上都项目项目文件归档制度

SDXMB-GCB-G-001/2009内蒙古上都发电厂三期扩建工程2×660MW机组5#机组建筑、安装工程项目文件归档制度东电四公司上都项目部工程部2009年1月22日内蒙古上都发电厂三期扩建工程2×660MW机组5#机组建筑、安装工程项目文件归档制度审核：日期:编制：日期:目录一、项目文件归档制度......................................................................................................................11.1.目的............................................................................................................................................11.2.依据............................................................................................................................................11.3项目文件资料管理网络............................................................................................................11.4项目部文件资料管理工作职责及分工....................................................................................21.5项目文件资料编制要求............................................................................................................31.6上报文件份数要求....................................................................................................................51.7声像档案要求............................................................................................................................5二、项目文件归档范围......................................................................................................................5三、项目文件归档计划....................................................................................................................103.1项目文件归档程序..................................................................................................................103.2项目文件移交计划..................................................................................................................111一、项目文件归档制度1.1.目的为了规范内蒙古上都发电厂三期扩建工程2×660MW机组5#机组建筑、安装工程中项目文件的归档工作，保证上都项目部工程档案真实、完整、准确、系统地反映本工程施工的实际情况，明确本期工程全过程各阶段项目文件收集的责任部门、责任人，特制订本制度。1.2.依据1.2.1本期工程承包合同及招投标文件；1.2.2《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（GBDA/T28-2002）；1.2.3《火电企业档案分类表（6-9大类）（修订本）》（国家电力公司总文档[2002]29号；1.2.4《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）；1.2.5《火电机组达标投产考核办法（2006年版）》；1.2.6上都发电公司三期竣工文件整理办法及归档要求；1.2.7东电四公司科学技术档案管理办法。1.3项目文件资料管理网络项目经理：刘昌宝项目总工：刘景阳资料员：李娜、王彬南质保部负责人：刘景阳工程部负责人：张立志物资部负责人：郭久连安监部负责人：曲晶华汽机专业公司：刘晓利锅炉专业公司：佟鹏虎焊接专业公司：孙庆刚电自专业公司：刘升万泰业公司：朱虹鄂土建试验室：郭彦波金属试验室：王黎明搅拌站：孙跃军21.4项目部文件资料管理工作职责及分工1.4.1项目经理负责所有报送监理、业主的文件资料的审批；项目总工程师是归档项目文件的审核人，对项目文件的完整和质量负责；负责总体施工总结的编制。项目资料员负责所有公用部分资料（除质量检验资料外）所有项目文件（经项目部总工审核、批准）的上报、发放等工作，并履行督促、检查、指导、监督项目竣工文件整理工作的职责；资料员对不满足档案要求的资料有权限期整改。未按期整改完成，影响移交的人个罚款1000元，相关责任单位工程款不予支付。1.4.2工程技术部负责开工报告（根据验评划分表划分的单位工程，工程名称要与项目划分表中的一致，要写机组号，例1＃锅炉本体安装、1＃机组电缆线路施工、公用系统除外）、设计变更通知单回复单的报验、工程联系单、图纸会审、施工计划等的编制；1.4.3质量保证部负责各专业施工项目验评划分表的编写、施工过程中安装、检查、试验、签证以及分项、分部及单位质量检验评定表的审核及报验监理公司；对各专业施工组织设计、方案、作业指导书、措施等审核工作；竣工报告的编制；负责各专业单位工程竣工文件的编制、整理工作；负责工程照片、声像档案的收集、整理；土建质检员负责督促分包单位[水泥、砼跟踪管理记录填写（包括水泥厂家名称、品种规格、数量、到货日期、出厂证件编号、现场试验单编号、浇灌部位、砼试块试验报告编号以及砼安质评定记录、每批砼配合比量及浇灌砼数量）及电子版。项目经理：刘昌宝项目总工：刘景阳资料员：李娜、王彬南质保部负责人工程部负责人物资部负责人安监部负责人汽机专业公司锅炉专业公司焊接专业公司电自专业公司建筑专业公司土建试验室金属试验室搅拌站31.4.4物资管理部负责原材料质量证明书、产品合格证及检验报告、试验报告等的收集、报验后归档到资料室；负责材料跟踪台帐的填写（包括：品名、规格型号、炉批号、厂家名称、到货日期、数量、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用数量、加工和焊接情况、使用部位及数量、存在问题及处理情况等）及相关电子版。1.4.5管理部负责工程前期文件、合同、协议、工程概预算、工程结算等文件的收集、整理移交给公司相关部室；负责工程量签证单的报审，工程量签证单不做为竣工资料移交，管理部自己留存结算。1.4.6各专业公司负责施工记录、签证、质量检验评定表等质检资料形成（设备缺陷处理报验单要附有处理记录）；各专业施工组织设计、方案、作业指导书、措施等编制工作；负责完成各专业单位工程总结的编制；负责领用材料跟踪台帐的填写。1.5项目文件资料编制要求1.5.1文件编号原则1.5.1.1各单位应对本单位的内部文件进行编号，编号依据《文件控制程序》按以下模式进行：SDXMB-ZBB-G-001/2008注：各单位、部门代号：工程部—GCB；质保部—ZBB；安监部—AJB；管理部—GLB；物资部—WZB；办公室—BGS；GLGS-锅炉专业公司；HJGS-焊接专业公司；QJGS-汽机专业公司；DZGS-电自专业公司；JZGS-建筑专业公司；JSSY金属试验室；TJSY-土建试验室。文件种类：管理—G，技术—J（包括组织设计、方案、作业指导书、措施），例：SDXMB-GLGS-J-001/2009为锅炉专业公司2009年度第一份方案或作业指导书），合同—H，其他—Q.（也可以取相应字母分类）1.5.1.2报送监理文件资料编号DS-专业-表号-流水号。建筑专业-土；水工专业-水；暖通专业-暖；锅炉专业-炉；汽机专业-机；输煤专业-煤；除灰专业-灰；化学专业-化；电气专业-电；热控专业-控；焊接专业-焊；消防专业-消；安全质量专业-安；调试-调；综合类-综。“表号”：指在“建设工程监理规范”中编号，如：A类表“工程开工/复工报审表”为“A1”。4“流水号”：要求用三位数字表示。示例：“001”。监理表式到资料员处拷贝。1.5.2对归档文件用纸要求。1.5.2.1纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。归档文件不得使用热敏纸做为载体归档。1.5.2.2项目文件采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。大于A4幅度的应折叠至幅面为A4规格，小于A4幅面的要托裱在70克A4规格的白纸上(比较小的贴在白纸中间，也可粘贴两张或以上，但必须符合页边距要求，粘贴时采用防虫的不干胶)；若项目文件破损、局部残缺，需进行修裱后归档。1.5.2.3页边距要求：为：上2.5㎝；下1.5㎝；左2.5㎝；右1.5㎝。注意（是字到纸的边缘的距离，包括页眉、页脚）；1.5.3对归档文件字迹要求。1.5.3.1各单位部门的文件、记录的编制，一律采用激光打印机打印（或彩色激光）打印机打印，不得使用喷墨（或彩色喷墨）打印机、针式打印机打印。1.5.3.2签名、意见栏不得空白不填写，一致采用黑色签字笔书写。1.5.3.3签字必须清晰工整，容易辨认，日期要写全（例，2008年7月5日）所盖单位的印章应完整无缺，不得涂改和涂抹，不得有用小刀刮改的现象。1.5.3.4项目文件主要要素标识规则：a、5#机组的#统一在数字后面；b、工程名称：内蒙古上都发电厂三期扩建工程2×660MW机组5#机组建筑、安装工程；c、文字性竣工资料要求：内容“宋体四号字”页脚需打出“共**页第**页”字样并居中；英文、数字采用TimesNewRoman。。1.5.4项目施工文件用表式及填写1.5.4.1质量验评和施工技术记录表式应符合《火电施工质量检验及评定标准》要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样，经项目部门核批后使用。1.5.4.2质量验评记录表的填写不得以“○”或“√”代替“不合格”或“合格”；应填数字处必须如实填写数字，不得以符合图纸要求代替、不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替代（如要求要写清规范全称）；试验报告应填写报告编号。1.5.4.3大面积表格空白栏，要填写“以下空白”。1.5.4.4局部表格有未填满处可在表格斜线标识空白，可在微机中处理格式如下：\\51.5.4.5单位工程质量验评汇总表中的分部工程、分部工程中的分项工程名称、编号一定要与后续表式中的名称、编号一致。1.5.4.6隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽记录并办理签证。1.5.4.7装订在文件左上角订一个钉。1.6上报文件份数要求上报文件资料一式四份必须是原件，其中我单位要准备竣工资料一份、监理单位留存二份、业主单位留存一份。1.7声像档案要求1.7.1照片以单位工程进行收集与组合。典型张：零星工程6-8张；主体建筑、安装工程20-25张；1.7.2录像以标为单位进行采集，（主体建筑、安装部分），各25分钟，要求图像清晰，声音清楚。二、项目文件归档范围5#机组建筑、安装工程项目文件归档范围及责任