企业公文写作规范

企业文书写作与规范讲义第一部分：企业公文写作与规范企业文书公务类文书事务类文书报告请示批复函工作总结述职报告介绍信论文（学术类）一、公文的基本常识（一）公文的概念公务文书简称公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称，在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。目前，对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。在理论著述和日常工作中，“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。一般来说，在政府机关主要用“公文”一词，如“公文格式”、“公文种类”，但有时也叫文件。在党的系统则不叫“公文”，都称为“文件”。但是无论党政机关，属于合成词的，不论“文书工作”、“文书处理”，还是“文件标题”、“文件日期”等，都属于约定俗成的用法。（二）公文写作与处理的法律依据有关法律法规和行业标准。如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）。（三）公文的作用公文作为单位实施管理的工具和手段，属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能，与公司每位员工的日常工作密切相连。提高公文写作质量，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策、展示企业形象都具有十分重要的意义。我们宜洋汽车后市场的干部员工的公文写作的质量和处理能力，将直接关系着系统决策管理和服务的效率，也代表着公司的形象和声誉，反映了我们工作人员的工作能力。因此，我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。★公文的作用，概括起来主要有：1．明发传令，指挥工作。2．联系公务，沟通感情。3．宣传教育，引导舆论。4．记录记载，以为凭证。（四）公文的分类1、从文件来源分收来文件对外文件内部文件2、从行文关系分上行文平行文下行文3、从机密性质分绝密文件机密文件秘密文件公文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的，是客观存在的。科学地分析归纳公文的类别，有助于了解公文的特点、作用，正确地选用文种以及掌握公文的写作规律，有助于加速公文运转与合理组卷归档。从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类，可有十余种分类方法。这里讲述最基本的概念和方法。1.从文件的来源分，分为收来文件（本企业收到的由外管理部门，如：税务、工商、协会等拟制、发送来的文件，又叫收文）、对外文件（本企业拟制的对外发出的文件，又叫发文）、内部文件（本企业拟制的，但只是在本企业内部使用的文件）。2.从行文关系分，分为上行文（下级部门向隶属的上级部门的发文）、平行文（互相平行的部门之间的发文）、下行文（上级对所属下级的发文，如董事会、总经理向企业内各部门的发文）。3.从文件的机密性质和阅读范围分，（绝密级文件保密期限为30年。机密级文件保密期限为20年。秘密级文件保密期限为10年。）还可以分为保密文件（内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管；涉及到企业商业机密的文件）、内部文件（内部使用的不对外公布的文件）、公布的文件（向市场内商户的公告、通知等）。（五）公文的种类1．《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。2．《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。3．一般情况下，企业可根据本单位的性质和工作特点，选择使用的公文种类。常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（9种）。（六）公文的基本格式机密★×年急件中国联通字[2006]号关于××××××××通知抄送：×××××××校对：XXX共印X份主题词：××××××××××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××二00六年×月×日中国联合通信有限公司综合部2006年×月×日印发眉首版记主体（六）公文的格式公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题（公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号）。主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期（成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准）等。公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组，主要用于公文的检索查询。标注公文主题词，绝对不是将题目全部照抄，可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》（1997年12月修订）进行标注。一般情况下，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。（七）公文的行文规则公文的行文规则1.行文原则：确有必要、注重效用。2.行文权限：严格权限、不得越级。3.行文要求：“请示”一文一事一单位；“报告”不夹带请示事项。行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。行文应遵循以下基本规则：1.行文原则：确有必要、注重效用。2.行文权限：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；根据授权行文，上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文；同级单位和相应单位可以联合行文。3.行文要求：请示应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项；公文一般不直接报送领导同志个人；涉及其他部门职能的事项，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。二、公文写作的基本要求与格式二、公文写作的基本要求与格式（一）基本要求合法求实规范突出简明合体严谨公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代企业立言，体现企业领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。（一）基本要求公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。主要有：第一，合法。这是由公文的法定性决定的。一是公文的内容必须合法。二是公文写作过程必须合法。第二，求实。就是从实际出发，解决实际问题；忠实地反映情况，做合乎实际的判断，采取切实可行的方法措施，这是对写作目的和出发点的要求。第三，合体。这是对公文语言表达的要求，一是指公文中的语言必须合乎文件所处的社会语言环境的需要；二是指公文的语言必须合乎特定文体的要求。第四，简明。就是要求在公文写作过程中，尽可能以最小的篇幅、最少的文字符号，明确清晰地叙事说理。第五，严谨。包括文件结构严密有序、用语周密确切。第六，突出。就是公文主题要突出。第七，规范。必须按照各种规范和标准的要求，保证文件结构完整，格式正确规范。（二）总体格式（套路）由于公文写作具有一定的程式性，随着长期的公文写作实践的积淀，特别是语言应用过程的自然选择（有一部分从文言文中提炼筛选而成），逐渐形成了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，有些已形成固定的语式：（二）总体程式（套路）领叙词：（为了、根据、遵照等）称谓词：（我们，我单位，贵单位、你单位等）期请词：（恳请、特请、希望等）询问词：（妥否、如无不妥、有何意见等）见解词：（同意、可行、参照执行、原则同意、供参考等）承转词（为此、对此、综上所述）祈使词：（责令、严禁、不得有误等）时态词：按期、兹、拟于等办理词：（提请、审核、印发、自行等）结尾词：妥否、请予批复、特此通知、特此函告、为盼等三、企业常用公文的写作方法（一）报告的写法报告是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问或要求的陈述性公文。属上行文，产生于事后。1．报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告。2．报告的结构包括首部、正文和落款三部分。首部标题主送机关发文机关事由文种受文单位。全称、顶格。报告正文导语（引据、开头）报告事项结尾开门见山地简要说明报告的主要内容或基本情况，报告的原因、目的、意义，然后用“现将××情况报告如下：”引入正题。报告事项是报告的核心部分。要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析。结束语，另起段写。工作报告和情况报告常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。首部包括标题和主送机关。标题通常由发文机关、事由和文种三个要素组成。主送机关即受文单位，应写全称，顶格写。正文包括三部分内容：报告引据，即开头部分。要开门见山地简要说明报告的主要内容或基本情况，报告的原因，目的、意义，然后用“现将××情况报告如下：”引入正题。报告事项是报告的核心部分。要准确简要、条理清晰地将有关工作或事件的情况表述清楚，并加以扼要分析。如是汇报工作，则应先写明工作的基本情况，再写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施及由此带来的直接效果，最后写存在的问题和今后的大体工作设想。如是反映问题，则应先对所要反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决问题的意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应先扼要叙述上级交办的事项和任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法和措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等。最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因及应负的责任，最后写处理结果及今后工作的改进意见。结尾部分。结束语，另起段写。工作报告和情况报告常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。落款部分最后是落款和日期。在正文后写上发文机关和日期。3．报告的写作要领：⑴注重实效，情况真实。⑵正确把握综合报告与专题报告的写作技巧及要求。⑶篇幅要简短，用语要精炼。⑷要切实把握报告写作的通用规则：情况----做法----问题(意见)；情况(做法)----问题----今后意见；情况----问题----今后意见；情况----原因(责任)----下步做法；情况----原因----责任及处理意见；情况----问题----建议等。例文：关于请求解决水渠硬化水泥的报告县财政局：我上湘村是通道县第一批社会主义新农村建设示范村之一。近几年，在上级党委、政府及有关部门的关心支持下，基础设施建设取得了显著的成效，人民生活水平有了很大的改善。但今年元月的那场冰雪灾害，把本村去年冬天刚刚修好的灌溉水渠全部冻裂，多处需重新修砌，该水渠长1300米，担负着