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第1页共4页接待管理规定1、目的：为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定此接待流程及标准。2、职责划分2.1集团办公室为接待组织部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；并于接待结束后2.2业务对应部门在接到重要来访预约后，须报集团办公室，并协助拟定接待计划；2.3其他部门作为接待协助部门，协助配合集团办公室完成接待工作，必要时可想接待组织部门提供合理化建议。3、接待标准根据接待对象的不同，公司接待标准由高到低依次分为一级、二级、三级三个不同等级，接待组织部门根据对应标准安排接待，根据需要安排相应项目，具体可参照接待标准对应表。3.1一级接待标准：3.1.1接待对象省级以上的政府官员；公司所在地市级及以上政府官员；公司有重大合作意向的地区市级及以上政府官员；其他对公司业务推进有重大作用的政府官员（级别不受限制）；重要企事业单位领导；重要客户、供应商；公司领导制定的其他重要对象；董事长出席的所有接待。3.1.2接待标准主接待领导：董事长、副总裁、子公司总经理级别及集团总监以上级别人员。拍照、摄像需全程陪同。第2页共4页迎送：视情况安排接站/送站，主接待人员及拍照、摄像人员应按照通知的时间，提前等候于迎接地点。参观：董事长、副总裁陪同，按预定线路参观。由讲解人沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。参观中涉及到的部门需保证参观区域的卫生、接待物品准备、设备运行、人员迎接等。餐饮：根据需要和客人喜好安排相应招待场所。餐饮费用控制在200元/人左右。住宿：接待人员需提前预定好客人房间（大床房/套房），确定房间号并通知到来访客人。座谈/会议：由所需座谈部门配合集团办公室确保公司环境整洁、会议室室温适度，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。会议期间做好饮品添加、桌面清理等工作。3.1.3接待筹备时间：原则上接待申请部门须提前一周知会集团办公室，并完成《接待工作申请表》审批；3.1.4《接待工作申请表》审批程序：申请人→部门经理→集团中心总监→副总裁→董事长/总裁3.2二级接待标准：3.2.1接待对象：公司所在地的一级接待范畴之外的政府官员；无实质业务来访的市级政府官员；对公司业务有一定推广意义的客户、供应商、重要协会或组织、企事业单位等；公司领导指定的符合二级接待的其他对象。3.2.2接待标准主接待领导：副总裁、集团相关中心总监或部门经理。拍照、摄像需全程陪同。迎送：视情况安排接站/送站，主接待人员及拍照、摄像人员应按照通知的时间，提前等候于迎接地点。参观：副总裁、相关部门经理陪同，由讲解人沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。参观中涉及到的部门需保证参观区域的卫生、接待物品准备、设备运行、人员迎接等。第3页共4页餐饮：根据需要和客人喜好安排相应招待场所。餐饮费用控制在100元/人左右。住宿：接待人员需提前预定好客人房间（标间），确定房间号并通知到来访客人。座谈：由所需会谈部门配合集团办公室确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。3.2.3接待筹备时间：原则上接待申请部门须提前三天知会集团办公室，并完成《接待工作申请表》审批；3.2.4《接待工作申请表》审批程序：申请人→部门经理→集团中心总监→副总裁3.3三级标准：3.3.1接待对象：非投资或意向投资地区，无实质性业务往来的市级以下政府官员；普通客户、供应商、协会或组织、企事业单位等；领导指定的其他符合三级接待的对象。3.3.2接待标准主接待人员：集团相关对口中心总监或部门经理等；参观：相关对口的部门经理及人员陪同，沿途介绍公司展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。餐饮标准：安排在公司小餐厅就餐，就餐档次中档或小餐厅工作餐。住宿：三级接待原则上不安排住宿。座谈：由所需会谈部门配合集团办公室确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3.3.3接待筹备时间：原则上接待申请部门须提前一天知会集团办公室，并完成《接待工作申请表》审批；3.4.3《接待工作申请表》审批程序：申请人→部门经理→集团中心总监/子公司总经理4、接待计划和准备4.1集团办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础第4页共4页上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。4.2集团办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。4.3集团办公室须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员、摄影摄像等。4.4如需宴请，集团办公室提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到集团办公室办理手续领取。4.5如需留宿，集团办公室提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4.6如需接送，集团办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。4.7如需提前购买车票及机票，须将相关信息报集团办公室。5、接待路线公司来客参观路线：根据来客性质及工作需要定制。6、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。7、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。8、附表8.1《接待工作申请表》9、附则7.1本管理规定最终解释权归集团办公室。7.2本制度自公布之日起执行。原有与本制度相冲突的规章制度或其他条款自行废止。集团办公室2013年11月24日