搜索
工资管理系统学习要点1．了解工资管理系统的特点、任务、基本功能和业务流程。2．了解工资系统初始化设置的内容，掌握工资项目定义和工资运算公式定义的方法。3．掌握工资数据编辑的程序和方法，学会利用系统自动转账功能结转工资费用。8．1工资管理系统概述8．1．1工资核算与管理的特点（1）及时性、准确性要求高。（2）工资涉及面广泛。（3）工资数据采集要求高。8．1．2工资管理系统的主要任务工资管理系统的主要任务是，正确计算职员工资，并按一定的分配原则进行费用的计提和分配，同时登记有关的总账和明细账。工资管理系统应包括以下主要功能：（1）进行工资项目设置与工资运算公式的编辑。对工资核算项目的名称、属性等进行必要的设置，对工资项目进行包括算术运算和关系运算在内的运算关系的设置。（2）正确计算职员工资。按项目设置逐项录入与编辑工资数据资料，形成各种工资计算数据。（3）正确分摊工资费用。汇总工资费用并按规定比例计提福利费和工会经费，形成工资费用分配表。（4）输出工资报表。正确输出工资表、工资条、工资汇总表、工资费用分配表等工资报表。8．1．3工资核算业务处理流程整理工资核算原始资料编辑工资项目数据形成工资汇总表工资费用分配工资发放票面分解发放工资生成与传递凭证登记各类账簿图8-1工资处理业务流程图对工资进行编辑处理和结果报告包括以下主要环节：（1）编缉工资项目数据。对职员工资信息进行整理加工和编辑，形成正确的工资数据库。（2）按部门、类别汇总工资。对工资结算单的内容按工资核算的部门或类型进行汇总，并计算、填写工资汇总表、工资分配汇总表等工资表单。（3）编制记账凭证。根据按部门或按类别分类汇总工资的结果，编制工资费用分配的记账凭证。8．1．4工资管理系统的基本功能为正确进行工资核算与管理，工资管理软件应具有灵活设置工资项目和工资报表的功能、快速准确的核算功能、方便实用的查询功能以及必要的打印输出功能。图8-2为工资核算软件的系统功能结构图。工资核算与管理系统系统设置数据编辑计算结转工资报表凭证编制系统服务1．工资项目定义2．职工类型设置3．工资计算方法设置4．工资报表设置5．扣零设置1．工资发放表2．工资发放条3．部门汇总表4．分类汇总表5．工资票面分解表1．定义转账凭证2．编制记账凭证3．传递凭证到账务系统1．备份工资数据2．恢复工资数据3．删除往年数据4．修改口令5．更改操作员1．编辑工资数据2．查询工资数据1．计算当月工资2．月末结转工资数据图8-2工资管理系统功能结构图8．2工资管理系统的初始设置工资系统也可以进行多套数据管理。工资系统可以与会计软件的账务处理系统中已经存在的账套相对应，也可以独立设置工资处理账套。各套工资数据资料相对独立，分别处理，自成体系。设置工资账套主要有增加核算单位工资核算与管理系统、删除核算单位、修改核算单位基本资料、指定关联的账务处理系统等操作项目。8．2．1工资项目定义工资项目是指工资结算表或工资结算单上所列的各个项目，包括工资构成项目、计算工资的原始数据项目和中间过渡项目。不同单位的工资项目不尽相同。有些工资项目的名称与数据性质可能长期不会改变，属于固定项目；有的项目名称不变但其数据每月都有可能变动，属于变动项目。工资项目一般由用户根据需要自行增加和修改。这使得工资管理系统既具有操作上的方便性，又具有广泛的适用性。序号项目名称项目类型项目长度小数位数1职员代码字符型102职员姓名字符型83部门名称字符型164职员类型字符型105基本工资数值型1226岗位津贴数值型1227交通补贴数值型1228物价补贴数值型1229地区补贴数值型12210通信补贴数值型12211应发工资数值型12212扣住房公积数值型6213扣养老金数值型6214扣水电费数值型6215代扣所得税数值型6216扣款合计数值型12217实发工资数值型122有关项目属性及设置方法说明如下：（1）项目名称。系统对项目名称的定义没有特别的规范，用户可以使用通用或方便的名称定义工资项目。（2）项目类型。一般提供“字符型”和“数值型”两种属性。一般将不参加工资运算和工资编辑的项目设置为字符型，而将需要对数据进行编辑或需要参与工资计算的项目定义为数值型。（3）项目长度。指项目数据在系统数据库内所占用的空间数。对于数据型项目来讲，长度是指其数值的位数，总长度中包含小数点和小数点后面的位数。（4）小数位数。指数值型数据的小点后需要保留的位数。在工资项目设置的操作中，一般会涉及以下几项：（1）增加一个工资项目。（2）删除一个工资项目。8．2．2工资计算方法设置部分项目的数据来源于对其他工资项目的数据运算。因此，需要根据各项目的运算关系定义工资项目间的运算公式.工资运算公式是指各工资项目相互间数据运算关系的表达式，一般由工资项目名称与“+”、“—”、“*”、“/”、“=”等数学符号构成。基本的工资项目运算公式设置如下：应发工资=基本工资+岗位津贴+交通补贴+物价补贴+地区补贴+通信补贴扣款合计=扣住房公积+扣养老金+扣水电费+代扣所得税实发工资=应发工资—扣款合计注意以下几个问题：（1）如果工资项目发生了改变，则需要重新定义工资运算公式。（2）定义工资项目和运算公式时要认真审核，杜绝因工资数据资料计算错误而导致错误的核算结果。（3）要注意所定义公式的运算顺序，前一步骤的公式中不应包括需在后一步骤中获得数据的工资项目。（4）工资项目及项目运算公式定义修改后，要重新计算工资数据。8．2．3工资项目其他属性的设置1．部门编码设置工资管理系统中强调对部门进行综合管理，即需要对单位各部门设定部门编号。部门编码可以采用分级设置的办法，所分级次可以根据单位的具体情况而定。部门编码一般在账务处理系统中设置，工资管理系统中可任意调用。2．职员类型设置职员类型是根据单位内部管理的需要而对全部职员所作的分类。可以将职员区分为经营人员、管理人员、生产人员、福利人员、退休退职人员等多种类型。设置职员类型的直接目的是在工资费用分配中自动设置工资及福利费的分配结转对象。将不同人员的工资费用结转至不同的会计科目或辅助核算项目。对职员类型进行设置时，系统一般提供以下几种操作：（1）增加一个职员类型。（2）删除一个职员类型。3．工资报表定义工资系统允许用户对各种工资报表的表头或报表结构进行设置。可设置的报表包括工资发放表、工资发放条、按部门汇总表、按类型汇总表、个人所得税申报表等。工资系统输出的各类报表的结构通常是由系统根据用户输入的初始数据自动设置，必要时也可由用户定义表头或表体结构内容。8．3工资数据处理8．3．1工资数据编辑工资系统中需要再补充设置一些账务系统中不完整的信息，或对相关信息进行全面的校核。这些信息中主要包括部门编码、职员类别以及每个职员的工资基础数据。1．编辑工资数据通用工资管理系统一般都提供给用户比较完善的工资数据的编辑功能，系统列示所有工资数据的编辑区间，由用户顺序录入初始工资数据。一部分只是作为不同职员的资料列示，以便用户参照或辨别，如职员编码、职员姓名、职员类别、所属部门等，这些项目的具体内容将显示在屏幕上，但不允许用户对其进行修改。编辑工资数据的常用方法是在适当位置直接录入或修改每一职员的各项目工资额。工资数据编辑中常用的操作方法有以下几种：（1）定位。这是使用户很快寻找到需要编辑的满足指定条件的第一个工资记录位置的方法。（2）过滤。这是一种根据所输入的条件对当前窗口所显示的内容进行删减的方法。（3）查询。这是为用户提供的在当前界面寻找适配职员记录的方法。查询与过滤是两种不同的处理功能，查询将定位于满足条件的第一条记录，过滤是将满足条件的全部记录都显示在当前窗口。（4）替换。用户通过替换操作对指定范围内的记录中的某一工资项目作规律性的运算，从而一次性更改多个记录数据。2．工资数据扣零处理工资数据的扣零是指将本月工资尾数留待下月处理的一种数据处理方式。扣零处理的要点是将上月扣零数加上本月工资尾数后将整数部分合并到本月实发工资中，而将尾数部分作为本月扣零保存到下月处理。3．查询工资数据资料与数据的编辑操作相类似，查询时也可以借助于系统的基本功能实现定位、过滤、查看、打印等操作。8．3．2工资计算对当前会计期间的工资数据进行计算，从而形成完整的工资数据，并按部门或类别分别汇总工资数据资料，以生成工资发放表、工资发放条、部门汇总表、职员类别汇总表以及所得税申报表等基本工资报表和表单。工资计算是形成工资发放表单和输出各类工资报表以及向账务处理系统传递工资费用分配凭证的基础。在计算工资前，应确保当前工资数据的正确性。工资计算过程通常有以下操作：（1）选择会计期间。（2）选择计算范围。（3）计算工资。（4）输出工资报告表。系统输出各种工资相关的报表，如工资汇总表、工资结算单、工资条等。工资数据计算完毕，可使用系统提供的“月末结转”功能将当前工资库中的数据过渡到下一会计期间。8．3．3工资报表输出工资数据资料可由屏幕和打印机两种途径输出。1．工资报表的种类（1）工资发放表。用于在发放工资时提供给职员进行核对和签领，它是从基础工资数据资料按工资发放表的定义格式生成的报表。（2）工资条。是发放工资时提供给每位职员用于核对工资项目数额的报表。（3）部门汇总表。用于统计各部门的工资费用的发生情况。（4）工资票面分解表。用于从银行正确提取所需的不同面额的人民币，以便于分发工资。（5）所得税申报表。根据个人所得税的计算结果形成职员个人所得税申报表或所得税计算表。2．工资报表输出的操作（1）工资项目排序。是指操作员通过设置而重新排列工资报表中各工资项目的排列顺序。（2）职员排序。对职员排序时也可按照某一工资项目数据的升序或降序来排列。（3）工资项目筛选。可由用户对需要反映的工资项目进行挑选，剔除不需要或不便于反映的工资项目。8．3．4工资凭证编制1．自动转账凭证的定义工资费用自动转账凭证的定义中需要对凭证涉及的各个要素逐一进行设置，可以采取系统默认设置和系统引导设置等方便用户操作的方式。通常需要对工资费用结转凭证的以下要素进行设置（1）凭证类型。（2）摘要。（3）会计科目代码。（4）借/贷符号。（5）工资费用栏目。2．自动转账凭证的编制根据定义的工资费用分配凭证生成当月的记账凭证，并将凭证传递至账务处理系统。工资凭证生成过程中可能涉及以下基本操作：（1）分录显示。显示已定义的自动转账凭证的会计分录。（2）编制凭证。系统根据当前选定的自动转账凭证模型生成会计凭证。（3）生成（或传递）凭证。即向账务处理系统传递已生成的记账凭证。8．4工资系统服务8．4．1备份工资数据每次或每月工资核算完成以后，应将系统内的数据复制到软盘、硬盘或其他存储媒介，这是防止工资核算环境被破坏或工资数据被丢失的方便最有效的手段。备份操作中一般需要用户选择备份盘所在的驱动器或目录。8．4．2恢复工资数据恢复数据是将备份在软盘或硬盘上的工资备份数据，重新复制到系统环境中。数据恢复过程通常是一个对备份数据进行释放或解密的过程。数据恢复一定要使用软件本身所提供的恢复功能来进行，而不应利用操作系统的文件处理功能来进行操作。数据恢复时的操作主要有：选择驱动器，即指定原备份数据所在的位置；选择日期，即确定恢复哪年哪月的备份资料。8．4．3删除往年工资数据当硬盘的剩余空间不足以保存太多的历年数据时，应考虑删除硬盘中保存的往年数据。在删除往年数据前，应确认对各年数据均已作了可靠的备份。工资系统的服务功能还有更改操作员、查看日志文件、重建文件索引等项目。