业务流程操作规范

HOTSALES网络营销专家业务流程邮箱：[e-mail]分机：4035财务部:余兴慧HOTSALES网络营销专家提纲•第一业务流程操作规范•第二发票、担保单流程操作规范•第三常见问题HOTSALES网络营销专家第一业务流程操作规范提纲：一、业务流程操作分工二、合同领取、签定、审批、提交、回收、作废、查找流程三、业务流程常见问题HOTSALES网络营销专家一、业务流程操作分工1、商务人员：负责业务洽谈、跟单、签单、催款、维护客户关系、客户业务状态跟踪等。2、销售部助理宋雪琴、刘慧晶、宋益萍：负责收发合同、打印资料、所有申请单的发放。3、财务部助理郑寅寅、余兴慧：根据业务员签定的合同提交业务、查找合同。4、财务部康琼：负责开发票、下达担保、及扣发票、担保款等。HOTSALES网络营销专家5、财务部郭艳青：负责空白合同的发放、回收及合同作废扣款登报处理6、财务部罗海枝：负责生效合同确认、作废、周二、四报销做凭证7、财务部出纳王纪云:收业务款、入账、下达业务开通通知8、客服数据人员：负责数据提交、售后服务等。9、行政部：打印机、复印机管理、信封发放、资料复印等。HOTSALES网络营销专家二、合同管理操作规范合同注意事项目前公司的合同分印刷版和打印版打印合同：yahoo海外推广、搜狐竞价、新浪竞价、网站合同、TOM合同、百度火爆地带、支付宝、其它广告类合同等。印刷合同：GOOGLE竞价、YAHOO竞价、网络实名、域名、虚机、邮箱、搜索引擎（新浪、搜狐、网易、百度竞价）、主机类、DMA、无忧建站等。HOTSALES网络营销专家1、合同的领取：A、标准合同1、销售助理在部门总监授权后，向合同管理员定期批量领取已盖章的标准合同，双方登记一级合同台帐；2、业务员向销售助理领取已盖章的标准合同，双方登记二级合同台帐；对同一类别的产品合同，业务员最多只能有2份在手中。HOTSALES网络营销专家3、标准合同的内容如果有修改，业务人员必须填写《合同审批单》，经相关人员审批签字后，合同管理员方可盖章。合同交回助理时，业务人员必须将合同审批单与合同一起交回。注：标准合同的签定一律使用印刷版。如果客户提出先看看合同的内容，可电子版发送，但最终签定用印刷版。HOTSALES网络营销专家B、非标准合同非标准合同由业务员编辑电子版合同，与相关审批人员讨论后，确定合同最终版本，并获取相关审批人员在合同审批单上签字，交销售助理打印。业务员凭合同审批单到合同管理员处申请盖章，合同管理员审核合同审批单上的签字和合同内容，签章并登记一级台帐HOTSALES网络营销专家新兵领取合同A、未办入职新兵不可以向销售助理领取已盖单空白销售合同，见客户需要合同，只能向销售助理领取无章空白销售合同，如需盖章空白销售合同，由该新兵的教官向业务助理处领取。B、已办入职新兵可以直接到销售助理处领取空白销售合同。HOTSALES网络营销专家2、合同的签定合同签定过程中，涉及价格折扣、担保、服务条款变更等特殊情况均需依照相关规范报审，部门经理、总监有义务检查部门成员所做业务的真实合法，如果存在漏报、隐瞒不报或交给公司的合同与客户方留存合同内容不符的，一切与之有关的纠纷、法律责任由当事人承担，部门经理、总监负连带责任；如果部门经理违反上述规定，则由部门总监、分管副总承担连带责任；如果部门总监违反上述规定，则由分管副总、公司总经理承担连带责任；如果分管副总违反上述规定，则由公司总经理承担连带责任。HOTSALES网络营销专家3、合同的审批如果合同内容不是严格按照合同原本上的内容，或者签定的服务是打折销售，则必须得到相应人员的审批通过。具体见下表。HOTSALES网络营销专家审核类别待审内容审核责任岗位审核依据响应时间售价审核打折价格商务经理、商务总监公司最新发布的产品价格文档3分钟特殊服务标准域名、搜索引擎类、新浪邮箱类产品规格、服务标准相关条款客户服务部经理实际服务是否能达到客户的特殊要求0.5小时火速邮箱、虚拟主机、独立主机类产品规格、服务标准相关条款技术总监实际服务是否能达到客户的特殊要求，是否会导致成本的增减0.5小时网站建设类产品规格、服务标准相关条款网建经理实际服务是否能达到客户的特殊要求，并核价0.5小时软件类产品规格、服务标准相关条款技术总监实际服务是否能达到客户的特殊要求，并核价0.5小时法务审核合同条款的法律法规符合性法律顾问相关法律条文2小时流程审核审核合同审批流程是否完整，审核产品报价是否在公司允许的最低价范围内业务助理产品合同管理规范中的“合同审批”规定、公司最新发布的产品价格文档2分钟HOTSALES网络营销专家4、合同的提交A、所有的业务必须签合同，并且盖上客户有效的合同章或公章，（传真件可提交）合同复印件（盖章）与合同原件（未盖章）一并交到财务部。B、更换的业务提交，需先将原合同收回，并重新签定合同，或由客户传真证明，需在证明中注明是什么业务、合同编号及需要更改的原因，加盖公章后，交给助理重新提交业务.HOTSALES网络营销专家C、对于款已到，销售代表要求在无正式合同的情况下提交业务,需由部门经理和部门总监签字，才能提交,销售代表需在隔月15号之前补交有效合同，如果没有按期补交合同,财务部会在月未从业务员工资中扣除相应业务款项（竞价业务每分扣除200元），一切由此引起的经济、行政、法律责任都由签字人承担。上述权限限额每月5个,销售代表、经理等相关人员离职前，必须将补交以前未上交的合同。D、个人业务的提交判断标准：发票与合同一致，必须款到，合同首页甲方客户名称须同合同尾页甲方签字（盖章）名称一致，营销中心提交业务必须营销总监、或营销副总签字，签字人承担相应的责任。HOTSALES网络营销专家5、合同查找管理需要查找合同，销售员发邮件到部门经理、部门经理发邮件到财务部助理处、财务部助理方可查找并复映一份，原件财务部存档、复映件给销售员，销售员并且登记台账。HOTSALES网络营销专家6、合同的回收A、合同管理员每月3日—10日组织销售助理清查上个月领取的但没有返回的合同，对在业务员手中的合同，要求销售助理见到，并做续借处理，对业务员称在客户那里的合同，要求在10日前返回（成功签定或者作废）。如果截止到10日既不能返回也未做续借，则认为合同丢失，财务部人员查出，业务人员离职销售助理未及时上报的，则由销售助理承担登报费用。财务部相关人员负责整理丢失合同的编号并办理媒体申明，火速公司对这些编号的合同视做无效，不再履行责任。B、每月10号业务助理开始查询针对那些已领取空白销售合同越过一个月未签单或未交回合同的业务员进行统计，并通知每个业务员交回，至12号查出还未交回空白销售合同，业务助理统一发到财务部空白销售合同管理员处登报，其登报费用由该业务员自己承担。HOTSALES网络营销专家7、合同的作废A、空白合同作废合同填写了内容，但没有成功签署，这类合同为作废合同，业务员要及时将作废合同交给业务助理，业务助理及时进行作废合同的台帐登记。B、已生效合同的作废1、已生效的产品合同未经合同双方书面确认不得进行作废操作2、已生效的产品合同如果是整份合同的业务作废，必须将原合同收回，交给财务部作废合同及业务并登记台账HOTSALES网络营销专家8、合同遗失处理A、业务员遗失业务员发现空白销售合同遗失，发邮件到财务部空白销售合同管理员处挂失，必须说明合同编号。每月10号至15号联系报社登报。其登报费用由业务员自己承担。B、客户遗失业务员发现空白销售合同在客户处遗失，业务员到业务助理处领取一份＜＜合同申明作废＞＞单，必须填清楚，交原件到财务部空白销售合同管理员处登记。＜＜合同申明作废＞＞必填项客户名称，合同项目，合同编号，作废理由，对方合同当事人签字，盖公章，如有一项未填清楚或漏填，空白销售合同管理员有权不受理。HOTSALES网络营销专家客户多次＜＜合同申明作废＞＞注意事项：A、发现同一家客户出据二次（或二次以上）＜＜合同申明作废＞＞不同类别合同视为有效的＜＜合同申明作废＞＞。空白销售合同管理员备案存档不登报，并回访客户确认。B、发现同一家客户出据二次（或二次以上）＜＜合同申明作废＞＞且同一类别合同，连同第一次视无效的＜＜合同申明作废＞＞，统一登报处理，其登报费用由业务员自己承担。HOTSALES网络营销专家每月空白销售合同登报处理A、每月10号开始业务助理开始查询针对那些已领取空白销售合同越过一个月未签单或未交回合同的业务员进行统计，并通知每个业务员交回，至12号查出还未交回空白销售合同，业务助理统一发到财务部空白销售合同管理员处登报，其登报费用由该业务员自己承担。B、空白销售合同在客户处业务员提供空白销售合同在客户处的任何证明（如，书面证明，可以传真件，电子邮件证明等）此合同暂时不登报，如到下个月还未回，一律做登报处理，登报费用由业务员自己承担。HOTSALES网络营销专家C、空白销售合同已签单（或未签单）在半途中业务员写保证书，说明合同在几天内一定交回，此合同暂时不登报，如到下个月还未回，一律做登报处理，登报费用由业务员自己承担。D、凡空白销售合同做登报处理后，业务员又拿此合同签单回来，此业务无效，财务部及财务助理有权不受理此业务的提交HOTSALES网络营销专家三、业务流程中的常见问题合同交给销售助理、业务提交后存在的常见问题：1．业务已经提交，现在在哪个服务状态呢？销售管理----客户业务管理----查询客户名称----点击业务-----服务状态HOTSALES网络营销专家HOTSALES网络营销专家2．业务提交了，客户却因某些原因需更换合同或更换业务，需走哪些流程？答：更换合同的处理方式为：客户联合同收回，交给财务部作废合同及业务；更换业务处理方式为：让客户在合同的修改处加盖公司公章，或让客户出具一份证明，并在证明上注明清楚业务类别、合同编号等及要更改的原因，并加盖公司公章后，交给助理重新提交业务!HOTSALES网络营销专家1、正常发票流程（走CRM系统提交发票申请）业务员签定合同------助理提交业务------合同管理员确认合同------业务员在CRM系统里创建发票------财务管理------发票管理------新建------选择客户名------添加所要开发票的业务类型------提交之一、发票流程及相关规定HOTSALES网络营销专家2、申请三无发票流程（无合同、业务、款项）业务员到销售部助理处领取三无发票申请，经理签字批准，7天之内款项不到将发票退回，(特殊情况除外)，发票金额必须等同或小于合同金额，若开票金额超过合同额，并且客服部回访，客户声明已全额到款的但财务未收到，财务部则在当月业务员工资中按开票的金额全额扣回并通知人事部处理。(部门经理签字必须对三无发票承担相应责任)(注：合同如果签回，业务员不走正常流程开票，仍然拿三无发票申请单开票，经理照常签字，这种情况财务部统计发现，给予商务经理和业务员处罚)也就是说已签单合同业务员需要开发票必须通过CRM流程提交。HOTSALES网络营销专家发票开票及退票注意事项：1、发票开票业务员需要在发票存根联上(黄联)签字，方可拿走发票。2、发票作废退回，业务员拿给发票管理员的时候，一定要在发票退票登记本上登记，如果不登记发票丢失，业务员承担相应责任，另外，退回作废一张发票必须扣五元钱。HOTSALES网络营销专家发票相关规定：1、当发票开票的客户名称和crm中到款的客户名称不一致时，需提供客户开具、加盖公章的证明；2、财务部每月12日对销售部上月月初到本月月末(客服部上月9号到本月8号)已开票、款未到的发票按开票金额扣款，隔月财务部会将上月发票已扣款未到款的客户明细列表交由客服部专人回访，若回访结果为客户已付款，财务部会将名单反馈给人力资源部，人力资源部立即对此人做开除辞退处理;HOTSALES网络营销专家3、对于离职人员，若有发票未到款的情况，需先由客服部专人当天回访，并将到款情况反馈财务部，财务部再进行后续的工作；4、对于接手离职人员的未到