企业行政公文写作与规范

行政公文写作与规范开头的话裴显生“六有”:心中有爱，肩头有担,腹中有墨,胸中有识,目中有人,手上有艺《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》：一切由秘书代劳是腐朽的官僚主义习气在我党领导干部工作上的一种反映，是缺乏政治责任心、工作上失职或无能的一种表现。公文概述应用文是伴随着阶级和国家的产生而产生的一种古老的文体，它具有多方面的特点。一、公文的历史演变（中国）1.初创时期（奴隶社会：商－春秋）（1）甲骨文，最早的应用文。商代神权统治，事事占卜。事前占卜而记录的是“卜辞”，即计划决策；事后记录的称“刻辞”。（2）《尚书》上起尧舜下至春秋的文献，首部以应用文为主的散文总集。典、谟、训、诰、誓、命等六种文体。“典”为君王颁布的法令；“谟”即谋权，会议记录；训诰，晓谕性文种，如《酒诰》，后者还用于分封赏赐臣民；誓，即誓词，出征时告诫将士的言辞，《汤誓》；命，指挥、任命与派遣臣工。（3）我国公文的起点很高。甲骨文有了较为固定的结构形式，“前辞”“命辞”“占辞”“验辞”分别表明了占卜的原因、祝告的内容、神告征兆和验证结果。西周朝廷文书也已出现了程式化，开头常为“王亲令”“王令军曰”等。2.成熟发展时期（封建社会前期：战国－宋）（1）文种增多（2）体式更加程式化（3）名篇很多，实用性和文学性结合。李斯《谏逐客书》、诸葛亮《出师表》3.相对稳定时期（封建社会末期，元代－鸦片战争）4.转变时期（鸦片战争－建国，半殖民地半封建社会）5.公文写作的崭新时期二、公文的含义公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。广义的公文{通用公文专用公文（外交、军事、司法等）狭义的公文——法定公文（《国家行政机关公文》《中国共产党机关公文》）{法定公文事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）三、公文的特点1.法定的权威性首先,公文的作者和读者是法定的;其次,适用范围是法定的;第三,发文权限是法定的.2.格式的规范性3.执行的时效性《周书》：“慎乃出令，令出唯行。”有关法规和国标《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日印发)《国家行政机关公文处理办法》（国务院二OOO年八月二十四日发布）GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》（国家质量技术监督局1999-12-27发布2001-01实施）GB/T15835-1995《出版物上数字用法的规定》GB/T15834-1995《标点符号用法》GB/T14706-93《校对符号及其用法》法定计量单位公文主题词表DA/T22—2000《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局2006年12月18日公布施行）四、公文文种的规范《国家行政机关公文处理办法》命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）（国务院二OOO年八月二十四日发布）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。《中国共产党机关公文处理条例》决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（14种）（中办1996年5月3日印发）三个系统所使用公文文种比较决定、通知、意见通报、报告请示、批复函、会议纪要公告通告命令议案决议、公报、条例、规定、指示税务政行党的机关13种（14种）12种•公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。•按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。•按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。按行文关系和行文方向分类上行文——下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。下行文——上级机关向下级机关送发的公文，主要有命令、决定、指示、批复等。平行文——向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。按具体职能分指挥性公文报请性公文知照性公文建议性公文商洽性公文实录性公文按紧急程度分特急急件按保密级分绝密机密秘密公文的类型及分类方法五、公文的一般格式（一）公文格式的涵义格式，原指法律文书，是法律的一种。《隋书·高祖纪》：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革随时，律令格式，或有不便于事者，宜依前敕修改，务当政要。”隋代以后，法有律、令、格、式之别。格，指官吏处事的原则；式，指则列。格式，通常指有关官署制度、组织、官员职权等法则，后来泛指规格样式。公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在文面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。（二）公文格式的作用公文格式反映了公文的客观需要和内在规律，体现了公文的权威和功能。公文格式是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。（三）公文的格式1、眉首2、主体3、版记眉首主体版记（1）眉首“红头文件”红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号”）。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发2.秘密等级和保密期限，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发4．发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。例如：山东省工商行政管理局文件中共中央文件000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发5.发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。例如：鲁办〔2003〕20号国发〔2004〕40号机关代字年号序号机关代字年号序号发文字号常见错误：××[2008]××号（年份应用六角括号“〔〕”括起）××〔08〕××号（年份应全写）××〔2008〕04号、××〔2008〕第4号（序号不编虚号）000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号签发人：×××关于××××××问题的请示×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××请示抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居左侧。（上行文眉首部分）机密××市人民政府×市政发〔2007〕1号签发人：×××───────────────────────────────────────（下行文眉首部分）0000001机密★一年特急××市人民政府文件×市政发〔2007〕1号───────────────────────────────────────000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发7.红色反线。2、主体红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××