汉丹机电―如何编写岗位说明书

1如何编写岗位说明书21：岗位说明书是什么？2：如何编写岗位基本信息？3：如何编写岗位使命？4：如何岗位职责？5：如何编写岗位任职资格？6：岗位说明书案例7：岗位说明书的维护8：下阶段工作安排3人力资源管理体系回顾人力资源管理的愿景理念和使命1企业发展战略1人力资源规划甄选和招聘能力素质体系培训与发展体系素质测评体系职位体系绩效管理体系企业文化建设劳资关系管理组织结构实务/制度员工满意度管理知识管理人事事务管理薪酬福利体系23456789101112131415人力资源规划甄选和招聘能力素质体系培训与发展体系素质测评体系职位体系绩效管理体系企业文化建设劳资关系管理织结构员工满意度管理知识管理人事事务管理薪酬福利体系23456789101112131415人力资源管理信息化人力资源流程制度1617人力资源管理信息化人力资源流程制度基础/工具16174岗位说明书岗位价值模型岗位价值评估层级关系图员工能力素质模型员工能力评估与定位薪酬通路及层级关系图绩效分数《薪酬管理手册》绩效考核《绩效管理手册》薪酬结构与薪酬数据确定福利津贴绩效薪酬岗位工资战略目标KPI基础管理CPI奖惩制度能力素质指标3PPositionPerformancePay公司结构和职位设计《人力资源管理制度/流程手册》3P是人力资源管理的关键5岗位说明书是什么？是不是岗位基本情况说明岗位的全部工作说明岗位作业指导书解决岗位任职条件的文件权限分配表岗位工作指南岗位工作流程岗位价值评估的依据决定薪酬高低的唯一6岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系基本信息岗位目的工作职责能力岗位任职资格岗位说明岗位说明书职业素养知识人力资源计划招聘选择人力资源开发绩效评估报酬和福利安全与健康劳动关系人力资源研究基本要求7•人力资源战略实现的最小组织保障•各部门目标的主要承载者员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系8•根据人力资源战略与计划确定年度的招聘计划•员工招聘的依据•试用考核的依据•员工岗位晋升的依据员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系9•对新招聘的员工进行教育与上岗前培训•对在职员工进行经常性的培训与再培训•各种培训班、再培训课程等•了解各岗位工作职责与能力需要•企业知识管理的基础员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系10•根据绩效考核流程设计合理的薪酬体系•对员工进行绩效，决定奖惩•考核制度•薪酬体系与激励制度•了解各岗位重要工作和该工作对公司发展的供现员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系11•制订员工职业发展计划•员工职业发展计划的实施•员工的职业发展计划•了解公司岗位层级与员工自身对发展的需求员工招聘与录用职业教育与员工培训绩效考核与激励员工职业发展确定人力资源战略与计划岗位说明书与其他人力资源管理模块之间的关系12岗位说明书的构成岗位说明书岗位职责岗位使命岗位基本信息岗位任职资格13汉丹机电岗位说明书格式汉丹机电有限公司岗位说明书岗位名称所属部门岗位层级直接上级职族类别岗位编号岗位使命岗位职责组织计划执行协助配合审核/审批分析改进任职资格基本要求经验知识基本知识专业知识技能基本技能专业技能潜在能力职业素养基本素养特殊素养14岗位说明书编写前需要的准备工作11清晰的组织结构和部门职能描述AB战略发展委员会薪酬与考核委员会审计委员会副总经理总师办公室总经理助理()专业委员会公司办公室党群工作部经理监事会机加部经理企业管理部经理生产管理部经理财务投资部经理技术发展部经理人力资源部经理市场营销部经理资产管理部经理质量安全部经理党委书记EDC表处部经理冲压部经理总装部经理股东大会董事会董事长／副董事长总经理15岗位说明书编写前需要的准备工作22清晰的部门二级结构图和岗位名称CBDE企业管理部经理企业管理员行政管理员信息管理员企管主管行政主管信息主管法律事务员机要秘书司机清洁工文字秘书刊物编辑16岗位说明书编写前需要的准备工作33简洁明了的岗位说明书编写词典岗位说明书编写词典17岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典第一部分：岗位及岗位说明书基本概念岗位岗位是组织中的某个位置。岗位是指承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位，是企业里最小的单位。岗位说明书岗位说明书是对基于组织的岗位工作内容与岗位任职标准的概括，反映了组织、岗位、任职者三者之间的内在关联性。岗位说明书中主要包括岗位描述和任职资格描述，具体表现为岗位基本信息、岗位使命、岗位职责、上下级关系、任职人员的知识、技能、素质需求等内容。岗位基本信息主要是通过岗位名称、编号、等级、职族类别、直接上级、直接下级、所属部门等，形成岗位的基本信息，以便对岗位在组织中的位置与类别进行标识。岗位使命岗位使命就是岗位在组织中预期的责任和最高追求目标。对一个岗位所“期望”达到什么及“如何达到”的简短、准确的表述。一般只用一两句非常简洁和明确的话来表述该岗位存在的价值和理由。岗位职责主要指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，来完成部门的职能，完成岗位的使命与目标。岗位任职资格指为了完成工作，取得好的工作绩效，任职者所需具备的知识、技能、经验以及职业素养等要求。18岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典第二部分：岗位说明书编写说明内容说明举例岗位基本信息岗位名称指明是哪个部门的什么岗位。每个岗位的名称一定要保证在公司的唯一性。例如：汉丹机电圣科综合管理部经理、汉丹机电钢铁总经理、华源机械总经理。所属部门本岗位直属的部门/单位名称。每个公司的高层，诸如总经理例如：汉丹机电钢铁总经理的所属部门为汉丹机电钢铁；汉丹机电圣科的技术总监的所属部门为汉丹机电圣科。岗位层级该岗位在部门二级结构中所处的管理层级。汉丹机电目前将所有岗位共划分为五个层级，即A/B/C/D/E。公司总裁/副总裁为A层级；公司中心总监/分公司总经理/副总经理/总监为B层级；公司各中心经理/分公司部门经理为C层级；主管/专员/专业管理员/专业技术工程师为D层级；普通操作员/作业员/其它辅助岗位为E层级。直接上级该岗位在组织结构图中的直接行政领导的岗位名称。如果是矩阵式组织结构的，直接上级也为直接行政领导，而非专业或业务领导。例如：质量工程师的直接上级是质量管理部经理，切忌直接填写领导姓名，如：某某某。直接下级该岗位在组织结构图中的直接行政领导的下级的岗位名称。例如：技术部经理的直接下级是专业技术工程师、质量管理工程师等。职族类别该岗位在公司职族结构图中所处的职族类别。汉丹机电目前将所有岗位共划分四大职族：管理岗位族/技术岗位族/专业岗位族/辅助岗位族。例如：HR总监的职族是管理类、清洁工的职族是辅助类（具体可参考：《汉丹机电职族划分图》）。岗位编号该岗位在公司的唯一性编号。具体编号原则和方法由人力资源管理中心确定。岗位编号规则为：公司名称缩写－部门名称缩写－岗位在部门内的编号。根据公司规定，公司名称缩写分别为：汉丹机电：HT；汉丹机电钢铁：HG。部门名称缩写根据该部门的前两个子的首母命名。比如：综合管理部为ZH；财务部为CW；生产部为SC等。如：HG－ZH－001（表示汉丹机电钢铁综合管理部的第一份岗位说明书）。如：HG－HG－001（表示汉丹机电钢铁的总经理岗位）。19岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典内容说明举例岗位使命编写格式：使命的描述可以按照“根据……，通过……，达到……”这样的固定格式。根据：（1）公司发展战略及目标；（2）国家有关法律法规；（3）领导要求、部门工作计划、部门目标；（4）公司规章制度；（5）业务需要（如订单需要、采购需要等。通过：岗位职责的概括：（一般是将该岗位的各项一级职能进行归总就可以了）；达到：岗位职责的直接目的。注意事项：（1）大概念与小概念；（2）并列关系；（3）逻辑先后关系。例如：管理副总：根据公司年度经营规划，通过建设和不断完善公司管理体系，不断提升公司管理水平。生产厂经理：根据公司年度经营目标及订单需求，有效组织生产管理，按计划提供低成本、高质量的产品。工程部经理：根据公司整体发展规划和管理副总的要求，不断优化建筑、用电及机械管理体系，达到有效配合生产，节约成本，提高效率的目的。综合管理部经理：根据公司发展战略，通过组织相关资源，建设、完善企业管理体系，不断提升企业管理能力，并建设高效的人力资源队伍。技术开发部经理：根据公司产品研发规划，通过有效的技术开发和管理体系，提高公司产品的技术含量，为生产提供技术支持和保障。20岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典内容说明岗位职责每个岗位的职责来源主要有三个：部门职责（见部门职能分解矩阵）/制度流程（根据公司制度/流程要求提炼）/共性职责（见附件1）。岗位职责的描述：C及以上层级岗位的一级职能按照：组织计划、执行、协助配合、审核/审批、分析改进；C层级以下岗位的一级职能可直接套用本部门一级职能。部门职责主要通过强相关识别和部门职责矩阵分解图分解而来的。部门职能分解模型：我们认为，如果要将一项职能或某个工作做得非常完美，必须要按照：组织/计划、执行、协助配合、审核/审批、分析改进这样的思路去进行，这就是我们所提到的部门职能五纬度分解模型。强相关识别的过程中，一定要结合部门组织设计，注意：（1）不要因为遗漏个别岗位，导致通过分解结果不完善。（2）强相关岗位可能是本部门的某个或某几个岗位，也有可能是其它部门的某个或某几个岗位。（3）并不是每条职责都要分解到“组织计划”、“执行”、“协助配合”、“审核/审批”和“分析改进”的，有可能只有“组织计划”，也有可能只有“执行”，还有可能是有两个或两个以上的纬度，具体情况要具体分析。矩阵分解过程中需要注意：（1）组织与计划是两个概念。（2）原则上坚持谁“执行”谁“分析改进”的原则。（3）审核与审批也是两个不同的概念，涉及到权力的分配问题。（4）注意每句话开头与结尾的用词。“组织/计划”类职责建议使用：“组织……工作”，“编制……计划”，“根据……，组织编制……计划”等。如：“组织识别、评估公司生产系统所必须建立或导入的管理体系，并编制可行性分析报告报总经理审批后组织实施。”“执行”类职责建议使用“负责……”，“执行……”，“参与/主持……”等；如：负责对下属部门负责人的业绩评估及改进。21岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典内容说明岗位职责“协助配合”类职责建议使用“协助/配合……（部门/岗位）开展/进行……”；如：协助总经理开展公司核心价值观和理念文化的宣传推广工作。“审核/审批”类职责建议使用“审核/审批……”，“对……进行审核/审批”；如：审核及审批下属各部门负责人提交的部门年度及月度工作计划、费用预算、各项部门管理制度、流程，并监督实施。“分析改进”类指责建议使用“对……进行分析改进”；“定期对……进行分析，并提出改进意见”等。如：对公司生产管理中心的管理状况进行分析，不断向总经理提出改善建议。（5）注意避免病句。（6）岗位职责的描述坚决避免使用形容词、副词，比如：积极地、努力地、做好、尽快、不断、有效等。22岗位说明书编写词典案例岗位说明书编写词典内容说明岗位任职资格岗位任职资格任职资格是驱动员工产生优秀工作绩效的各种显性和隐性特征的集合，它反映的是员工以不同方式所表现出来的知识、技能、经验、职业素养等。任职资格是岗位要求任职者必须具备的最低要求，既“准入门槛”。具体参考《汉丹机电能力素质模型》。知识项目数最佳为10个左右，能力项目数最佳为12个左右，职业素养最佳为10个左右。基本要求基本要求是指某岗位对任职者的最低要求，包括专业、