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成功簡報的七个技巧謝寶煖國立台灣大學圖書資訊學系副教授Email:pnhsieh@ccms.ntu.edu.tw民國91年5月22日資訊與網路資源利用2簡報成功的關鍵內容態度/形象聲音7％58％35％3簡報成功的關鍵態度我能做好簡報我的內容很有價值我的觀眾很重要（顧客焦點）我要讓觀眾很有收穫4簡報成功的關鍵形象情緒•我很高興來做簡報•我要用熱情感染我的觀眾衣著•我很專業•我很有精神•男：西裝（深色）﹑襯衫（白）•女：套裝﹑裙子5簡報成功的關鍵聲音運用聲調技巧•停頓•感情•目光接觸•節奏快慢•強調6成功簡報七步驟觀眾訊息組織練習講義開講檢討7觀眾觀眾的基本資訊性別、公司、工作、職位、年齡等與簡報內容建立關係觀眾的特性為什麼會來聽我們演講？想從演講中得到什麼？簡報內容能否符合其需求？觀眾人數有多少？觀眾對主題的熟悉程度所有人都熟悉，還是只有部份人熟悉？背景、教育程度、工作性質之同質/異質性8觀眾愈了解簡報的對象，簡報成功的機會就愈高，請多了解觀眾的背景。觀眾是誰？他們在乎誰的意見？為什麼？觀眾為什麼來聽這場簡報？目的為何？對於簡報的主題，觀眾了解多少？觀眾的同質性為何？異質性為何？9訊息KISS原則(KeepItSimpleandStupid)文字的使用字體大小標題的使用勿用標點符號縮寫的使用數字的使用關聯資訊的使用圖表的使用動畫的使用資訊來源10訊息簡報設計的原則是KISS(KeepItSimpleandStupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。11訊息簡報設計的原則KISS：KeepItSimpleandStupid•訂好題目•列出大綱•架構重要觀念和關鍵字的關連性•加上創意•以視覺工具輔助說明–數據–圖表–動畫12訊息文字的使用善用PowerPoint的簡報設計範本MagicSeven原則•（7士2＝5～9）13訊息字體大小字體要大、行數要少字體大，行數自然，當然就符合MagicSeven原則！字型：細明、標楷14簡報字體要多大•這是12點的字，您看得到嗎？•這是14點的字，您看得到嗎？•這是16點的字，您看得到嗎？•這是18點的字，您看得到嗎？•這是20點的字，您看得到嗎？•這是24點的字，您看得到嗎？•這是28點的字，您看得到嗎？•這是32點的字，您看得到嗎？•這是36點的字，您看得到嗎？•這是40點的字，您看得到嗎？•這是44點的字，您看得到嗎？•這是48點的字，您看得到嗎？15大標題用44點粗體標楷體標題1是32點，再加粗，很清楚標題2是28點，再加粗，也很清楚•標題3是24點，再加粗，還算清楚–標題4用20點，再加粗，再小就看不到了16訊息標題的使用標題是每張投影片的主軸簡潔有力地傳達每張投影片的重點最好是以5～9個字來說明每張投影片就是大小標題的組合，也就是概念的串連17訊息勿用標點符號投影片就是大小標題的組合以項目符號、字型字體等分段組織儘量少用括號•特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號的必要，那就把它放到次層標題中，這樣可以讓我們的標題簡潔有力18訊息縮寫的使用英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用19訊息數字的使用數字會說話，善用數字來支持我們的觀點或是論證投影片中宜以精確數字呈現口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記憶容易聯想20數字的魅力如果我們把全球人口壓縮成只有100人的部落57個亞洲人，21個歐洲人，14個美洲人，8個非洲人52個男人，48個女人30個白種人，70個非白種人30個基督徒，70個非基督徒89個異性戀者，11個同性戀者6個人將擁有全部財富的59%，而且這6個人全部來自美國80個人的居家生活不甚理想，50個人營養不良,1個人即將死亡，1個人即將生產70個文盲，1個人擁有大專學歷，1個人擁有電腦21數字的魅力如果您今天早上醒來時還算健康，恭喜您，因為有一百萬人將活不過一星期。如果您不曾經歷戰爭的危險、被監禁的寂寞、被凌虐的痛苦、或是飢寒交迫，恭喜您，您比5億人還好命。如果您可以參加宗教活動而不必擔心被騷擾、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您，您比30億人還自由。22如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、還有地方住，恭喜您，您比全世界75%的人還富有。如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、還有一些零錢，恭喜您，您是全世界前8%的有錢人。如果您的雙親都還健在而且沒有離婚，您算是幸運兒。您可以讀這篇文章，那是雙重幸運：有人想到您這個朋友，而且有20億人根本不識字。24訊息關聯資訊的使用資訊透過時間和空間的關聯，更具意義流程圖、組織圖、時間表、timelines，都可以讓資訊更為生動Visio是很好的輔助工具2526訊息圖表的使用表勝於文，圖勝於表圖表自己就能說故事圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表內容。重要的資訊，要講的內容打在備忘稿中。27訊息動畫的使用用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字28知之階梯LadderofUnderstanding資料(data)--PaulEvanPeters,DirectoroftheCoalitionforNetworkedInformation資訊(information)知識(knowledge)智慧(wisdom)29知識管理的要素文化(Culture)過程(Process)資訊、內容與經驗(Information,Content,andExperianec)科技(Technology)知識管理30訊息資訊來源應尊重智慧財產權，註明資料來源•引用資訊的權威性•彰顯我們的專業建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投影片的固定地方採用標準書目格式31知識管理觀念的釐清管理資訊流落實組織學習善用知識庫彰顯組織價值資料來源：MarianneBroadbent.“ThePhenomenonofKnowledgeManagement:WhatDoesItMeantotheInformationProfession?”組織開場白（introduction）預告（Preview）說明主要的和次要的概念（講給聽眾聽）這些概念對聽眾有什麼意義（利益）回顧：告訴聽眾我們講過了什麼結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼別忘了說：謝謝！33組織開場好的開始是成功的一半！第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵58％的態度和形象提供下列完整的資訊•會議名稱•演講主題•演講者、職稱、服務單位、連絡方式•日期3435組織預告（preview）告訴聽眾我們接下來要講什麼以一張投影片標示內容大綱•圖示更念人印象深刻•研究成果發表，可以研究流程做Preview•兩、三個小時的演講，可以此preview投影片串場，幫助觀眾掌握進度3637組織說明主要的和次要的概念要用講的，就像是說故事一樣，切勿唸稿•從「很久很久以前……」開始，然後……，從此王子與公主過著幸福快樂的日子。」突顯核心概念•這些概念對聽眾有什麼意義（利益）•回顧：告訴聽眾我們講過了什麼•結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼•別忘了說：謝謝！38練習時間控制PowerPoint排練的功能39講義講義提供演講是無形的服務，講義是有形的強化從彩色到黑白，遺漏了什麼發送時機演講前演講後清楚易讀每頁二、三張為原則40開講投影機＋透明片電子簡報開場白謝謝主持人、致意重要聽眾建立遊戲規則建立主題與聽眾的關聯性永遠說「我們」，而不要用「你們」例子和經驗41檢討要多說故事，多舉例用講(Talk)，不用唸（是演講不是說教）簡短（演講要像迷你裙愈短愈好）切題（永遠圍繞著主題）好懂不要不要用術語或縮寫不要用太多統計數字不要太過花俏眩耀不要超過時間不要唸，不要背