企业OA办公管理系统方案书

OA办公管理系统设计方案书南宁网原创业电脑有限责任公司2012年4月目录一．前言1.1系统需求1.2系统简介1.3系统特点二．系统功能2.1功能模块结构图2.2功能简述三．系统设计3.1登录企业OA办公管理系统3.2系统设置3.2.1职位设置3.2.2角色设置3.2.3人员管理3.3内部交流论坛3.3.1论坛管理3.3.2贴子的使用和管理3.4客户管理3.4.1用户视角和权限3.4.2添加客户3.4.3添加客户接触记录3.4.4我的协同客户3.4.5客户查询3.5我的联系人3.5.1添加联系人（员工联系人、客户联系人）3.5.2添加联系人（自定义联系人）3.5.3删除联系人3.5.4修改联系人3.6我的任务3.6.1概念3.6.2查看任务3.6.3新建任务3.6.4查看其他人员的任务3.7我的邮件3.7.1收件箱3.7.2发件箱3.7.3废件箱3.7.4撰写新邮件3.8短信管理3.8.1我的消息3.8.2已发送消息3.8.3写新消息3.8.4短消息设置3.9我的文档3.10项目管理3.10.1撰写邮件3.10.2投递文档3.10.3项目管理3.10.4显示组员3.10.5权限管理3.10.6目录管理3.10.7订阅项目3.10.8项目移动3.11全文检索3.12系统权限说明四．开发报价与时间五．售后服务一、前言1.1系统需求企业OA办公管理系统，可应用于基础建设工程、软件开发等项目及常规事务性项目的组织管理中。它具有项目任务管理、计划管理、进度管理的基本功能，具有自动编排计划及灵活统计的能力。它也是目前计划编排技术领先的项目管理软件。更多的它不同于常规软件，不需要您进行硬件上的投资，不需要安装。只要能上网，就可以使用。当您的项目任务非常多、任务关系复杂、资源也非常多，因而项目管理变得异常复杂时，本系统可以为您编排项目计划（任务在资源、时间上的分配）；也可以先确定部分关键任务的计划，然后由自动编排剩余任务的计划；在项目进行到任意阶段，随时可以由系统对尚未完工的任务重新进行计划编排。1.2系统简介企业OA办公管理系统基于领先的微软C#.net技术开发而成。除了具有传统的邮件、工作、文档等功能外，还引进了项目管理和知识管理的思想，更加注重工作任务的分解、协同和监督；知识的积累、沉淀和分享，多条件跳转的分支流更为特色，有效为企业构筑协同工作平台。企业OA办公管理系统不仅仅是一套简单的办公自动化系统，其蕴涵的管理理念和协同管理模式是真正值得企业借鉴和系统的价值所在。企业OA办公管理系统可实现：项目树的灵活创建，实现文档与项目归档的一体化，使知识和经验有序地沉淀。通过邮件、公告、论坛、消息等信息平台将沟通成本降到最低，建立快速反应机制。事务流转的自动化，审批的电子化，提高工作效率。任务的发起、协同和确认，创造协同工作的氛围。全文检索引擎，方便搜索信息和资料。与VPN产品的结合，支持远程办公、分布式办公与移动办公。企业OA办公管理系统可有效解决：传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度。任务分配的不明确，缺少协作和反馈。员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升。人员流动对企业造成的损失。缺乏依据造成领导层的决策困难。1.3系统特点完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件。系统基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本。细分的权限管理，可满足用户不同的权限管理要求。灵活的配置，可方便自定义工作表单、环节和流程。系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来，保证系统运行的安全性。良好的系统开放性和可扩展性，为企业轻松架构Internet应用。二、系统功能2.1功能模块结构图2.2功能简述项目管理系统我的桌面项目管理交流论坛我的联系人我的任务我的邮件客户管理我的文档系统设置类短信管理我的桌面我的任务：今天未完成任务列表我的邮件：最新收到的邮件列表我的文档：最新归档的项目文档我的审批：待我审批的项目文档全文检索：对系统中项目文档的全文检索，并有权限过滤机制系统设置各类接点：系统的权限中心和配置中心人员管理：系统账户；由系统管理员添加、修改；可以定义新增、离职、调职还可自定义查询职位管理：组织内的职位结构树，是权限的基本结构角色管理：权力的集合，可以自由定义。系统默认的有组长、组员和系统成员。修改口令：成员修改自己的口令(系统管理员在成员模块中修改口令)交流论坛：包括公告和各版块BBS；有BBS管理权可以添加桌面公告和版块公告，版主可以自由添加版块和版块公告。BBS的功能同常见的，但无须登录；客户管理（客户接触点的管理）我的客户：显示由我负责的客户信息，并添加接触纪录（电话、拜访等）查询、统计：客户资料的统计和分析，销售人员的业绩管理我的联系人公司内部联系人：系统成员列表中获得公司外部联系人：等同于公司客户的联系人自定义联系人：管理私人的联系人我的任务：（含任务协同、任务指派、任务查询）待完成任务：显示今日往后的未完成任务，并对任务操作，如新建、取消、完成、接受未完成任务：显示今日以前的未完成任务已完成任务：显示完成的任务我的发起任务：显示所有我发起的任务，其中包括我仅发起而不执行的指派任务订阅/查询任务：显示我不参加的任务，查询他人的任务我的邮件收件箱：我收到的邮件，全部显示发件箱：我曾经发送的邮件，全部显示废件箱：我删除的收到过的的邮件撰写新邮件：可以有项目属性，并可归档我的文档已归档：我可以查看的已归档项目文档待审批：正等待我审批的项目文档；审批权包括角色指定，或是项目组长。项目管理：项目树的管理，每人看到自己参与的项目内容或权限赋予的内容投递文档：对该项目投递相关的文档撰写邮件：对该项目组成员发送邮件项目管理：项目的创建、删除、修改、移动成员管理：项目成员的添加、删除；组长的标记；组员权限的变更项目订阅：显示我关心的项目内容（本人并不是项目成员，但有权查看）目录管理：创建项目文档库，并有严格权限限制，文档目录可扩展短信管理：站内短信：系统内的消息机制站外手机短讯：发送多个附加手机号码（需要手机短讯设备或接口）三、系统设计3.1登录企业OA办公管理系统当用户链接到本站点后，将首先被要求输入“用户名”和登录“密码”：当用户输入“用户名”和登录“密码”，此时系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”或加密硬件是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（个人桌面）。此首页（个人桌面）页面中，显示与当前操作员有关的文档、任务、邮件、审批等最新的相关信息，点击相关按钮即可进入下一级操作。3.2系统设置系统管理是为企业OA办公管理系统的正常运行提供管理功能，首次运行系统后，首先要通过系统配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。以管理员身份进入系统后，会有人员管理、职位管理、角色管理等接点，当然，这些接点可以利用权限使一般人员可见：3.2.1职位设置职位设置是根据公司现有的组织机构图来构建职位的目录树，将相应的成员添加进去并赋予每个职位相应的权限。可以对该职位进行创建下级职位、修改、删除、移动等操作。此时可以进行该职位下的员工的调职、离职及增加员工的操作，同时可以以站内短信的方式进行提醒。每一职位员工对应有职级（在流程定义时可以灵活使用），在每一职位可以批量定义修改该职位中员工的职级。权限管理的操作：（该处权限管理是对于某职位进行的，所有该职位下的成员会分别拥有该职位的所有权限）删除权限，在该权限前打勾，按“删除按钮”即可删除；增加权限。3.2.2角色设置角色中的成员继承角色的权力，角色与角色没有上下级关系，他们是平行的。通过角色赋予权力，是指按职位或项目的分类来赋予权限而不能实现时，采取的另一种方式，如：系统管理员、资料备份员等，他们既要属于某一职位，又要拥有该职位外的一些特殊权限。在本系统中，还有一些默认的权限，是全体人员都应该有的，如可以看到我的邮件、我的文档、我的任务、我的联系人等目录树；该系统安装完成后有一个系统默认角色，任何新成员都将被自动加入到该角色中，避免了权限分配时的重复劳动。可以进行创建、删除和修改角色的操作。权限管理的操作和职位权限管理相同。角色成员的添加：所有新增用户都默认成为“系统默认角色”成员。如果角色下有成员，您在单击该角色时会在角色成员项里自动显示出来，如果没有，单击非成员选项，这时会显示出公司的所有员工，选择需要的，加入角色就可以了。3.2.3人员管理当员工离开公司、员工调岗，对员工的信息进行修改时操作该选项，并有提醒功能。3.3内部交流论坛BBS是企业OA办公管理系统系统中信息发布的管理中心，也是领导、员工之间进行信息共享和交互的平台。拥有BBS管理权限的用户可以自由添加，删除，修改论坛分类，也可以管理分类下面的板块。如果需要发布公告类的信息，可以选择在系统桌面提示，这样任何用户只要登陆系统就可以看到该信息，使得信息发布变得简单快捷和方便。BBS的结构是：分类板块贴子3.3.1论坛管理3.3.1.1论坛管理权限的分配管理员可以在职位或角色中赋予某人员BBS的管理权限。3.3.1.2论坛分类管理对BBS分类的管理：包括添加分类、删除分类、编辑分类。3.3.1.3板块管理以下界面为对版块的基本管理：包括添加版块，删除版块，编辑版块。“反馈”是版块。3.3.1.4版主的设定选择版主。版主拥有对该版的删贴、发布板块公告的权利。BBS的板块有公共和私有之分。公共的板块是任何登陆本系统的用户都能看到的，私有的板块则只有指定的成员能够进入。可以对私有板块的成员进行编辑，只有选择的用户在进入BBS的时候才会看到这个板块。3.3.2贴子的使用和管理发送新贴公告（点击查看具体内容）贴子列表（点击查看具体内容）贴子状态提示。3.3.2.1发送新贴如果用户是具有BBS管理权限的用户，则会出现系统公告的选择框，选中后可以选择是否在桌面上提醒，如果选择桌面提醒则在系统顶部该主题就会加入滚动条中，点击进入具体内容页（如果从桌面顶部查看公告则无法识别该用户的任何有关BBS的权限）如果发送者是本版的版主，则会出现板块公告的选择框，选中后该贴子的标题就会出现在论坛该板块的板块公告滚条中。在发贴的时候可以选择上传文件，系统能识别的文件类型是：图片类型RM、AVI、MPG、SWF等常用类型，如果非以上文件类型请在上传的时候文件类型选择其他，不然会导致贴子显示不正常。3.3.2.2删除贴子当用户拥有版主或者BBS管理员权限，那么用户可以删除任何贴子（包括其他人员发布的贴子）。如果用户是该贴的发布者那么该用户同样拥有删除此贴的权利。删除贴子将同时删除与该贴绑定的上传文件。3.3.2.3移动贴子版主或者BBS管理员以及贴子发布者都可以对贴子进行转移（板块之间的转移）。3.4客户管理客户管理模块的作用是记录公司客户情况和对客户的走访跟踪记录，包括客户类别、客户等级、走访意图、费用记录统计等。是公司记录管理客户信息，查询统计客户情况的平台。1：用户观察的视角（包括自己和自己的下属）2：操作按钮（添加客户、添加联系人、添加接触情况）3：客户名称（点击查看具体情况）4：销售状态（点击查看客户跟踪记录）5：用户参与的协同客户3.4.1用户视角和权限进入客户管理模块，用户可以选择不同的视角来观察客户情况，可以选择的视角包括自己和自己的下属，当在选择框选择视角的时候，您的操作权限也就相应的会做改变。只有当视角是用户自身的时候才有最完整的操作权限，当选择下属视角的时候，则操作权限就会受限，用户将只能查看客户情况和改变该客户的添加人，其他操作将无法执行。3.4.2添加客户在添加客户界面进行客户基本信息的录入，其中“添加人员”是根据登陆用户身份自动添加的不能更改，如要更改可以由上级领导进行更改。点击“查看全部”查看该客户的所有联系人，并指