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TVShopping招商大会运筹期CONTENTS招商大会运作期招商大会结束期运筹期要求一、招商大会信息发布二、会场的选定三、会场的布置四、参会住宿及就餐五、会议资料及礼品的发放六、会议物资的筹备七、人员分组与协调八、会议议程的审定与演练九、会前动员及各小组工作流程演练运作期要求一、会务组的工作要求二、登记组的工作要求三、接站组的工作要求四、会场组的工作要求五、后勤组的工作要求六、业务、沟通组的工作要求七、主持人的工作要求八、公司留守人员工作要求九、用餐时注意事项十、突发事件及客户投诉的处理结束期要求一、招商大会结束来宾的撤离与返程安排二、会务组撤离酒店注意事项招商大会信息发布1、发布时间：发布时间拟定在招商会前20天左右，要做到供应商信息后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参加招商会议。2、发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个会议，来参加有何好处就足够了。3、发布形式：通过电话、电子邮件、短信发送参会回执单，收到回执后通过特快专递或传真的方式将邀请函发出。4、注意事项：发布内容一定要反复校对，以免出错；参会回执单设计要科学合理，能清晰明了的看懂并填写，回执单回收要采取跟踪制度。邀请函版面一定要选择效果好的版面，招商内容主题突出，一目了然；咨询电话至少留两部以上，确保每位参会人员能充分了解招商大会内容。招商大会会场选定1、交通便利：；2、在当地比较知名：3、具备同时开会、住宿、就餐的条件：招商大会会场布置1、交通便利：；2、在当地比较知名：3、具备同时开会、住宿、就餐的条件：参会住宿及就餐1、住宿要求：以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，根据到会数最好给会务组安排四个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好会议期间几点定时拔打叫醒提示电话/用餐电话/会前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后领取房间钥匙。2、就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按酒店标准适当安排，原则是早餐、中餐自助，晚餐按10人台计算，招商大会后答谢晚宴，菜可适当增加，酒水以啤酒或红酒为主。3、会场的费用的结算：专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理参会资料及礼品的发放1、资料发放的种类：a、公司背景及组织结构介绍b、公司形象VI宣传资料c、公司优势及发展战略介绍d、公司运作流程资料e、招商手册f、参会礼品2、资料发放的方式：到达会场后的凭个人资料至会务组接待中心领取；3、资料发放的注意事项：a、凭邀请函领取会议资料；b、根据参会回执单预登记的公司资料及个人姓名领取会议资料；c、根据相关商品开发人员的确认并留下详细资料后领取会议资料；d、如有临时到场的嘉宾，会务组长签字领取会议资料；e、每套资料都应附有选部的名片，以备联系。f、会议资料的内容准备，储备量是确定参会人员总和的150%会议物资的筹备1、会议物资的准备：会议资料的内容准备，储备量是确定参会人员总和的150%。A、来宾资料袋内容：公司背景及组织结构介绍、公司形象VI宣传资料、公司优势及发展战略介绍、公司运作流程资料、招商手册、参会礼品、笔记本、笔、代表证；B、会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表；C、沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份）；D、常用物资：电脑、打印机、打印纸、微波炉、饮用水、饮水机、一次性水杯、照相机、电池、备用插座、便签纸、裁纸刀、剪刀、胶带纸（宽窄均备）、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔等等。人员分组与协调1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要2、分组的设置：A、总指挥：由公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；B、副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，建议设置两人；C、会务组组长：由行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个3、注意事项：分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工现象。会议议程的审定与演练1、会议前10天确定已成内所有致辞讲话稿内容，并由致辞人提供讲稿；2、会议前10天完成所有会议用VCR的制作、审查、测试工作；3、会议前3天与会议致辞领导及人员再次确定时间，确定无其他冲突；4、会议前3天与会议嘉宾再次确定时间，确定无其他冲突；5、会议前3天与会议场地方再次确定时间，确定无其他冲突；6、会议前3天与会议所有主持人开会，再次沟通并确定会议流程；7、会议前1天将会议物资运送至会场；8、会议前1天对会议会场的各项布置工作进行施工并完成测试；9、会议前1天要求所有工作人员到场进行实地彩排；10、会议总指挥、副总指挥会议前1天完成对所有与会有关工作的检查。会前动员及各小组工作流程演练1、会前总动员要让每个与会员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到期最佳；2、会前的演练十分重要，通过模拟演练发现工作流程中的不足和人员分工是否合理，及时调整。3、所有工作人员进入会场后应统一着装，配带公司徽标，注意整体形象；4、参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟，保持健康精品的行业形象，如遇特殊情况也应避开公共场合，公共场合交流中注意文明用语；5、需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位，保证给客户提供舒适的沟通环境；6、注意公司形象，给会场留下好的映象，为下次合作提供基础。会务组工作要求1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，保留联系方式，各个组长每一个人一份，以备急时需要；2、会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗；3、了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等；会务组工作要求4、如来宾需要特殊的服务如：长话、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责；5、会务组除安排日常接待办公房间外还需安排用于专门与客户沟通的房间；6、会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息；7、来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理；8、掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息；9、如接站车辆途遇塞车，及时向来宾解释，请其等候或自己打车赶往会场；10、做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人，如：来宾之间产生纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。登记组工作要求1、根据会场环境，制定统一的工作流程。2、登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。3、与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。4、提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。5、收取房屋钥匙押金，并转交服务台，防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，避免最终由公司承担的不必要的损失。接站组工作要求1、详细检查接站所用物品：接站牌、《接站人员一览表》等；2、接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式；3、如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，不能离会场和车站太远；4、接站司机应随时待命，合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱岗现象；5、接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等其它来宾则向其说明；6、如遇塞车现象应及时向会务组反映情况；7、如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组；8、若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行；会场组工作要求1、与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。2、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备；3、选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。4、由8-10人在会场入口处迎接来宾，引导来宾按桌牌就坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛；6、来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是一定要减少倒水的次数，频繁倒水一是会扰乱会场秩序。8、为保证会议议程不受干扰，会议期间会场内除摄像人员可以来回走动外，其他人员尽量减少走动。业务沟通组工作要求1、在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来宾去促进；2、了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访；3、准备VI手册，运营手册，各种合同资料的准备；4、会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先沟通。5、沟通时要把握“探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断；6、对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。主持人工作要求1、主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等；2、会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；3、拟定每位嘉宾的经历与职务简介，当嘉宾上台前进行介绍；4、致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌；5、事先准备好活跃会议期间的话题、活动；6、主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。公司留守人员工作要求1、留守期间详细接听电话，并详细记录。2、如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商会情况，如有需要通知会务组派车将客人接至会场。3、留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。4、用餐时可轮换，或叫餐上门。用餐期间注意事项1、会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备量；2、用餐前五分钟安排员工召集休息来宾，并引导来宾就坐；3、如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排；4、对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行安排，客人如自行安排会务组概不负责。5、待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎堆用餐。6、会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确保工作人员充沛体力。突发事件及客户投诉处理1、制定突发事件处理预案，划定责任人；2、如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意；3、如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后；4、公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台，保持公司统一的对外形象。会务组撤离酒店注意事项会物组撤离宾馆的时候，有几个细节要注意，查漏补缺。1、是巡视检查各个客人的房间或者和前台进行问寻，以免有客人忘了东西，同时确定是否有其他事宜；2、结算时公司财务人员要注意餐票问题和房间电话以及退房房间的数量问题，带上会务组的人员以便确认；3、为需要继续住在会议酒店的客人提供方便，除了公司该付出的费用以外，跟前台说清楚按照我们开会时候的标准结算，给客人留一个长久的好印象；4、是把一些资料能带则带，不能带则撕毁，不要随意的留在宾馆，比如说名片或者其他的公司联系方式，被一些不怀好意的人利用，也是后患无穷；5、最终检查所有会议物资是否有遗留、遗漏，完成后撤离。谢谢！