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2003年12月25日Meridian系统操作手册一、收发文登记操作流程二、图纸登记操作流程三、使用PrologWebsite简易步骤四、使用PrologManager简易步骤Meridian系统操作手册.doc第一节第1页共37页一、收发文登记操作流程步骤1:登录Citrix服务器，输入自身的Username（用户名）和Password（口令），而后单击LogIn（登录）按钮。步骤2:若用户名和口令正确，将显示出以下屏幕，单击图标，进入Prolog系统。Meridian系统操作手册.doc第一节第2页共37页步骤3:登录Prolog系统，打开数据库SHKMCM，选择项目(系统通常会自动打开最后使用过的项目)，或在文件菜单底部的最近文件中，选取你想打开的项目。从下拉单中选取你的用户名，并输入相应的口令。步骤4:定位于文档管理模块，打开收发文登记表格。.使用定制的开关板Meridian系统操作手册.doc第一节第3页共37页步骤5：增加一个新的收发文登记记录。单击该按钮增加一个新记录单击此按钮增加一个新的记录Meridian系统操作手册.doc第一节第4页共37页步骤6：在实际收发文日期字段中，输入实际的发送日期(对发文或内部文件)或接收日期(对收文或内部文件)；在登记类型字段中，从下拉单中选择文档类型(收文、发文、内部文件)；在登记人字段中，若显示的名称与登录的用户名不一样，你可以从清单中选择你所需的名称。电子编号是Prolog系统自动产生的，登记人员需将该编号写入到原件文档处理章的编号框中。在摘要标签中，输入文档标题，来文/发文原始编号，并选取交付方式，以及发文公司、发件人、收文公司和收件人。注意：针对发送给申通公司的文件有一个独立连续的序列号，各个部门的秘书在发文之前，需要向文档管理人员索取一个申通流水编号。为了确保编号的连续性和唯一性，文档管理人员分配给秘书一个电子编号和申通流水编号，并先在申通流水编号框中输入产生的号，秘书稍后根据所提供的这两个编号，在系统中检索到记录完成其他内容的输入。①若文档中有收件人或发件人的名字，则单击此处的查找按钮，选择相应的人员名称。②若文档中没有收件人或发件人的名称，则单击此处的查找按按钮，选择相应的公司名称，并删除自动显示出的人员名称。①②Meridian系统操作手册.doc第一节第5页共37页步骤7:在分发标签中，若类型为发文，则该标签中的内容通常不需要填写，但对于部分会议纪要，要同时发给数个与会单位，则建议此类文档注明一个主送单位，将主送单位登记在摘要标签下的收方，其他单位在分发标签中进行登记，登记人员从清单中选取分发的人员名称，除了备注字段，其他字段的内容系统会自动填充的。对于来文(或内部文件)，当经理确认文件执行信息、分发名单等其他信息后，登记人员从清单中选取分发的人员名称，除了备注字段，其他字段的内容系统会自动填充的。Meridian系统操作手册.doc第一节第6页共37页步骤8:在项目档案标签，对于发文:不需要填充审批人（来文），执行人（来文），执行期限，执行和已完成复选框。在审批人评注/关键词句字段中，输入相关主题词，在文件日期字段，输入原件上打印的日期。并根据经理的指示，选取相应的文档类型，发文部门代码，发文合同代码，发文主题代码和发文状态。一旦确认要连接的附件，则在连接电子文件（或扫描文件）后(有关上传和连接扫描文件的明细，参阅步骤9~11)，在附件详情和原件存档位置，输入相关信息，若包括不能扫描的文件，则选取复选框“包含不能扫描的文件”。对于来文:除了发文部门代码，其他字段都需要填充。当收到一份来文时，登记人员在该标签中可先填写文档类型、文档日期、来文合同代码和来文主题代码。在文件上盖上文档处理章后呈递给经理，当经理决定文件执行人，执行日期，分发名单，并对来文进行相应注解，或高亮显示一些关键或重要的文本返回给登记人员后，登记人员则选取执行复选框，并从下拉单中选取审批人和执行人，输入执行期限，在审批人评注/关键词句框中，输入经理所作的注解等信息。一旦确认要连接的附件，则在连接电子文件（或扫描文件）后(有关上传和连接扫描文件的明细，参阅步骤9~11)，在附件详情和原件存档位置，输入相关信息，若包括不能扫描的文件，则选取复选框“包含不能扫描的文件”。当执行完成后，则选取复选框“已完成”.Meridian系统操作手册.doc第一节第7页共37页步骤9：扫描文档，或仅更新非扫描文档的信息。若有附件或附录，登记人员可以分隔文档，填充一些相关字段。步骤10：上传扫描的文档到Prolog文件夹清单中。(根据Prolog的上传向导逐步操作。)为了便于搜索，建议文件属性如下处理。文件名称：(直接使用文件的系统电子编号)000036文件原始编号：R4/R401A/M1000实际/修订日期：2003-01-06（注意日期格式，年用4位字符，月和日使用2位字符）文件标题:关于港铁公司驻….电子编号Meridian系统操作手册.doc第一节第8页共37页步骤11:连接扫描文件到相应的文档记录，并完成未完成的信息。单击工具栏上的快捷键(连接到外部文件)Meridian系统操作手册.doc第一节第9页共37页步骤12:基于项目档案标签中的内容，发送电邮给执行人员和分发人员，若该记录外部连接了扫描文件或电子文件，将作为附件发送。基于项目档案标签，该页面的信息将自动作为电子邮件的消息内容，诸如文件标题，文件编号等。提示:email消息内容取决于查询结果。只需简单在查询管理器的公共文件夹中创建一个查询。在相应的表格的选择表中选取该查询，打开记录，发送当前记录，email的内容将与查询结果一样。附件并删除报表Meridian系统操作手册.doc第一节第10页共37页执行人分发名单Meridian系统操作手册.doc第一节第11页共37页注释:1.使用Ctrl+Shift/Ctrl+Space切换到中文输入方式.2.登记人员可根据他们的权限，在任何时候对记录进行编辑。3.为了防止机密文件通过PrologManager下载，除了对PrologWebsite中受限制的文件夹进行相应的许可设置，并且对个别有限制的文件也要进行许可设置。4.若你是第一次在PrologManager中发送email,请联系网络管理员进行SMTP服务的设置。或按以下步骤（如下图）进行设置。1）选取桌面上的MicrosoftOutlook图标，按鼠标右键，弹出如左图的对话框。2）选取MicrosoftExchangeServer,选取其下的Properties按钮，弹出右图的对话框。3）在MicrosoftExchangeServer下的框中，输入Mail,而后单击CheckName.你会发现MicrosoftExchangeServer下的框中内容切换为SHKMCM-DATABASE4）单击OK关闭两个对话框。Meridian系统操作手册.doc第二节第1页共37页二、图纸登记操作流程（一）、图纸登记操作流程（二）、批量输入图纸（三）、批量编辑现有图纸的修订内容（四）、批量创建图纸修订（一）．图纸登记操作流程步骤1:登录Citrix服务器，输入自身的Username（用户名）和Password（口令），而后单击LogIn（登录）按钮。步骤2:若用户名和口令正确，将显示出以下屏幕，单击图标，进入Prolog系统。Meridian系统操作手册.doc第二节第2页共37页步骤3:登录Prolog系统，打开数据库SHKMCM，选择项目(系统通常会自动打开最后使用过的项目)，或在文件菜单底部的最近文件中，选取你想打开的项目。从下拉单中选取你的用户名，并输入相应的口令。步骤4:定位于文档管理模块，打开图纸登记表格。.使用定制的开关板Meridian系统操作手册.doc第二节第3页共37页步骤5：增加一个新的图纸记录。注意：若某批图纸是第一次在Prolog系统中进行登记，可以采用交换菜单下的输入功能进行批量输入图纸，节省登记时间和减少错误。通常直接通过excel文件输入的字段有图纸号、图纸标题和修订版本。只有图纸管理人员具有该权限。具体操作步骤见附后的专题论述。单击此按钮增加一个新记录单击此按钮增加一个新记录Meridian系统操作手册.doc第二节第4页共37页步骤6:在摘要标签中，根据图纸号中的对应代码，分别从下拉清单中，选取合同编号、工点代码、专业代码对应的中文说明，子项代码需要根据图纸号的代码，手工输入中文说明。若子项代码为“00”，表示为旧图，则该框不需要输入任何内容。最新修订版本/图纸修改单号框中的内容，系统会根据版本控制中的内容自动填充的。如下图，图纸号的合同代码为R453B，则对应从合同编号框中的下拉单中进行相应的选取，显示的内容为“接触网”。步骤7:在版本控制标签中，输入图纸的版本信息。输入图纸的修订日期、修订版本或图纸修改单号、实际接收日期；根据图纸号中的图别代码，对应从下拉单中选取图别；在发送目的、审批状态的下拉清单中选取适当的内容；根据需要在备注框中进行相应的注释。图纸发送单号是表明该图纸随同哪批图纸发送单过来的。可以不先选取，在图纸发送单表格登记、连接图纸后，系统会自动更新该框中的内容。若该修订版已作废，不再被使用，则选取作废复选框。如下图，修订版本B发布后，A版不再使用，则选取作废复选框。Meridian系统操作手册.doc第二节第5页共37页步骤8:在图纸分发标签中，记录该图纸分发给了哪些部门，以及分发的份数。选取各部门左边的复选框，则表明图纸分发给了该部门，而后在该部门的右边输入该部门接收的份数。步骤9:上传CAD图纸文件到Prolog文件夹清单中。定位于上传文件放置的对应的文件夹，而后在右半部分单击鼠标右键。(根据Prolog的上传向导逐步操作。)为了便于搜索，建议文件属性如下处理。（未最后确定）文件名称：（使用图纸编号）文件标题：（使用图纸标题）Meridian系统操作手册.doc第二节第6页共37页图纸号Meridian系统操作手册.doc第二节第7页共37页步骤10:在图纸登记表格中连接上传的CAD图纸文件。注意：因为每个图纸文件对应的是图纸登记表格中版本控制标签下的一个版本，所以连接CAD图纸文件时，光标一定要停留在对应的版本所在的行上。单击工具栏上的快捷键(连接到外部文件)Meridian系统操作手册.doc第二节第8页共37页步骤11:在图纸发送单表格，增加一个新的记录，根据随同图纸发送的发送单，在图纸发送单号、图纸描述框中进行相关内容的输入。在摘要标签中，根据需要，在备注框中，输入与该批图纸相关的注释等其他内容。在协作网格中，根据需要，输入协作各方等提交日期、发送目的和发送方式等信息。在图纸登记标签中，连接属于该发送单的所有图纸。单击增加连接，从选择图纸登记表中选取你想连接的图纸记录（使用CTRL选取非连续行，使用CTRL+SHIFT选取连续行），而后按确定。Meridian系统操作手册.doc第二节第9页共37页注释:1.使用Ctrl+Shift/Ctrl+Space切换到中文输入方式.2.登记人员可根据他们的权限，在任何时候对记录进行编辑。3.为了防止机密文件通过PrologManager下载，除了对PrologWebsite中受限制的文件夹进行相应的许可设置，并且对个别有限制的文件也要进行许可设置。Meridian系统操作手册.doc第二节第10页共37页（二）、批量输入图纸为了节省图纸登记时间，可以使用Prolog系统中的输入功能，将首次登记的图纸记录（通常可用版本是否为A来判断）的图纸号、图纸标题和图纸修订版本或图纸修改单号,直接从excel文件格式的图纸发送单中导入。注意：1.若相同的图纸号已存在，只是版本不一样，则不要使用该输入功能，可以使用批处理更新（位于图纸登记表格中的版本控制标签中），批量更新图纸的版本，或手工个别输入。2.使用输入功能时，建议将语言切换到英文状态。选取菜单Exchange中的Import…的功能，系统提示让你对数据库进行备份，由于输入功能不能恢复，只