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第1章Access2003概述及基础在学习Access2003前，首先要了解什么是数据库，数据库有什么作用，以及Access的功能特色、操作环境与数据库对象、文件管理等，以便为后续的学习奠定基础。•数据库的相关概念•Access2003的功能特色•Access2003的操作环境•数据库对象的概念•数据库文件的管理1.1Access2003的功能特色Access2003是一个典型的开放式数据库管理程序，它比以往版本的Access赋予用户更佳的体验。通过使用Access2003，用户可以轻松地跟踪和报告信息，并使用预制的应用程序快速开始工作，也可以修改或改编这些应用程序以适应不断变化的业务需要。同时，用户可以通过多种途径或从外部应用程序导入数据，创建和编辑详细报表（报表中可对信息进行排序、筛选和分组显示），有助于用户了解数据的意义从而作出明智的决策。1.1Access2003的功能特色•1.1.1数据管理对象数据库是信息的集合，这种集合与特定的主题或目标相联系，为此Access为用户提供了多种对象保存数据，并通过管理构成各种信息集合，如图1所示。•用表存储数据。•用查询查找和检索所需的数据。•用窗体查看、添加和更新表中的数据。•用报表以特定的版式分析或打印数据。•用数据访问页查看、更新或分析来自Internet或Intranet数据库的数据。通过不同对象对数据的管理，可以帮助用户真正掌握各种数据，并能快速地对数据进行检索、排序、分析、汇总并报告结果。11.1Access2003的功能特色关系可以将各个表的数据链接起来，以提高其有用性。Access所创建的是关系数据库，它表示数据可以按照不同的主题或任务保存在各个独立的表中，同时又可以按照用户指定的方式进行关联和组合。•例如在联系人管理数据库中，用户可以将联系人和联系类型的数据分开保存，当需要将匹配的数据互相引用时，则可以将数据库中此类信息组合在一起。如图1所示的两组数据是关联的，因此“联系人”表与“联系类型”表中的【联系类型ID】字段就匹配起来。•1.1.2数据表的关联在Access数据库中，为每个主题都设置了不同的表后，必须告诉Access如何将这些信息组合到一起。此时，用户可以定义表之间的关系来标识表，以便将表关联起来，然后利用表关系创建查询、窗体及报表，以同时显示来自多个表的信息。11.1Access2003的功能特色•1.1.3通过向导创建对象Access为用户在创建窗体数据库对象时提供了向导功能，通过向导的指引，用户在短时间内即可完成复杂的操作。如图1所示为“报表”向导，在此向导中，用户只需指定数据来源、数据字段、报表布局、窗体样式以及报表名称，即可创建一个窗体。如图1所示为通过“报表向导”创建的报表。11.1Access2003的功能特色•1.1.4对象中的错误检查在Access2003中，用户可以启用自动错误检查以检查窗体和报表的常见错误。错误检查功能可指出各种错误，例如两个控件使用了同一键盘快捷方式，报表的宽度大于打印页面的宽度，或者在窗体/报表中的一个控件没有设置关联，都可以使用错误检查功能帮助识别错误并更正。1.1Access2003的功能特色•1.1.5数据图表的应用Access2003内置了图形应用程序，以满足商业图表制作的需要。Access2003可创建数百种数据透视图和图，例如二维或三维的柱形图、条形图、折线图，以及饼图、面积图、气泡图、XY散点图、圆环图等等。对于不善于制作商业图表的用户而言，可以通过“图表向导”功能快速创建图表，在该向导中，用户可以选择各种图表类型对于比较复杂的数据分析，则可以通过数据透视图（如图1所示）或数据透视表（如图2所示）呈现各类数据。121.2认识Access2003操作环境Access2003是Office2003办公套件的其中一款应用程序，它简易的操作环境，方便用户创建与设计数据库对象，并可以快速进行数据的管理、分析、发布。如图1所示为Access2003的操作界面。11.2认识Access2003操作环境•1.2.1菜单栏菜单栏显示了Access2003的所有功能和命令选项，在默认情况下，有“文件、编辑、视图、插入、工具、窗口、帮助”菜单，用户只需单击功能名称，就可以打开菜单，然后选择某个命令项，即可执行相应的功能。在Access中，菜单是一种下拉式列表。为了方便使用者操作，Access将命令分成常用命令和非常用命令。常用命令显示在初始菜单上，当鼠标停留在菜单名称上约3~5秒，或者单击菜单下方的按钮，即可打开完整的菜单列表。1.2认识Access2003操作环境•1.2.2工具栏工具栏其实是菜单中常用功能指令的集合，通过工具栏与菜单来执行某个功能时，两者的结果是一样的。不同的是，工具栏可以直接显示在工作窗口上，让用户更快速、方便地选择，从而提高工作效率。如果用户需要打开或关闭工具栏，可以打开【视图】菜单，再打开【工具栏】命令项的子菜单，然后选择工具栏命令，即可打开或关闭指定的工具栏。在默认状态下，Access窗口显示了【数据库】工具栏，当用户将鼠标移至按钮上时，鼠标下方会显示该按钮的名称，此时单击该按钮，即可执行相应的功能。当窗口被缩小时，可能导致工具栏无法完全显示所有的功能按钮，此时可单击工具栏右边的【工具栏选项】按钮，即可从打开的菜单中选择未显示的功能按钮。1.2认识Access2003操作环境•1.2.3数据库窗口【数据库】窗口就是在打开Access数据库或Access项目时出现的窗口，它显示了用于新建数据库对象和打开现有对象的快捷方式，如图1-13所示为打开数据库时的【数据库】窗口。在【数据库】窗口中，用户可以设置不同的图标显示方式，图标显示方式如下：大图标、小图标、列表、详细信息。另外，如果用户要对数据库对象进行排序，可以打开【视图】菜单的【排列图标】子菜单，然后选择排列类型的命令即可。1.2认识Access2003操作环境•1.2.4任务窗格在Access2003中，执行某些命令时会自动打开任务窗格，里面包含了提供给用户设置的参数和选项，帮助用户快速完成设计任务。例如选择【文件】→【新建】命令后，立即在窗口右边打开【新建文件】任务窗格，用户通过此窗格可以创建各种文档，或使用各种模板。如图1-15所示为Access的【新建文件】任务窗格。如果用户想要直接打开或关闭任务窗格，可以选择【视图】→【任务窗格】命令，或按下Ctrl+F1快捷键即可。1.2认识Access2003操作环境•1.2.5状态栏状态栏显示了文件的一些状态和帮助信息，例如在Access的设计视图中打开表时，就会在状态栏上显示状态和某些功能的快捷键信息如果想要隐藏所有Access文件的状态栏，可以选择【工具】→【选项】命令，并在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，然后取消选择【状态栏】复选框即可。如果想要隐藏特定Access文件的状态栏，可以先打开该文件，然后选择【工具】→【启动】命令，接着在【启动】对话框中取消选择【显示状态栏】复选框即可。当下次打开数据库文件时，状态栏就不会显示了。1.3认识数据库对象•MicrosoftAccess2003提供了“表、查询、窗体、报表、页、宏、模块”七种数据库对象，用户可以依照数据管理的需要利用不同的对象管理数据。1.3认识数据库对象•1.3.1表表是与特定主题有关，并以行和列的形式组织起来的数据的集合，一个数据库包括一个或多个表，而且每个表会说明一个特定的主题。如图1所示为表在数据视图显示的效果。在Access中，用户可以通过数据视图和设计视图创建表。在表的数据视图中，用户只需更改字段名称并输入数据即可，而在表的设计视图中，用户既可以从头开始创建整个表，也可以添加、删除或自定义现有表中的字段。11.3认识数据库对象•1.3.2查询查询可以用于对数据库中的数据分析、计算、筛选，也可以用作窗体、报表和数据访问页的记录源。查询将有限的数据发挥最大的效用，是Access表现出对数据强大控制能力的主要对象。在查询设计视图中，用户可以将记录来源的表或查询添加到查询窗口上，然后设置表和数据，再设置查询条件即可，如图1所示。11.3认识数据库对象•1.3.3窗体窗体是一种用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象，它也可以将窗体用作切换面板来打开数据库中的其他窗体和报表，或者用作自定义对话框来接受用户的输入及根据输入执行操作。窗体有多种设计视图，其中包括设计视图、窗体视图、数据表视图、数据透视表视图、数据透视图视图，如图1、图2、图3、图4、图5所示。123451.3认识数据库对象•1.3.4报表报表是一种以只读格式（例如打印的文档）呈现信息的有效方法，它通常用于打印其他Access对象的数据（例如窗体和数据表的数据）。另外，因为报表能够很好地控制信息的显示方式，所以报表还可以用于处理数据汇总信息。如图1所示为“罗斯文商务”数据库的发货单报表。11.3认识数据库对象•1.3.5页页对象就是数据访问页，它是一种特殊类型的网页，用于查看和处理来自Internet或Intranet的数据，这些数据存储在Access数据库或SQLServer数据库中。•1.3.6宏宏是由一些操作组成的集合，通过创建操作组合，可以帮助用户快速自动完成常规任务。当共同存储在一个宏名下的相关宏的集合，就称为宏组，它通常只作为一个宏引用。在Access2003中，用户可以通过宏设计视图定义宏。当创建宏时，可以在设计视图的“宏操作”区域输入要执行的操作，然后在【操作参数】窗格中指定操作参数即可。•1.3.7模块模块基本上是由声明、语句和过程组成的集合，它们作为一个已命名的单元存储在一起，对MicrosoftVisualBasic代码进行组织（关于模块的详细介绍，请翻阅本书7.3节的内容）。1.4数据库文件的管理•在学习利用Access2003开发数据库前，首先要学会管理数据库文件的基本方法，例如新建数据库文件、保存与另存数据库、使用数据库模板等，这样才可以在后续的应用中，做到事半功倍。1.4数据库文件的管理•1.4.1创建数据库文件Access2003包括了多种类型的数据库对象，在应用这些数据库对象前，必须先创建数据库文件。本小节将介绍创建数据库文件的方法。•创建数据库文件的操作步骤如下。（1）通过【开始】菜单启动Access2003应用程序，然后选择【文件】→【新建】命令（或按下Ctrl+N快捷键），打开【新建文件】任务窗格，接着单击【空数据库】链接项目，如图1所示。（2）打开【文件新建数据库】对话框后，指定文件保存位置，然后设置文件名，并单击【创建】按钮即可，如图3所示。创建的数据库文件如图2所示。1231.4数据库文件的管理•1.4.2打开数据库文件当需要编辑已有的数据库时，就可以在Access2003应用程序中打开数据库文件。•1.打开数据库文件在Access2003中，打开数据库文件的操作很简单，首先启动Access2003应用程序，然后单击【数据库】工具栏的【打开】按钮（如图1所示），或者选择【文件】→【打开】命令（或者按下Ctrl+O快捷键），当打开【打开】对话框后，选择需要打开的数据库文件，然后单击【打开】按钮即可，如图2所示当用户在【打开】对话框中单击【打开】按钮右边的倒三角形按钮，可以打开一个快捷菜单，里面提供多种打开数据库文件的方式，如图3所示1231.4数据库文件的管理•2.打开最近使用的数据库文件在默认状态下，Access2003将用户最近编辑的数据库文件显示在菜单和初始的应用程序界面上，用户可以直接选择打开这些文件，如图1所示。但需要注意，Access2003显示最近使用的数据库文件数目最大为9，用户可以通过设置Access选项来更改显示最近使用的数据库文件的数目（0-9之间）。操作步骤如下。（1）首先启动Access2003应用程序，并打开任意一个数据库文件。（2）选择【工具】→【选项】命令，打开【选项】对话框后，选择【常规】选项卡，然后在【最近使用的文件列表】列表框中选择需要显示数据库文件的数据，如图2