关于文种使用问题

关于文种使用问题行文工作是各级行政机关依法行政和进行公务活动的重要内容,正确而熟练地运用各种文种，是文秘工作者不可或缺的基本功。正确理解和掌握公文种类，有助于我们在撰写公文时准确使用文种，提高公文质量，规范行文行为，促进各类公文准确、规范、高效运转。一、行政机关文种的使用（一）行政机关的公文种类。行政机关主要使用的公文种类有13类13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。一令二决三公告，三通两议(意)再请报。十三文种有批复，函和纪要少不了。（二）文种的适用范围。1．命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令是一个公文文种，令是一种特定的公文形式。令是国务院，国务院各部门，各省、自治区、直辖市人民政府，以及各省会城市和经国务院批准的较大市的人民政府专用于公布行政法规和规章的公文形式。除上述机关外，一般行政机关不可以使用这种公文形式。命令是国务院、国务院各部门和乡镇以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员所用的一种公文。除国务院、国务院各部门和乡镇以上人民政府外，其它各级国家行政机关无权发布命令。2．决定适用于对重大事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定公文一般有两种类型：“令式决定”“文件式决定”3．公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4．通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5．通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6．通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7．议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项。8．报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9．请示适用于向上级机关请求指示、批准。10．批复适用于答复下级机关的请示事项。11．意见适应于对重要问题提出见解和处理办法。12．函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13．会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。认识“法定文种”应注意的问题：一是不要片面地认为只有“法定文种”才是公文，其它的文书材料都不算公文。二是不要把“法定公文”都视为文件。（三）公文形式的种类。13种“法定公文”可分为5种类型：“令式”公文“文件式”公文“通报式”公文“信函式”公文“纪要式”公文不同的发文形式有着不同的公文格式。一个公文采用何种形式发文,取决于这个公文的行为目的、行文关系和公文内容。（四）行文文种的选用。行文应遵循两个基本原则：一是行文必须要有行文文种；二是行文文种必须是“法定文种”。例一：（用非“法定文种”行文）×××（单位）关于×××（情况）的汇报×××（单位）关于×××（工作）的实施方案×××（单位）关于×××的工作计划×××（单位）2010年工作总结及2011年工作要点方案、计划、规划、总结、要点等属于“普通文种”，不能直接行文，如若行文需用“法定文种”作载体。例二：（向上报送规范做法）×××（单位）关于报送2010年工作总结及2011年工作要点的报告例三：（缺少行文文种—报告）×××（单位）关于报送2010年工作总结及2011年工作要点例四：（无引文报送规范做法）×××（单位）关于2010年工作总结及2011年工作要点的报告例五：（向下印发规范做法）×××（单位）关于印发2010年工作总结及2011年工作要点的通知例六:（缺少行文文种—通知）×××（单位）关于印发2010年工作总结及2011年工作要点例七：（缺少引进行为的关系者—“关于”、行为动词—“印发”、行文文种—“通知”）×××（单位）2010年工作总结及2011年工作要点规定、规则、准则、办法、细则等规定性文种也是“普通文种”，不能直接行文，如要印发，也需用“法定文种”作载体。例八：（印发规定性公文规范做法）国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知（国发〔2000〕23号）二、党政文种的区别党的机关的公文主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。党政文种相同之处：两者都有决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。不同之处：党的机关有而行政机关没有规定、决议、指示、公报、条例；行政机关有而党的机关没有命令（令）、议案、公告、通告。三、容易混淆和用错的文种（一）关于报告、请示的使用。报告、请示的主要区别：报告不带请求，不要求回答，上级机关一般也不作答复。请示则带请求，要求上级机关可否都得有所答复或批复。使用报告、请示应特别注意两点：一是请示、报告的行文对象原则上应是具有隶属关系的直接上级机关，不相隶属机关之间行文不应用报告、请示。二是不得用报告请示问题，或在报告中夹带请示事项。（二）关于函的使用。函与文件具有同等效力。函既是一个公文文种，又是一种公文形式，具有公文文种与公文形式的双重属性。函作为文种使用时，只能用于平行文；作为公文形式使用时，既可用于平行文，又可用于下行文。使用函应注意的问题：一是用函的文种行文时必须用函的形式；用函的形式行文时未必用函的文种，可以选用与行文关系吻合、与行文方向一致，与公文内容相符的文种。二是向没有隶属关系的主管部门请批事项或报送情况不应用请示和报告，应用函。例一：（向不相隶属机关行文请批事项不应用请示或报告）×××（单位）关于请求解决×××（事项）的请示（或报告）例二:（向不相隶属机关报送情况不应用报告）×××（单位）关于报送×××情况的报告例三：（请批事项规范做法）×××（单位）关于商请（或申请）解决×××（事项）的函例四：（商洽请求对方支持规范做法）×××（单位）关于请求支持（或恳请支持）×××（问题）的函例五：（报送情况规范做法）×××（单位）关于报送×××（情况）的函三是答复审批事项已明确表态同意对方请求事项的，应用“函”，不应用“复函”；只针对对方请求事项而不明确表态的，可用“复函”。例一：（“复函”使用不当）×××（单位）关于同意×××（事项）的复函正确做法：×××（单位）关于同意×××（事项）的函例二：（只针对对方请求事项而不明确表态的可“复函”）×××（单位）关于×××（事项）的复函小结：答复审批事项，没有“同意”二字可加“复”字，有“同意”二字就不应再加“复”字。（三）关于批复的使用。批复的对象原则上应是具有垂直隶属关系的直接下级机关。答复审批事项应注意两个问题：一是办公厅（室）代本机关答复下级机关的请示事项不能用批复，只能用函的文种代为答复,答复时并体现受权。二是不相隶属机关之间答复审批事项不能用批复，应遵循“函来函往”的原则用函。用批复就意味着行文对象是你的下级机关。（四）关于议案的使用。各级政府与同级人大及其常委会之间没有隶属关系，各级政府向其提交议案行文，一般应用函的形式和函的发文字号，不应用文件的形式和文件的发文字号。各级政府就其他事项向同级人大常委会行文，原则上应用函、意见等平行文文种，不应用报告和请示。（五）关于通报的使用。通报跟函一样，既是一个公文文种，又是一种公文形式，具有公文文种与公文形式的双重属性。（六）关于意见的使用。意见既可以用于上行文，又可以用于下行文，还可以用于平行文。作为上行文，所提意见属于建设性的，不要求答复，上级机关一般也不作答复，但应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见仅供对方参考。就重要问题向上提出见解和处理办法，向下指导工作和对重要问题提出处理意见，最好用意见。根据省政府领导要求，××厅提出了我省《进一步加强宏观调控，促进房地产市场平稳健康发展的实施意见》承办单位报文：关于报送《进一步加强宏观调控促进房地产市场平稳健康发展的实施意见》的请示省人民政府:××××××。现将《×××实施意见》报上，如无不妥，请以省政府名义下发执行。例一：（非用请示行文的正确做法）×××（单位）关于进一步加强宏观调控促进房地产市场平稳健康发展实施意见的请示例二：（规范做法，用“意见”直接行文）×××(单位)关于进一步加强宏观调控促进房地产市场平稳健康发展的实施意见（七）关于“条例”、“规定”、“办法”的使用。从行政机关的角度讲，按照有关规定，只有国务院制定行政法规时才可以用“条例”，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称‘条例’”。“条例”、“规定”、“办法”三者之间的区别：对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，称“条例”；对某一方面的行政工作作部分的规定，称“规定”，对某一项行政工作作比较具体的规定，称“办法”。谢谢大家！