自营出口操作说明书

自营出口操作说明书北京南北天地科技有限公司上海分公司1目录1.系统常用工具按钮---------------------------------------------------------------------------22.系统流程详述---------------------------------------------------------------------------------42.1系统初始化--------------------------------------------------------------------------------------42.2客户申请-----------------------------------------------------------------------------------------42.2.1关键描述----------------------------------------------------------------------------------------------------42.2.2客户申请----------------------------------------------------------------------------------------------------42.3商品明细设置模块------------------------------------------------------------------------------62.3.1关键描述----------------------------------------------------------------------------------------------------62.3.2商品明细设置----------------------------------------------------------------------------------------------62.4签约管理-----------------------------------------------------------------------------------------72.4.1自营出口合同----------------------------------------------------------------------------------------------72.4.2国内采购合同-------------------------------------------------------------------------------------------102.5信用证管理------------------------------------------------------------------------------------132.5.1信用证登记----------------------------------------------------------------------------------------------132.5.2信用证改证----------------------------------------------------------------------------------------------152.6出运管理---------------------------------------------------------------------------------------152.6.1出口发货单----------------------------------------------------------------------------------------------152.6.2出口单证-------------------------------------------------------------------------------------------------182.7出口核销单------------------------------------------------------------------------------------212.7.1购入登记-------------------------------------------------------------------------------------------------212.7.2核销单发放----------------------------------------------------------------------------------------------212.7.3核销交单-------------------------------------------------------------------------------------------------222.7.4核销-------------------------------------------------------------------------------------------------------232.8票据管理和资金收付------------------------------------------------------------------------242.8.1出口收汇登记-------------------------------------------------------------------------------------------242.8.2自营出口销售发票-------------------------------------------------------------------------------------252.8.3出口费用发票-------------------------------------------------------------------------------------------262.8.4出口费用付款申请-------------------------------------------------------------------------------------262.8.5其它应收发票-------------------------------------------------------------------------------------------272.8.6出口付俑申请-------------------------------------------------------------------------------------------272.8.7业务付款工作台----------------------------------------------------------------------------------------28北京南北天地科技有限公司上海分公司21.系统常用工具按钮新窗口打开新的系统界面关闭当前界面重新登录：若打开软件一段时间不对其进行操作，用户将会与服务器断开联系，需重新登录方可继续使用。计算器邮件系统在线帮助：提供与当前单据相关的帮助信息拷贝（Ctrl＋C）：拷贝数据项粘贴（Ctrl＋V）：粘贴数据项剪切（Ctrl＋X）：剪切数据项切换显示/隐藏查看明细单据编辑锁定查询（Ctrl＋F）：根据单据查询具体信息存盘（Ctrl＋S）：保存单据数据刷新：刷新数据库，获得最新记录显示打印预览打印（Ctrl＋P）：打印当前单据第一条记录：返回到首纪录北京南北天地科技有限公司上海分公司3上一条记录：记录向上移一位：下一条记录：记录向下移一位：最后一条记录：快速查找最后一条记录在当前记录中插入一条新记录（Ctrl＋N）在整个单据最后添加新记录（Ctrl＋M）删除当前记录（Ctrl＋Y）重打开过滤条件界面备注：当用户把鼠标放到某一按钮上时系统自动会显示出该按钮的注释。如果按钮为灰色表示当前功能不可使用。新建一个单据表示在任何单据界面中选中某一个或者是多个单据，然后点击该按钮就可进入该单据的数据显示界面。可复制所选中单据中的内容查询该单据审批情况北京南北天地科技有限公司上海分公司42.系统流程详述2.1系统初始化系统初始化，是指为了系统正常使用，并与实际业务接轨，在业务流程开始之前所作的初始信息的录入。包括，公司信息、关联客户信息、部门人员信息等的录入。本说明中的初始信息主要针对五矿业务员的操作而言，故略去业务人员无须操作的部分。共分为两个部分：客户申请、商品明细设置2.2客户申请2.2.1关键描述1、客户包括公司的国内外客户、供应商以及仓储公司等，业务员应及时录入公司已有的和新增的各个关联方的信息，为后续单据操作做好基础工作。2、业务员新录入的客户状态为准备状态，应及时通过管理员进行分配正式码，通过管理员分配正式码是为了防止客户的重复。2.2.2客户申请菜单位置自营进口/商品营销管理/客户申请操作权限业务员功能及使用说明例：新增客户国外采购商HAN-ACT，国内供应商HAN-银邦企业，服务供应商HAN-晴川货运1、打开客户申请界面，如图所示：北京南北天地科技有限公司上海分公司5点击新增客户，录入各种信息，其中红色部分为必须录入的信息，客户类型勾选“国外买家”，准备状态下的客户编码是系统自动生成的且以9打头，信息输入完毕后点击界面上的“申请正式码”通知系统管理员进行分配正式码，当管理员分配正式码时，客户编码会根据客户类型自动生成。由管理员统一生成正式码的原因是为了避免同一客户重复输入。2、权限分配：如图所示对于同一个客户，可能有多个业务员需要使用，此种情况下，需要使用该客户的业务员需要向系统申请该客户的使用权限。默认情况下，只有初始时已有的使用人员可以使用该客户。3、修改客户：业务员只可修改准备状态下的客户，对于已经分配正式码的客户，业务员只可通过系统管理员进行修改。4、删除客户：状态为已申请的客户（既已经经过管理员分配正式码的客户）是不可以北京南北天地科技有限公司上海分公司6删除的，业务员只可以删除准备状态下的客户。若该客户还未涉及到具体的合同中，业务员可以通过系统管理员进行删除。方法：选中要删除的客户，点击界面上按钮即可删除选中的记录（或按Ctrl＋Y）。5、待分配正式码的关联方：是业务员用于查询，自己已经申请但还为通过系统管理员分配正式码的客户。2.3商品明细设置模块2.3.1关键描述1、业务员录入公司已有的商品明细，为后面的业务流程做好基础。2、对于新增的商品，业务员应及时录入，因为商品设置是业务开展的基础。2.3.2商品明细设置菜单位置自营出口/商品营销管理/商品明细设置操作权限业务员功能及使用说明例：新增商品货号HAN-GOODS0011、新增【商品明细】：打开【商品明细设置】界面，如图：北京南北天地科技有限公司上海分公司7填写公司货号、商品大类等各种信息，其中红色部分为必填内容，其余内容根据自己需要选填。公司货号可以用字母、数字、下滑线等各种符号，但应以易记易书为准。内容填写完毕后需生效方可使用。生效方法：选中新增商品明细，点击按钮即可生效。需特别注意：公司货号不可重复。2、删除【商品明细】：选中要删除的商品明细，点击即可删除选中的记录（或按Ctrl＋Y），如果是已生效的商品需取消生效