管理信息系统案例分析

YOURLOGO管理信息系统案例分析本案例分析针对规划、分析、设计三个阶段YOURLOGO•通过前面章节的学习，大家已经具备了管理信息系统在规划、分析、设计几个方面的基本知识与能力，下面通过一个实例的规划、分析、设计三个阶段的过程讲解，使同学们更好地掌握管理信息系统开发的知识，提高系统开发的实践能力。YOURLOGO•在管理信息系统的整个开发过程中，系统规划、分析和系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统规划、分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较大的收益。YOURLOGO结构化开发实例——百货商场业务管理信息系统•百货商场业务管理是比较复杂的工作，它涉及到了商品的进货、销售、财务等各个方面。为了开发这个系统有以下几个步骤：YOURLOGO•某百货商场是一个商业销售机构，该商店的主要业务是从批发商或产品制造商处进货，然后，再向顾客销售。按照有关规定，该百货商店每月需向税务机关交纳一定的税款。但该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量相当大。1开发前的准备工作--系统开发背景YOURLOGO•最近，因百货商店大楼扩建后，营业面积有所增加，从而使商品的经营、销售等数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。YOURLOGO1开发前的准备工作--进行系统调查•组织结构调查•现行系统在商场经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图1所示。总经理销售科采购科财务科图1商场组织结构图YOURLOGO1开发前准备工作--管理功能分析•管理功能分析•在这样的一个商场中，各个部门负责的主要业务如下：•销售科——负责商品的销售工作，包括与顾客之间的商品预订工作。•采购科——负责商品的采购，主要根据销售科的意见反馈向制造商和批发商发出商品订货消息。•财务科——对商场的财务总账进行统计，它涉及到销售和采购两个部分。YOURLOGO•（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。•（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。•（3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。•（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。2系统规划-用户需求分析YOURLOGO2系统规划-可行性分析•经济可行性分析也就是投资/效益或称为成本/效益分析，通过对信息系统项目所需要的总成本和项目开发成功后所带来的效益估计分析，我们不难得出百货商场业务系统能提高信息管理的质量与速度，节省了人力，同时提高商场的服务质量，改善与单位的交流方式，为管理者提供决策起到了很好的作用，为企业带来良好的经营效益与社会效益。YOURLOGO•技术可行性分析根据商场现有的技术设备条件已较成熟，技术人员所具备的能力较完善，系统开发技术方面有保障。•社会可行性分析通过调查分析，从组织内到组织外两个层面来分析，企业已具备接受和使用管理信息系统的条件。YOURLOGO•(1)实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。•(2)向经理提供各种业务统计报表。•(3)提供各级查询。•(4)销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。2系统规划-系统目标YOURLOGO规划方案（1）现行组织系统：可为组织目标提供信息支持；业务概况清晰（2）系统总体方案：数据、功能规划已完成；采用自行开发方式；已构建完成计划及相关进度表（3）可行性分析：经济、技术、社会可行性已分析完成（4）结论：可以立即开始进行YOURLOGO3进行系统分析-业务流程分析•3.1业务流程分析：针对整个商场的业务活动进行深入细致地调查之后发现，其主要业务流程:•销售人员接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票（通知顾客到财务科交货款），并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货通知和缺货单，再给顾客开出发货票，并修改库存记录。YOURLOGO•分析：•弄清上述问题涉及到了哪些人员、部门，这些人员、部门中，哪两个之间存在业务往来？•人员/部门：顾客、销售人员、采购员业务往来：顾客—销售人员、销售人员—采购员YOURLOGO•业务流程图•把上述各个“业务往来”对应的业务流程图综合到一起，便得到财务管理业务流程所示。YOURLOGO•3.2绘制数据流程图•商场业务管理系统的顶层数据流程图见图3所示，该图表示了商场业务管理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的边界。顾客供货商P商场业务管理系统订单收据/发票货款发货票订货单供货单支票图3商场数据流程图3进行系统分析-绘制数据流程图YOURLOGO•绘制数据流程图•顶层数据流程图的第一级分解如图4，该图实际上是把图3中“商场业务管理系统”框进行细化，根据现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。YOURLOGO•绘制数据流程图图4系统数据流程图一级分解YOURLOGO•绘制数据流程图上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5、图6、图7所示。图5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息（F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图7中的其它数据流和处理以及图6、7，均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。YOURLOGO图5二级数据流程(销售处理)YOURLOGO图6二级数据流程(采购处理)YOURLOGO图9二级数据流程(会计处理)YOURLOGO•3.3数据输入输出分析：•根据以上的数据库流程图，可以发现商场业务管理信息系统的各个内容为：•（1）数据输入•顾客订货单（顾客）、供货单（供货厂商）、付款单（供货厂商）、货物（供货厂商）。3进行系统分析-数据输入输出分析YOURLOGO•（2）数据存储•货物文件、顾客数据文件、库存记录文件、待订货物文件、厂商名录文件、订货单文件、应付款细帐、销售历史文件、应收款明细帐、收款明细帐、总帐文件、付款明细帐、暂存缺货单文件、进货帐目文件、货物单价文件。•（3）数据输出•发货单、进货单等YOURLOGO•3.4数据字典•数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表1所示）、数据存储字典（如表2所示）、数据处理字典（如表3所示）三类。3进行系统分析-数据字典YOURLOGO表1数据流字典清单(部分)YOURLOGO表1为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图5）是顾客S1提出的订单，它的去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。YOURLOGO表2数据存储字典清单(部分)YOURLOGO•表2为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9（见图5）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.1.5（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图7中D9的输出数据流为F43到P1.3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。YOURLOGO表3数据处理字典清单YOURLOGO表3为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1.1（编辑订单）为例（见图5），商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1.1输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（P1.1.2）。凡是图5中方框都代表处理，以P为代表。在数据字典处理清单中（见表5）均有详细说明，表5只是一部分。其余以此类推。YOURLOGO系统分析报告•（1）已完成各项详细调查•（2）系统功能分析、信息需求分析•（3）系统查询与决策需求•（4）系统环境与目标分析•（5）系统存在的问题：由于业务的更新，新系统的功能也会存在不断完善的过程YOURLOGO4进行系统设计-系统硬、软件配置•4.1系统硬、软件配置•（1）系统处理方式商场业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置若干台微机，这些微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据通信由网络完成。YOURLOGO•（2）系统硬件配置20台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。打印机20台。适配器、电缆等其它网络配件。•（3）软件配置WinServer操作系统。SQLServer数据库管理系统。其它应用软件。YOURLOGO•4.2设计系统功能结构图•商场业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构如图7所示。4进行系统设计-系统功能结构图YOURLOGO•在图7中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销售处理。在销售业务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编辑过的订单再进行检验核对并且加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后进行分类处理。根据订单加载的分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单，对于可供货的订单，要根据货名和数量修改库存，根据顾客细节、货名和数量建销售记录，并为顾客开发货票。YOURLOGO销售处理功能输入销售业务处理输出订单顾客细节库存细节发货票或缺货票库存细节顾客细节订单发货票缺货票暂存订单订单读库存读顾客文件到货、缺货订单订单库存细节顾客细节编辑检验核对分类处理订单顾客细节订单订单分类标志订单、分类标志发货票、缺货票发货票缺货票可供处理不可供处理合格订单修改建销售记录开票可供标志发货票缺货单货名数量顾客货名数量发货票YOURLOGO系统设计报告•（1）系统设计目标是完成商场信息管理•（2）数据库文件名：shop•（3）用户界面设计包括主要三个功能模块及相应的子功能模块•（4）完成了结构图及模块说明书•（5）系统实施、安全及维护与更新作好了相应的计划，费用也进行了预估。YOURLOGO结语本系统的设计与开发将提高商场的服务质量，提高商场的经济效益，提高商场的社会效益，总之，系统的开发将为商场的高层决策、中层控制、基层操作提供有利的工具，尤其为商场的发展计划的制定提供科学的数据支持，为商场战略目标的实现起到重要的作用。YOURLOGO销售处理采购处理会计处理处理可供订单输入顾客订单处理顾客文件销售查询处理不可供订单采购查询处理缺货订单厂商缺货处理修改总帐收款处理付款处理打印或查询报表汇总各种报表百货商店业务管理信息系统图7功能结构图