第2章_数据库和表

二级ACCESS培训讲义第2章数据库和表二级ACCESS培训讲义2第2章数据库和表本章要求熟悉数据库的创建、打开和关闭了解Access中的数据类型熟练掌握表的创建方法熟练掌握字段属性设置方法熟练掌握建立表间关系及维护掌握修改表的结构、编辑表的内容、调整表的外观掌握表中查找、替换、排序、筛选记录的方法二级ACCESS培训讲义32.1创建数据库一、创建数据库Access提供了两种创建Access数据库的方法：①使用空数据库创建数据库②使用向导创建数据库二、打开数据库①通过任务窗格打开②使用菜单栏打开三、关闭数据库①单击数据库子窗口右上角的按钮②执行“文件”→“关闭”菜单命令③双击数据库子窗口左上角的控制符号二级ACCESS培训讲义42.2建立表表是Access中最基本的对象，主要用来存储原始数据。Access中的其他数据库对象，如查询、窗体、报表等，都是在表的基础上建立的。表结构的组成表结构(字段)表内容(记录)二级ACCESS培训讲义5一、数据类型表由字段组成，字段的信息则由数据类型表示。Access中提供了10种字段类型。见表2-1(P.33)（1）文本类型文本类型是存放各种文字和数据的组合，用于文字及不需要计算的数字（如名称、邮政编码等）。最长不超过255个字符。（2）备注类型备注类型与文本型基本相似，不同之处在于备注型数据最多可以存放64000个字符，用于保存较长的文本。二级ACCESS培训讲义6（3）数字类型数字型数据用于存放需要数值计算的数据，但是不能用于货币的计算，如工资等。“字段属性”的“字段大小”栏目分为字节、小数、整型、长整型、单精度型、双精度型和同步复制7种，用户可以根据需要选择。（4）日期/时间类型日期/时间型数据用来存放日期和时间，如出生日期等。（5）货币类型货币型数据用来存放货币值，使用货币型数据可避免四舍五入的误差，精度为小数点前15位和后4位。二级ACCESS培训讲义7（6）自动编号类型自动编号型数据可以在添加或删除记录时自动产生编号值，既可递增或递减，也可随机。（7）是/否类型是/否类型数据用于存放是/否、真/假、开/关值。（8）OLE对象类型OLE对象类型数据可以让用户将使用OLE协议创建的对象（表格、图形、图像、声音等嵌入或链接对象）嵌入Access表中。（9）超级链接类型超级链接类型数据用来存放超级链接地址。（10）查阅向导类型查阅向导类型是一个特殊字段，可以使用“列表框”或“组合框”选择另一个表或数据列表中的值。二级ACCESS培训讲义8二、建立表结构建立表结构有3种方法①使用“数据表”视图直接输入数据②使用“设计”视图③使用表向导使用“数据表”视图创建数据表例2-4使用“数据表”视图创建“课程”数据表P.35二级ACCESS培训讲义9使用“设计”视图创建数据表“设计”视图见右图：“设计”视图相关说明：字段名称：用于设置数据表中字段的名称数据类型：用于设置字段的数据类型，如文本型等说明：用于设置字段所表述的意义字段属性：在该“常规”选项卡中可以设置各种类型的字段属性例2-5使用“设计”视图创建“成绩”数据表。P.37使用表向导创建表例2-6使用表向导创建“学生”数据表P.38二级ACCESS培训讲义10三、设置字段属性字段常见属性如下图：二级ACCESS培训讲义11字段属性说明：字段属性说明字段大小规定文本型字段所允许填充的最大字符数，或规定数字型数据的类型和大小格式可以设置数据显示或打印的格式小数位数用于设置数字和货币数据的小数位数，默认值是“自动”标题用于设置在数据表视图以及窗体中显示字段时所用的标题默认值用于设置字段的默认值输入掩码用特殊字符掩盖实际输入的字符，通常用在加密的字段有效性规则字段值的限制范围有效性文本当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息必填字段用于设置字段中是否必须有值，若设置“是”，则该字段必须输入数据，不能设置为空允许空字符串是否允许长度为0的字符串存储在该字段中索引决定是否建立索引的属性，有3个选项：“无”、“有（无重复）”和“有（有重复）”二级ACCESS培训讲义12设置字段属性的操作见P.40~44中的例题（1）设置字段大小注意：如果文本字段中已经包含数据，减小字段大小可能会截断数据，造成数据丢失。（2）设置格式属性格式属性用来设置数据的打印方式和屏幕显示方式。数据类型不同，格式也不同。（3）设置字段默认值（4）设置有效性规则（5）设置有效性文本（6）设置输入掩码输入掩码：是指用户为输入的数据定义的格式，并限制不允许输入不符合规则的文字和符号。二级ACCESS培训讲义13在Access的字段数据类型中，文本、日期/时间、数字和货币型可以使用输入掩码。掩码属性字符的含义见下表：字符说明0表示数字（0~9），必选项，不允许使用“+\-”符号9数字或空格（可选），不允许使用“+\-”符号#数字或空格（可选），允许使用“+\-”符号L和？表示字母（A~Z），L是必须选择项，？是可选择项A和a表示数字和字母，A是必须选择项，a是可选择项-十进制占位符，千位分隔符/日期分隔符：时间分隔符其后全部字符转换为小写其后全部字符转换为大写密码输入的字符显示为“*”二级ACCESS培训讲义14（7）索引索引有唯一索引、普通索引和主索引3种。唯一索引的索引字段值不能相同，即没有重复值。普通索引的索引字段值可以相同，即有重复值。同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引。另外，在Access中还可以创建多字段索引。二级ACCESS培训讲义15四、表间关系的建立表间关系：是指两个表中都有一个数据类型和大小都相同的字段，利用相同字段建立两个表之间的关系。二级ACCESS培训讲义16表间的3种关系匹配关系说明一对一的关系假设有表1和表2，如果表1中的1个记录只能与表2中的1个记录相匹配，而表2中的1个记录也只能与表1中的1个记录相匹配，这种对应关系就是一对一关系一对多的关系如果表1中的1个记录与表2中的多个记录相匹配，而表2中的1个记录只能与表1的1个记录相匹配，称表1和表2是一对多的关系。一对多的关系是数据库中最常用的一种关系。表1成为主表，表2成为相关表多对多的关系如果表1中的多个记录和表2中的多个记录相匹配，而表2中的多个记录也与表1中的多个记录相匹配，这样的关系就是多对多关系二级ACCESS培训讲义17参照完整性参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表间已建立的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能再相关表中有相关记录时更改主表中的主键值。二级ACCESS培训讲义18表间关系的建立在定义表之间的关系前，应该关闭要定义关系的所有表，不能在已打开的表之间创建关系。例2-13建立”学生管理“数据库中3个表之间的关系。P.46二级ACCESS培训讲义19子数据表子数据表是指在一个”数据表“视图中显示已与其建立关系的”数据表“视图，显示形式如下图所示。二级ACCESS培训讲义20五、向表中输入数据表结构建立后，数据表中还没有具体的数据资料，只有输入数据才能建立查询、窗体和报表等对象。向表中输入数据的方法有2种：①利用”数据表“视图直接输入数据②利用外部已有的数据表利用”数据表“视图输入数据例2-14P.48创建查阅列表字段当表中某字段是一组固定数据，例如学生表中的”性别“字段值为”男“和”女“，可将这组固定值设置为一个列表，从列表中选择，可提高输入效率，减轻输入强度。二级ACCESS培训讲义21创建查阅列表字段，先选中所需字段，然后在”数据类型“列中选择”查阅向导“，打开”查阅向导“的对话框逐步进行创建。获取外部数据Access可以导入的数据类型包括Access建立的表、DBASE、Excel、Louts或FoxPro等数据库应用程序所建立的表，以及HTML文档等。执行”文件“→”获取外部数据“→”导入“命令。例2-16将已经建立的Excel文件”成绩表.xls“导入”学生管理“数据库。P.49二级ACCESS培训讲义222.3维护表一、打开与关闭表修改表的结构和记录之前，首先打开对应的表；完成操作后，要关闭表。”数据表“视图一般用于维护表中的数据。”设计“视图一般用于修改表的结构。二级ACCESS培训讲义23二、修改表的结构修改表的结构包含添加字段、删除字段、修改字段和设置主键等，这些操作必须在设计视图中完成。参照教材P.52~54三、编辑表的内容创建数据表后，就可以向表中添加记录。包括：定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据、复制数据等操作。P.54~59二级ACCESS培训讲义24四、调整表的外观调整表的操作包括改变字段次序、设置数据字体、背景颜色、调整表的行高和列宽，列的冻结和隐藏等。（1）改变字段次序用鼠标选中所需调整的字段，按住左键将其拖动至合适位置，释放左键。（2）调整字段显示高度和宽度打开相应数据表，执行”格式“→”行高“（”列宽“）进行设置。或使用鼠标进行调整。二级ACCESS培训讲义25（3）隐藏列和显示列隐藏列就是隐藏暂时不需要的列，使有用的数据突出显示。选中需要隐藏的字段列，执行”格式“→”隐藏列“菜单命令。如需显示列，则执行”格式“→”取消隐藏列“菜单命令。（4）冻结列无论水平滚动条如何移动，冻结的列总是可见的。选定要冻结的列，然后执行”格式“→”冻结列“命令。执行”格式“→”取消对所有列的冻结“命令即可取消”冻结列“二级ACCESS培训讲义26（5）设置数据表格式在数据表视图中，可以设置数据表单元格的显示效果、网格线的显示方式、背景颜色等。打开相应的数据表，执行”格式“→”数据表“命令，进行设置。（6）改变字体打开相应的数据表，执行”格式“→”字体“命令，进行设置。二级ACCESS培训讲义272.4操作表一、查找数据在不知道记录号和位置的情况下，可以使用”指定查找“方法进行数据查找。单击要查找数据的字段，执行”编辑“→”查找“菜单命令，弹出”查找和替换“对话框，进行操作。查找空值或空字符串时，在”查找和替换“对话框中的”查找内容“文本框内输入”Null“二、替换数据执行”编辑“→”查找“菜单命令，弹出”查找和替换“对话框，选择”替换“选项卡进行操作。二级ACCESS培训讲义28三、排序记录排序是根据当前表中的一个或多个字段的值，来对整个表中的所有数据重新排列，可以降序或升序排列数据。排序规则类型说明英文升序时按英文字母a到z排列；降序时按英文字母z到a排列中文升序时按拼音字母a到z排列；降序时按拼音字母z到a排列数字升序时由小到大排列；降序时由大到小排列日期和时间升序时按从前到后排列；降序时按从后到前排列空值升序时，含空值的记录排在第1条；降序时，含空值的记录排在最后1条二级ACCESS培训讲义29按一个字段排序选择要排序的字段，然后单击工具栏中”升序排序“或”降序排序“按钮进行升序或降序排列。按多个字段排序在Access中按多个字段排序时，首先根据第一个字段制定的顺序排序，如果第一个字段具有相同值的数据，按第二个字段排序，以此类推，直至排序完毕。选定多列，单击相应排序按钮。Access自左向右依次对每个字段进行排序。保存数据时，将排序结果和表一起保存。二级ACCESS培训讲义30或者使用”高级筛选/排序“命令：打开相应数据表，执行”记录“→”筛选“→”高级筛选/排序“菜单命令，打开”筛选“窗口，进行设置后，再执行”筛选“→”应用筛选/排序“菜单命令，即可对选择的字段排序。四、筛选记录Access提供了4种筛选方法：按选定内容筛选按窗体筛选按筛选目标筛选高级筛选。二级ACCESS培训讲义31（1）按选定内容筛选利用”查找“命令查找到相应内容，然后单击工具栏中的”按选定内容筛选“按钮，或执行”记录“→”筛选“→”按选定内容筛选“菜单命令。（2）按窗体筛选单击工具栏中的”按窗体筛选“按钮，或执行”记录“→”筛选“→”