关于公司档案管理的实施细则

-1-正煤管字〔2012〕38号签发人：关于公司档案管理的实施细则第一章总则第一条为规范公司档案管理,保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。第二章文件材料归档范围第二条公司级归档的文件材料：一、集团公司和上级机关的文件材料1、集团公司和上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；2、集团公司和上级机关颁发的属于本公司主管业务并执行的文件；3、集团公司和上级领导人等对本公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料；4、集团公司和上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊物转载）；-2-5、集团公司和上级机关转发给本公司的电子文档。二、公司级的文件材料1、公司成立、更名、启用印信（含印鉴使用记录）、有效证件和设立、变更的申请、审批、登记、请示上级机关的批复文件及其组织机构、人员编制和各部门、矿对公司的请示与批复等文件材料；公司颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；公司制定的章程、工作条例、制度及公司党委、工会、团委在工作活动中形成的重要文件材料；2、董事长办公会议、总经理工作会议及专业会议记录、纪要及本公司召开的工作会议和专业会议领导人讲话材料，典型发言、会议简报及公司的电子文件（包括纸质文件）等材料；公司的工作计划、总结、报告及各部门月度、年中、年度工作计划总结；公司、各部门、矿领导在公务活动中所形成的重要信件、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；3、公司、矿内重要的员工来信、来访材料，领导的指示和本公司调查所形成的报告、材料。公司、矿里职工的转移，工资、行政、有关部门的介绍信及存根；4、公司、矿总体规划设计、立项文件、项目核准文件;项目选址、征地、拆迁、移民文件;勘查许可证、土地使用证、建设用地规划许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、-3-安全生产许可证、矿长安全生产许可资格证、矿长资格证、营业执照等文件材料；5、公司的人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，人事名册、报表，员工录用、转正、定级、调资、评残、抚恤、死亡等工作及人员奖惩等文件材料；6、公司的历史沿革、大事记、年鉴及反映本公司重要活动的简报、照片、录音、录像、荣誉奖励证书等文件材料。7、公司财务管理、财务报表、凭证、账簿及资金信贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等），上级检查各部门、矿形成的审计、监察等文件材料；8、公司的地质调查资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理、矿区及各矿地质地形图，综合地层柱状图，地质工作原始资料等文件材料；煤田地质综合性材料，踏勘，找煤、普查、详查地质报告、附图、附表、附件及矿产资源开发利用方案，环境影响评价报告，地质灾害影响评估报告、瓦斯评估报告、土地复垦方案等文件材料；9、公司、矿改扩建工程项目招投标管理性文件（参建、施工、监理、检测等单位的资质及资质审查确认等文件材料;各参建单位个人职业资格证书复印件、现场指挥人员名册、质量管理体系和责任、人员配置及招、投标文件、澄清文件、答疑文件、评分表、中标通知书等招投标过程中形成的文件，以及与合同相关的解释性、补充性文件等相关文件材料。）；-4-10、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等管理性文件材料。（工程合同协议、政府批文、项目合同以及购地、移民、拆迁、安置、补偿协议，与设计、监理、质检等单位签订的合同、协议，合同执行过程中形成的文件与合同相关的解释性、补充性文件等相关文件材料）；11、公司、矿改扩建工程可行性研究报告、初步设计、设计说明书、设计图纸、工程概算书及主要机电设备器材目录;施工组织设计，施工图设计;工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸改扩建工程施工、竣工、验收（竣工验收申请报告，施工总结，监理总结，质量监督评审、工程决算报告、质量认证报告及单项工程或项目总体验收报告）及公司、矿解决有关纠纷、征用土地等文件材料。三、部门级文件材料1、各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报、营销报表；2、各部门例会重要的会议纪要；3、各部门与其相关业务单位重要的函件；4、各部门重要的招投标文件；5、人事劳资档案及信息管理资料；6、各部门仪器、设备维修保养资料；7、各部门客户、特约商家资料及重要的信息；-5-8、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表；9、各部门在建设项目中的可行性调研报告、设计方案、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁的文件、图纸、合同、协议，以及建设单位项目的施工、监理、竣工和验收管理工作的文件、图纸、资料等。四、矿级文件材料1、矿重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、矿在安全、生产、质标、计量、环保、信息、劳动、安全、卫生、消防、生活、福利、多经等各项管理活动中产生的文件、图纸、资料（照片、录相、光盘）等文件材料；3、矿在改扩建项目中的可行性调研报告、设计方案、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁的文件、图纸、合同、协议资料，以及建设单位项目的施工、监理、竣工和验收管理工作的文件、图纸、资料等；4、矿财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表、预算、决算等文件材料；5、矿行政、经营、生产技术、基建、技改、审计、设备仪器、职工、声像、荣誉实物、电子文档等文件材料；6、矿党政会议记录、纪要，大事记、简报及刊物等文件材料。第三章归档权限与时间-6-第三条公司行政办公室对集团公司及上级机关的文件材料、公司级的文件材料、部门级的文件材料（财务部除外）进行统一管理，对矿级的档案管理工作进行督促和指导，并设立专门档案室，配备专人管理档案工作。第四条各部门、矿均应指定一名人员兼职档案管理，负责本部门的文书、科技归档材料。各部门、矿形成的文书、科技档案材料原则上由本单位兼职档案管理员负责收集、立卷和归档，并移交给专职档案管理员。第五条公司档案室应配置必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。第六条各部门、矿承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料手续。第七条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文书、科技档案材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。第八条归档时限，各部门、矿兼档案员就文书、科技电子文件归档工作应做到每日进行。归档前将文件资料分类，分组放置在待办卷宗内，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。1、文书档案材料一般应在办理完毕后归档，最长时间不得超过第二年三月。-7-2、科技档案材料，周期长的可分阶段、单项归档，基建档案，矿基建工程、技改项目竣工验收前三个月内归档，工程竣工后两个月由工程承办部门办理移交手续；在基建项目竣工设备档案在设备购进开箱验收、安装、调试、运行使用后随即归档，移交档案室。3、会计档案材料在会计年度终了后整理立卷，由会计部门整理归档，并按文件要求进行保管。4、声像载体的文件材料及照片档案、电子文档归档时间，在完成制作后两个月内归档，并办理移交手续。5、实物档案的归档在次年1月底前，办理移交手续。第四章整理立卷归档第九条文件材料整理归类按煤炭工业企业档案分类表进行。1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。2、归档材料应完整、齐全，归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。-8-4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8、案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。-9-9、归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订，应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。10、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11、存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。12、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十条归档文件材料的移交1、档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与各部门、矿兼职档案管理员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门、矿与档案室各自存档。2、移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。综行政办公室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十一条档案的保管-10-1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。2、公司档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态，保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。3、每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。第五章档案名称、编号第十二条档案名称应简明扼要，以表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不能笼统含糊。第十三条档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十四条档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十五条档案编号规则按国家档案编号大纲执行。1、公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型—盒号—件号”。2、每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。-11-3、每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。4、档号的表示方式如下：黔西正湘煤业有限公司Ab2012-de-fg-00-001)“黔西正湘煤业有限公司”表示文档归属公司名称，即全宗号。2)“Ab”表示文档归属部门名称，即类别号，如：党群类、行政类、经营类等等。3)“2012”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2012。4)“de”表示保管期限。如：长期、二年。5)“fg”表示类型名称（大类/小类）。例如：综合管理部月报，群力煤矿生产进度表，会议记录等等。6)“00–00”表示文件档号。即盒号、件号。5．新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。6．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第六章档案编目装盒-12-第十六条归档文件逐件编目。文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、日期、经办人、存档地点