其表示形式为：[工作簿名]工作表名！单元格引用区域。（5）表示某一行或几行，可以表示成“行号:行号”的形式，同样若要表示某一列或几列，可以表示成“列标:列标”的形式。3.3电子表格软件Excel2003•1．求和函数SUMSUM(num1,num2,……)•2．求平均值函数AVERAGEAVERAGE(num1,num2,……)•当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时将被忽略不计•3．计数函数COUNTCOUNT(num1,num2,……)•当单元格中填入的是文字、逻辑值或空白时，将不会计数•4．求最大值函数MAXMAX(num1,num2,……)•5．求最小值函数MINMIN(num1,num2,……)•6．取整函数INT格式：INT(number)•7．四舍五入函数ROUND格式：ROUND(number,num_digits)3.3电子表格软件Excel2003•8．根据条件计数函数COUNTIF格式：COUNTIF(range,criteria)•9．条件函数IF。IF(logical_value,value1,value2)•10．逻辑求与函数AND。AND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,……)•11．逻辑求或函数OR。OR(logical_value1,logical_value2,logical_value3,……)•12．逻辑非函数NOT格式：NOT(logical)3.3电子表格软件Excel20033.3电子表格软件Excel2003•工作表的格式化•1．改变行和列的宽度：（1）改变行宽：鼠标指针移到行标底边框线，鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，上下拖动鼠标即可.（2）改变列宽：鼠标指针移到列标右边框线，指针变成带左右箭头的十字形状，左右拖动鼠标即可。（3）最合适的行高和列宽：“格式”菜单“行”命令中的“最合适行高”命令和“列”命令中的“最合适列宽”命令。3.3电子表格软件Excel2003•2．设置数据格式：选择“格式”菜单下的“单元格”命令项，在“单元格格式”对话框中，可设置货币格式、日期格式、时间格式、分数格式、数值格式及自定义格式，设置对齐方式等3．保护工作表：在缺省状态下，所有的单元格都得处于“锁定”状态，但必须选择“工具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作表”命令项，才使“锁定”起作用。3.3电子表格软件Excel2003•4．隐藏单元格中的公式：先执行单元格隐藏操作，然后通过“保护工作表”命令来保护该工作表，否则隐藏公式或锁定单元格不起作用。5．条件格式：选择要设置格式的单元格区域，单击“格式”菜单的“条件格式”命令项，在“条件格式”对话框，设置格式。6．自动套用格式：选择单元格区域，单击“格式”菜单的“自动套用格式”命令。3.3电子表格软件Excel2003•图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。1．创建图表（1）选中用于制表的数据区域。（2）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，选择图表类型；（3）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列；（4）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表；（5）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表。3.3电子表格软件Excel2003•2．图表编辑（1）移动图表：单击图表，把鼠标指针移到图表中，拖动鼠标，移动图表到新的位置。（2）调整图表的大小：单击图表，把鼠标指针移到某个尺寸柄上，鼠标指针成双箭头形状；拖动鼠标，改变图表大小。（3）改变图表的类型：单击图表，选择“图表”菜单的“图表类型”命令或选择快捷菜单的“图表类型”命令或利用“图表”工具栏的“图表类型”下拉按钮进行改变。（4）修改图表中的标题：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选项”命令；或选择已有的标题，单击修改。3.3电子表格软件Excel2003•（5）插入数据标记：单击图表，选择“图表”菜单的“图表选项”命令。•（6）删除图表：单击图表，选择“编辑”菜单的“清除”命令；或按Delete键。•（7）添加数据：–方法一：选择添加的数据，用“编辑”菜单的“复制”命令，或单击“常用”工具栏的“复制”按钮，选中图表，用“编辑”菜单的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮。–方法二：选中图表，用“图表”菜单的“添加数据”命令。•（8）删除数据：单击要删除的数据系列，再按Delete键。•（9）添加文字–方法一：选中图表，单击“绘图”工具栏中的“文本框”按–方法二：选中图表，直接输入文字，然后按E