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六轮安徽项目第一次督导情况通报第六轮中国全球基金艾滋病项目安徽省项目管理办公室二OO八年八月·合肥一、目的全面了解第六轮中国全球基金艾滋病项目安徽省项目实施机构工作开展情况，及时发现和解决项目工作中存在的问题，提高项目工作质量，保证项目进度，确保项目指标的顺利完成。二、组织与实施实施机构自查省级现场督导督导评估前培训：督导小组成员进行培训，统一方法和标准，并对每个督导成员在督导中承担的工作进行详细分工；分五组向后对合肥地区、皖北地区、皖南地区、江淮之间地区的项目实施机构进行现场督导；三、督导时间及人员时间：2008年7月10日－8月2日；参加人员：NGO专家组成员；艾滋病防治专家；项目工作人员。四、督导方法及内容督导方法：听取项目进展汇报，查看项目资料、人员座谈，与受益人群访谈等方式；督导内容：内容有项目管理和财务管理情况、4-6月份项目计划活动执行情况、项目指标完成情况、项目经费使用情况等。五、项目进展大部分项目实施机构领导对项目工作高度重视，成立项目执行小组，落实人员，明确分工，定期考核。利辛县慈善协会，定期召开项目例会，对项目工作中存在的执行情况进行总结，制定周计划，分解项目工作任务，明确责任人，组织结构合理，这为项目的顺利实施奠定了基础。五、项目进展项目执行人员工作态度认真，责任心强，马鞍山市文化市场行业委员会、铜陵市姐妹健康家园等项目实施机构还按照项目督导方案，积极的进行了督导前自查，补缺补差五、项目进展大部分项目实施机构能够按照项目计划书制订的项目工作内容，按计划的开展各项项目工作；寿县性艾协会众兴镇分会、皖南医学院等4-6月份项目计划执行率达到100%；安徽省农科院植保所严格按照项目计划的内容，认真选取关怀对象，注重与目标人群的交流，多次深入基层技术指导，项目质量较高；“江淮同心”工作组，充分利用MSM人群的特点，结合形式多样的娱乐活动对目标人群进行行为干预，扩大干预面的同时注重VCT服务的宣传与推广。五、项目进展整个项目财务进度虽然较为滞后池州市性艾协会等能够做到及时报账，保证了资金的使用率；铜陵市性艾协会的财务人员能够按照项目财务管理要求，严格按照项目计划预算进行财务管理，确保项目财务支出的规范性。五、项目进展基本完成我省半年的项目工作指标任务，如暗娼与嫖客、MSM人群的干预人数等，部分项目指标还超过本年度项目指标要求，如校外青少年干预数、艾滋病感染者/病人关怀数，指标中安全套的发放数量指标未达到本周期项目指标要求。六、存在问题1、档案资料管理不够规范部分项目实施机构在项目执行过程中未按照项目管理要求，资料的收集和整理不能够做到集中管理、一事一卷、要素齐全。对现场痕迹资料的收集和整理有待加强；如会议缺少会议记录、小结、决算等；阜南蔡寺关爱小组和皖南医学院在开展项目活动是仅有活动日志，未见其他相关材料。缺少对干预活动各种资料的分析和利用情况普遍存在。2、项目执行进度有待进一步加快部分项目实施机构不能够按照项目计划书上的安排，开展相关项目活动，项目执行进度较慢；4-6月份项目执行率未超过60%的有：六安大学生心理协会、马鞍山市娱乐场所业主委员会、铜陵市性病艾滋病防治协会、安徽医科大学等。2、项目执行进度有待进一步加快在六轮安徽项目19个项目实施机构承担的20个项目中，有10个项目不能做到及时报账，省级托管的2个项目的报账进度也较为迟缓，整个财务进度滞后于项目工作进度，影响了项目资金使用率。3、项目工作质量有待进一步加强检查中发现，部分项目实施机构在开展项目工作时未严格按照项目实施方案进行；在开展项目工作中未紧扣项目目标，把握重点项目工作。如基线调查时未涉及艾滋病方面的相关调查、干预模式和内容不符合项目要求等4、项目财务人员管理意识不足部分项目实施机构（或财务托管单位）财务人员对全球基金艾滋病项目财务管理意识不强，不能严格按照项目计划预算，对财务进行有效的审核，存在报账票据不合理、领取补助人员信息填写不全、财务报账佐证材料缺少等现象。5、NGO组织能力建设有待加强在部分草根组织存在人员流动性较大，人员不足，项目组成员分工不明确，团队协作能力不强的情况；部分项目负责人对项目组成员的项目管理培训不够，项目主要执行人员对六轮项目的管理要求不了解，指标定义模糊，对定期上报相关项目材料不够清楚。七、督导建议各项目实施机构负责人要高度重视项目档案资料管理工作，应明确专人负责。加强对六轮安徽项目档案资料管理办法的学习，提高项目组成员的资料收集意识，尤其是项目执行过程中痕迹资料的收集（“记我所做”），资料管理上注意做到一事一卷，要素齐全，集中管理。七、督导建议要进一步强化项目计划管理，确保项目指标的完成。各实施机构要严格按照项目申请书上的时间和活动内容开展项目工作，保证项目工作进度；在保证项目进度的同时，注意项目工作质量，紧紧围绕项目目标开展项目活动，落实“做我所写”的项目工作理念。对督导中发现的不符合要求的项目工作，要进行补缺补漏，以确保项目工作指标高质量的完成对于未按照项目计划的开展的工作，尽快在本季度补全，以保证项目计划执行率。七、督导建议定期对项目资料进行分析，对于现场干预活动和同伴教育活动记录表，建议结合项目季度报表内容定期对项目指标的完成情况进行统计和分析，从而提高项目的执行能力；分析内容可以包括：本月完成了多少人数和人次数的干预任务、发放了多少只安全套、为多少目标人群提供VCT及相关服务（其中检测咨询、检测转介、转介成功、结果告知各有多少人）。在工作存在那些问题？如何解决？等等。七、督导建议加强项目财务人员培训，明确工作任务和落实工作职责。各项目财务人员要严格按照项目的计划预算执行，坚决杜绝超计划、超预算的支出现象的发生，在审核项目各种报销单据有效性的同时还要注意报销单据及报账附件的完整性；要从财务的角度，督促项目工作进度，以保证项目财务执行进度。七、督导建议对于前期工作已经开展而未报账的项目实施机构，加快项目报账进度，确保项目进度与财务进度的一致性；已报账的项目实施机构，对于不符合项目要求的报账单据，要按照项目财务要求，积极整改，确保财务报销单据的规范性。七、督导建议各实施机构在执行项目过程中，要加强与六轮安徽项目办的交流和沟通。定期上报项目进展报告，了解项目工作进展；及时提交项目工作信息，了解工作效果，交流工作经验；及时反馈在项目执行过程中遇到的困难和问题，协调解决，确保项目工作的规范开展。七、督导建议进一步明确第六轮中国全球基金艾滋病项目的总目标。各项目指导单位要立足于项目总目标，要以承担项目的NGO组织为项目主体实施机构，从技术层面指导NGO开展项目工作，不要代替包干，以提高其参与艾滋病防治工作的能力，确保项目总目标的实现。七、督导建议实施机构在规范开展项目工作的同时，加强自身能力建设。要充分利用项目提供的各种资源，以项目工作为平台，注重自身组织建设；充实人员，明确分工，建立健全相关规章制度，以保证本组织的可持续性发展。做我所写记我所做