计算机设备类资产管理规定

计算机设备类资产管理规定编制：审核:批准:颁布日期：生效日期：版本修订记录序号修订日期修订内容生效日期版本备注第2页共15页1目的明确公司各岗位计算机设备配置标准，对公司计算机设备类资产的采购、安装、调试、使用、档案管理、数据保密、维护、维修、报废、以及计算机配件、耗材的采购、领用和维修费用的申报、审批、使用进行规范管理，提高计算机设备类资产的使用效率。2适用范围2.1适用于公司所有计算机设备类资产：各种计算机、打印机、扫描仪、移动存储设备、录音笔、数码相机、数码摄像机等的管理工作。3职责3.1管理部3.1.1负责公司计算机设备类资产的归口管理，制订公司年度设备类资产需求计划。3.1.2负责公司各岗位计算机设备配置标准的制定。3.1.3负责公司计算机设备类资产的选型、采购、安装、调试、内部调拨、数据保密、维修、维护、报废、索赔等工作。3.1.4负责公司计算机设备使用的管理、监督与台帐建立。3.1.5负责闲置报废计算机设备类资产的保管。3.2财务部负责计算机设备类资产申购价格、合同和维修费用的审核及资产账务管理，参与计算机设备类资产批量采购招标工作。4管理规定4.1设备需求与采购4.1.1管理部每年末根据计算机设备类资产更新淘汰、扩容、增员等需要，对公司次年度计算机设备类资产需求进行预算，编制需求计划并提交报批后，作为次年采购的依据。4.1.2公司总部各部门发现计算机设备损坏报管理部鉴定，经确认不能维修的，由管理部对现有电脑进行调配，如果现有电脑不能满足的，由管理部根据年度预算进行申购。4.1.3公司总部各部门发现计算机设备因使用时间较长（超四年以上），性能不稳定，严重影响使用的，由管理部对现有电脑进行调配，如果现有电脑不能满足的，由管理部根据年度预算进行申购。4.1.4公司总部各部门因定员改变需增加设备，或岗位性质发生变动，具备增加或更换设备条件的（如从普通岗位变成领导岗位），由各部门提交审批流程，说明设备需求原因，提交所在部门领导审核。管理部计算机管理员对计算机设备类资产需求制度名称：计算机设备类资产管理规定编号：生效日期：版号：A.0第3页共15页进行核实，管理部领导及管理线领导按财务权限进行审批。审批通过后，由管理部对现有电脑进行调配，如现有电脑不能满足的，由管理部根据年度预算进行申购。4.1.5管理部计算机管理员凭各部门计算机设备类资产需求审批结果，提出申购，报管理部领导审核，管理线领导审批，财务部合同价格组审核，财务部领导审核，公司领导在审批权限内审批，经审批同意后，计算机管理员办理采购。4.1.6计算机设备类资产的采购按本规定“计算机设备类资产采购工作流程”执行。4.1.7对采购到位的计算机设备类资产，由管理部按要求办理验收入库转固手续后，再按本规定“计算机设备类资产领用工作流程”进行调拨使用。4.2设备领用各部门领用计算机设备类资产按本规定“计算机设备类资产领用工作流程”执行，配备标准按《计算机类设备配备管理规定》执行。4.3设备使用和管理4.3.1使用计算机设备类资产要严格按照操作规程进行，严禁违反规程操作和任意拆装计算机，不按照操作规程进行操作或维护不当，造成设备类资产损坏的，按规定执行考核。4.3.2计算机设备类资产使用者应保持设备的清洁并爱护设备，下班不使用时必须关机切断电源。4.3.3计算机设备类资产使用者需使用公司信息系统的，按公司相关制度提交开户申请，审批同意后才能使用，并严格遵守相关制度规定。4.3.4公司计算机IP地址由管理部统一分配，计算机设备类资产使用者需严格遵守《互联网使用及IP地址管理规定》。4.3.5含有涉密资料的计算机设备使用者由于工作原因需更换新计算机设备或离职的，其原使用的计算机设备经使用人及计算机管理员进行数据处理、使用人签字确认方可调拨给其他人员使用。4.3.6为了做好数据保密工作，防止数据外泄。计算机设备需送外维修（非硬盘问题），必需把硬盘拆下由使用人或计算机管理员保管方可将设备送外修理。如是硬盘问题需送外修的，经计算机管理员对硬盘进行数据处理后方可送外修理。计算机设备需报废的，经使用人和计算机管理员对硬盘数据处理或对硬盘进行销毁方可进行三费处理。4.3.7因机构职能或岗位调整等需进行设备调拨的，按本规定“计算机设备类资产调拨工作流程”进行调拨。4.3.8因员工离职等原因闲置的各部门计算机设备类资产由管理部收回统一保管。4.3.9硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由管理部计算机管理员统一保管。4.3.10管理部对公司计算机设备类资产的使用、维护、保管进行监督和检查，每年进行两次的盘点，按《固定资产、在建工程盘点管理规定》执行，各部门派出相应人员协助盘点检查。4.4设备维修及报废第4页共15页4.4.1计算机设备类资产出现故障时，由各部门向计算机管理员描述故障情况，确定现场处理还是使用者送修。4.4.2对送修的计算机设备类资产，由计算机管理员进行检测修理，维修需要配件的，按规定办理采购领用并做好登记。计算机管理员不能修复的，按本规定“计算机设备类资产委外维修工作流程”执行，管理部做好维修登记。4.4.3对性能不能满足需要、无法正常使用的计算机设备类资产，由管理部计算机管理员按本规定“计算机设备类报废工作流程”统一办理报废手续。4.4.4报废后，由计算机管理人员拆开电脑检查是否有可用配件，列出可用配件清单，由设备主管复核签字，并对可用配件设台帐管理，配件的维修领用需经主管签字认可，设备主管不定期盘点检查。4.5计算机损坏、丢失管理4.5.1计算机设备的使用部门及个人必须爱护公司的设备财产，积极采取有效措施保护设备财产的安全，否则因责任事故造成设备财产损坏及丢失的，要对当事人及所在部门进行考核。对于自然灾害造成设备财产损坏及丢失的，可免于考核。4.5.2对计算机设备的责任事故，使用者或使用部门必须立即报告公司管理部门，以便及时处理，隐瞒不报者，加重处罚。4.5.3管理部是公司计算机设备的管理部门，对设备丢失、损坏事件负责核查工作，但使用部门及领导负有共管和监督责任。4.5.4当发生计算机设备丢失、损坏事件时，使用者（或使用部门）应及时上报主管部门或公安机关(主要指被盗窃时)，事件发生后，要在24小时内报当地公安机关，同时要在48小时内上报管理部。4.5.5各位员工应对计算机设备丢失、损坏事件进行监督,包括丢失假报监督、假开公安机关证明、不按规定考核等。4.6移动电脑管理笔记本电脑除按上述要求管理外，还必须按以下原则进行管理：4.6.1公司配备到个人的专用移动电脑，由使用者个人保管及日常维护。4.6.2管理部负责公司备用笔记本电脑的管理。因工作需要借用的，办理借用手续。外单位借用笔记本电脑的，需经总经理审批。原则上外单位借用笔记本电脑期限不能超过六个月。5其它5.1其它信息设备：投影仪、扫描仪等通用设备，根据各部门的实际情况，灵活配置。6流程及说明（见后页）6.1计算机设备类资产申购工作流程及说明6.2计算机设备类资产采购工作流程及说明6.3计算机设备类资产领用工作流程及说明6.4计算机设备类资产调拨工作流程及说明6.5计算机设备类资产委外维修工作流程及说明第5页共15页6.6计算机设备类资产报废工作流程及说明7考核与赔偿规定违反本规定相关条款或造成计算机设备类资产损坏、丢失的考核与赔偿按规定执行。8相关记录9.1设备入库单9.2设备领用单9.3设备调拨单9.4设备台账9.5设备维修台账9.6可用配件领用台账第6页共15页计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计算机设备类资产申购工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1需求申请管理部根据计算机设备配置标准、公司年度计算机设备配置计划并结合公司的实际状况，对现有设备不能满足需要的，提出计算机设备类资产申购需求。2初审管理部领导对需求进行初步审核。3需求审批审核副总经理（管理）对计算机设备类资产进行需求审批，出具审批意见。4价格审核财务部价格管理人员对提交的计算机设备类资产需求进行价格审核。5审批公司领导根据财务审批权限对经核价的需求进行审批。6组织采购管理部按本规定“计算机设备类资产采购工作流程”组织采购计算机设备类资产。第7页共15页计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计第8页共15页计算机设备类资产采购工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1确定采购计划管理部确认经审批通过的采购需求，根据采购量判定是否需进行招标采购还是直接采购，对零星采购的需求，直接联系供应商办理采购，对符合招标采购的转股司信息技术部处理。2招标信息中心根据审批通过的采购需求组织执行招标采购。3采购管理部办理计算机设备类资产采购手续。4验收入库管理部根据通过审批的需求报告，对采购到位的计算机设备类资产数量、配置等进行验收，验收通过后办理入库手续。5领用管理部通知使用部门按本规定“计算机设备类资产领用工作流程”要求领用计算机设备类资产。6档案维护管理部负责更新维护设备档案7转固帐务处理财务部做好转固与资产帐务处理。8使用管理使用部门在对新设备启用前，应仔细阅读设备的使用说明书，严格按照说明书的操作规程操作；根据相关规程正常使用计算机设备类资产，各使用部门做好设备的日常维护及防盗、防火、防灾等工作。9使用监督管理部对公司计算机设备类资产的使用进行监督管理。第9页共15页计算机设备类资产领用工作流程使用部门管理部开始审核1审核2领用领用通知发放使用监督结束计算机设备类资产领用工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1领用通知对办理完成入库手续的计算机设备类资产，管理部填写好“设备领用单”后，通知使用部门领用。2审核使用部门领用人在“设备领用单”上签字后提交所在部门领导审核签字。3审核2管理部对“设备领用单”审核签字。4发放管理员凭签字手续完整的“设备领用单”发放设备。5领用使用部门将设备领回使用，对需安装的设备，管理部负责安装或提供协助。6使用监督管理部对领用的设备使用情况进行监督，并做好设备台账登记。第10页共15页计算机设备类资产调拨工作流程管理部调入单位调出单位开始调出申请需求审批安排调拨调出审核接收调拨信息调拨审核调出核对接收维护台账结束第11页共15页计算机设备类资产调拨工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1调出申请设备使用单位根据实际工作需求提出设备调出申请。2调出审核设备使用单位对设备的调出申请进行审核。3需求审批设备需求单位依据经审批的需求报告向管理部提出设备调入申请。4接收调拨信息管理部计算机管理员接收公司机构职能调整、人员岗位变动、报废等与计算机设备类资产调拨相关的信息，对符合调拨条件的设备，可根据情况下达指令进行调拨。5调拨审核管理部计算机管理员根据《计算机类设备配备管理规定》等要求对各类调拨需求进行审核。6安排调拨管理部根据调入情况、调出需求及备用电脑情况对计算机设备类资产做好调拨安排。7调出设备所在单位调出指定设备，并在“设备调拨单”上签字。8核对/接收调入单位对调入的计算机设备进行核对/接收。9维护台账管理部做好设备调拨后的计算机设备类资产台账的维护。第12页共15页计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计计第13页共15页计算机设备类资产委外维修工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1报修计算机设备类资产出现故障时，由所在部门向管理部提出报修，根据管理部计算机管理员初步判定需送修的，由所在部门送管理部维修。2故障确认与修理管理部对设备故障进行确认后进行修理，能自行修复的，修复后通知送修单位领回使用，不能修复但可委外维修的，向送修单位进行说明。3申请外修管理部通过OA系统“计算机类设备委外维修审批工作流程”办理委外维修申请。4审核管理部对委外维修申请进行审核。5核价财务部价格审核员核定委外修理价格。6审批财务部经