搜索
数据库管理软件Access2003的使用本章主要内容1234建立查询认识数据库建立表创建数据库认识MicrosoftAccess2003•数据库基础知识•Access2003简介数据库基础知识•1.数据与数据处理–数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。–数据处理是指将数据转化成信息的过程。•2.数据库–数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。•3.数据库系统–数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。•4.数据库管理系统–数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。数据库管理系统是芾硎庀低车暮心组成部分。•5.关系数据库–每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如MicrosoftSQLSever，VisualFoxPro，Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习的MicrosoftAccess也是一种典型的关系数据库。Access2003简介•Access2003是MicrosoftOffice2003办公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的Office组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。图7.1Access2003的窗口数据库组件选项卡数据库窗口创建方法与已有对象列表图7.1Access2003的窗口窗口菜单应用程序窗口字段与记录•在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。•在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。表Access的数据类型及用法数据类型用法文本用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。数字用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。日期/时间用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。备注用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。货币用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。自动编号向表中添加一条新记录时，由Access指定一个惟一的顺序号（每次加1）或随机数。是/否又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。OLE对象用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字节。超级链接用于保存超级链接的有效地址。查阅向导用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。字段属性•每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的13种属性供选择使用。表Access的字段属性及功能属性选项功能字段大小使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为255。格式控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是0～15。输入法模式确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。输入掩码使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/时间和货币类型字段有效。标题在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。默认值指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。有效性规则是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。必填字段该属性决定字段中是否允许出现Null值。允许空字符串指定该字段是否允许零长度字符串。索引决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode压缩指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。主键（主关键字）•主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为Null（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。视图•视图是按特定方式处理数据的窗口。Access2003为表提供了4种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。图7.3设计视图图7.4数据表视图实践案例——“学生管理”数据库案例综述•创建一个名为“学生管理”的数据库•该数据库中“学生基本情况表”、“学生干部表”和“成绩登记表”三张表•三张表之间根据相关联的字段建立关系•创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩”查询•创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩大于590分的同学的基本情况•在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩汇总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。表学生基本情况表学号姓名性别出生年月生源地专业班级是否住校高考成绩20080101冯刚男1989-11-5金华环境保护环0801是57420080102赵辚男1989-10-10杭州环境保护环0801否55720080103谢阳男1990-1-9嘉兴环境保护环0801是59920080104孙萌女1989-11-3丽水环境保护环0801是58020080201张艺女1990-5-7杭州服装设计服0801否57520080202徐蕾女1989-5-14湖州服装设计服0801是59420080203李敏女1989-2-10台州服装设计服0801是57020080204钱默男1990-2-28温州服装设计服0801是57920080351杨柳女1990-3-5衢州机械制造机0802是57820080352陈凯男1989-10-8绍兴机械制造机0802是58220080353谢赫男1989-12-9宁波机械制造机0802否575表学生干部表编号姓名职务联系电话1谢阳班长135057112342徐蕾学习委员137057111113张艺文艺委员13805719999表成绩登记表学号大学语文实用英语计算机基础2008010175858020080102787982200801039087852008010472747820080201807375200802027075792008020374707020080204717570200803018255802008030257918220080303787275创建新数据库图7.5Access2003启动界面图7.6直接新建一个空数据库图7.7保存文件对话框图7.8“学生管理”数据库窗口利用本机上的模板来创建一个新数据库图7.9数据库模板对话框根据现有文件来新建数据库•根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。创建表的方法•建表的方法共有五种，分别是：–使用设计器创建表–通过输入数据创建表–使用向导创建表–导入表–链接表分析设计表结构字段名数据类型字段大小学号文本8姓名文本10性别文本2出生年月日期/时间生源地文本10专业文本10班级文本8是否住校是/否高考成绩数字整型表7.6“学生基本情况表”结构图7.10定义表结构图7.11设置字段属性图7.12定义主键保存表结构图7.13“另存为”对话框图7.14警告对话框数据的输入和编辑•表建好后就可以向表中输入数据了，输入数据在数据表视图下进行。修改表结构•修改表结构一般在设计视图进行。可进行字段的移动、删除、添加等操作，以及字段属性的修改。图7.18修改字段属性图7.19设置有效性规则通过输入数据创建表•直接在数据表视图中输入数据：图7.27修改字段名导入表图7.29导入对话框图7.30导入数据表步骤一图7.31导入数据表步骤二图7.32导入数据表步骤三图7.33导入数据表步骤四图7.34导入数据表步骤五图7.35导入数据表步骤六图7.36导入成功后的数据库窗口建立表间关系图7.37“关系”窗口和“显示表”对话框图7.38添加表后的“关系”窗口图7.39“编辑关系”对话框图7.40建好的表间关系查询图7.41创建查询图7.42查询设计窗口图7.43设计好的查询图7.44查询结果按条件查询图7.45设置查询条件在查询中进行计算和排序图添加查询图7.48使用生成器图7.49公式输入图7.50初次查询结果图7.51设置字段标题图7.52最终查询结果知识题1.不是常用的数据模型的是（）。A.层次型B.网状型C.概念型D.关系型2.Access数据库中包含（）个对象。A.5B.6C.7D.83.Access提供的数据类型不包括（）。A.数字B.文本C.日期/时间D.字符4.某数据库表中要添加一张图片，则该字段应采用（）数据类型。A.超级链接B.自动编号C.OLE对象D.备注DCDC5.Access数据库中（）对象是其他数据库对象的基础。A.报表B.窗体C.查询D.表6.Access数据库中默认的文本型字段大小为（）。A.150B.100C.50D.257.在查询设计视图中，（）。A.只能添加数据库表B.可以添加数据库表，也可以添加查询C.只能添加查询D.以上说法都不对8.在数据表视图中直接输入数据创建表时，字段名（）。A.只能在设计视图中修改B.只能在数据表视图中修改C.在设计视图与数据表视图中都可以修改D.以上说法都不对DCBC实践题—“工资管理”数据库•使用设计器创建“职工”表，字段信息如下：①名称：员工编号；类型：文本；大小：4；［主键］②名称：姓名；类型：文本；大小：8；［必填，非空］③名称：性别；类型：文本；大小：2；④名称：出生年月；类型：日期/时间；［索引为有（有重复）］⑤名称：是否党员；类型：是/否；⑥名称：照片；类型：OLE对象。通过直接输入数据或导入表的方法创建“工资”表员工编号基本工资考核工资误餐费养老金医保1011500500200140441021700550200150.547103140070020014044104170070200171501051800750200178.555106200080020019770修改“工资”表的结构•设置“员工编号”为主键；•修改“误餐费”的默认值为“200”；•设置“养老金”的有效性规则为“＝90”，•有效性文本为“养老金不能小于90”。创建查询•通过“员工编号”字段为“职工”、“工资”两张表建立关系。•创建“女党员基本情况”查询，要求显示所有女党员的姓名和出生年月，并按年龄从小到大排序。•创建“工资发放”查询，要求显示所有员工的“姓名”和实发工资，其中实发工资等于（基本工资+考核工资+误餐费-养老金-医保），数字格式为“固定”，小数位数为“2”。