福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档标准(3)

1福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档标准（征求意见稿）第一部分总则第一条依据：交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。第二条适用范围：在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位。第三条定义：高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。高速公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。第二部分工作组织与职责第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高指对各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。第五条建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，纳入招2投标制、合同管理制；与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。第六条按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。项目监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。第七条各项目法人单位与设计、施工、监理、试验检测、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，特别是在与设计单位签订合同时，要求设计单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。档案管理专门条款如下：（一）收集整理依据：《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档标准》及3国家、省有关公路建设项目档案管理有关法律、法规；（二）归档份数：原件完整1套；（三）载体形式：纸质文件，有形成电子文件的则需同时归档；（四）移交内容及套数：见第五部分第三十八条；（五）完成时间：各设计、施工、监理、试验检测单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的整理、归档和向项目法人单位的移交工作；（六）违约责任：合同段未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的10%作为违约金。第八条各项目法人单位、施工、监理单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络（见下图），指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。4（一）项目法人单位档案管理框架图（二）施工单位（项目部）档案管理框架图分管领导：总工或技术负责人专职档案员工程技术部档案员计划合同部档案员安全环保部档案员物资设备部档案员综合管理部档案员工地试验室档案员农资办档案员施工队伍档案员分管领导：副总或总工专职档案员综合部档案员工程部档案员人事部档案员财务部档案员现场管理处档案员质安部档案员各代表处档案员各施工单位档案员各试验检测单位档案员各总监办档案员征迁办档案员5（三）监理单位（总监办）档案管理框架图（四）检测单位参照上述框架图。第九条各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[2008]28号）的要求。（一）项目法人单位：1、档案用房面积应不小于120m2，库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。2、所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。3、档案库房应达到“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，库房照明应选择无紫外线光源。（二）施工单位（项目部）分管领导：总监或副总监工程技术部档案员专职档案员合同计量部档案员综合部档案员××标驻地办档案员××标驻地办档案员××标驻地办档案员61、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。（三）监理单位（总监办）1、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。（四）检测单位1、档案库房面积应不小于20m2，净宽高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。第十条项目法人单位应按照《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求，适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”7向相关单位报送。第三部分收集要求与方法第十一条高速公路建设项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》（附件1）的规定执行。已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收集、整理、归档；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件（含竣工图），必须采取图像扫描方式，进行档案复制。第十二条各参建单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，每个工序或分项工程完工，应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。（一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件2），并设置相应档案盒及标签，事先上架。（二）按照《福建省高速公路主要施工质量保证资料整理目录提纲》的要求，在每个分项工程的开始，项目部分管领导、内业工程师及专职档案员在进行有关技术交底的同时，布置每个分项质保资料填写要求：格式、样式、内容等。按施工工序、环节要求施工技术人员、测量人员、试验人员进行现场资料实时填写，与工程进展同步。（三）各业务部门、施工队、驻地办在完成分项工程中间交工后一周内向专职档案员移交工程资料，专职档案员进行整理、编目、上架、归档，同时完成分项工程的照片收集整理工作，保8证工程资料归档与工程建设的同步性。（四）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。（五）及时编制施工大事记和定期（按季）收集施工日记、监理日记。第十三条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在省高指、省交通运输厅的，项目法人要复印归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。第十四条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部分标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。第十五条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张宜采用70g/m2以上白色A4纸制作，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。第十六条归档的数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。第十七条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD9电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。第十八条竣工图编制要求：（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（附件3）并签署，经监理审核签字认可；如施工单位委托设计单位编制的，施工单位和监理单位应进行审核并签字认可。（二）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签除保留原设计图图标的内容外，还应增加“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，不用加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。（三）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出施工图图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（四）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。（五）竣工图的排列及内容要求1、图纸封面（附件4）2、竣工图总目录：参照施工图格式3、竣工图编制说明：内容为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。10其中变更情况应体现：变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸页次和变更资料所在的档号、页次都必须逐条列出，对应每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所有变更依据、变更内容、变更部位、变更数据。4、本册目录（六）图纸按A3规格装订成册对折装入A4档案盒，若对折后图纸厚度超过6cm的，可拆卷装订装入A4档案盒。大于A3规格的图纸要按规范折叠成A4规格，图标外露，可不装订，但必须逐张加盖档号章。第四部分高速公路建设项目文件材料的整理第十九条高速公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。第二十条案卷及卷内文件的排列：（一）立项审批阶段文件材料根据不同审批事项内在联系分别整理组卷。同一审批事项按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。同一设计阶段审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。（四）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。11项目法人、监理、施工单位就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（附件5），一览表分别归入变更文件的第一份和每册竣工图的第一份。（