信息系统在人力资源管理中的应用现状及展望

信息系统在人力资源管理中的应用现状及展望信息技术的发展正日益成为引导企业经营理念和管理意识的一支重要力量，如何将信息技术应用于企业管理实践、提高企业管理效率已成为企业界共同关注的焦点,在此背景下，将信息技术融入企业人力资源管理过程中，建立灵活高效的管理信息系统，已成为企业提高人力资源管理水平的必由之路。人才之争是市场竞争中的核心内容之一，人已成为实现企业自身战略目标的一个非常关键的因素。因此，先进的人力资源管理信息系统越来越引人注目。通过建立透明、相容、一致、易查和全面的人力资源信息系统，将与人相关的信息统一地管理起来。一、人力资源管理信息系统的概念人力资源管理信息系统是以信息技术和人力资源管理思想相结合，依靠信息技术对企业人力资源进行优化配置的一种管理方式。人力资源管理信息系统更像是一种观念、一种思想、一种在信息技术和软件系统支持下得以体现的管理思想。人力资源管理信息系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。二、应用人力资源管理信息系统的作用1、整合的、集中的信息源首先，企业里原有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的？员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程，而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能的。当政府部门或上级机构需要一份报表时，往往会从一个文件里得到最新的员工人数和姓名，从另一个文件里获得他们的合同信息，再从其他文件里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的，因此将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存储造成信息不一致或不完全的情况，则更令人束手无策。而采用人力资源管理信息系统，就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率。2、易访问、易查询的信息库在没有采用和实施人力资源管理信息系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理信息系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的、较为全面的、详细的信息。3、有利于体现公平性原则，留住人才人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程，得到了证书，有了一技之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安心现在的岗位，结果是远走高飞。如果将技能输入人力资源管理信息系统，在某个岗位需要人时，先搜寻一下企业内部是否有合适的人选，这样也许会留住一部分人才。再如，在提拔干部时，是根据谁在领导面前表现得多，还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢？体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才，而且它还给员工一种暗示：个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现，而是在于个人的努力程度，从而达到激励员工的目的。体现公平性原则不应只是一句口号，它需要企业在制度上予以保证和必要的系统工具支持。人力资源管理信息系统就是一种非常有效的辅助工具。4、提高管理水平采用和实施人力资源管理信息系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人力资源管理信息系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。实施人力资源管理信息系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等等，并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组、改进和提高管理水平的契机。信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人力资源管理信息系统的安全性设计使得机密的人事薪资信息处在一种“受控”状态下的透明。只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此，我们不需要担心会因为采用人力资源管理信息系统而降低了人事薪资信息的保密性，相反，信息的安全性会因为人力资源管理信息系统的采用而得到加强。综上所述，信息系统在人力资源管理中的应用，可以帮助企业达成如下目标:提高工作效率，优化业务流程，改善服务质量，提供基于信息的决策支持。