如何组织社群线下活动

如何组织社群线下活动策划期/筹备期/宣传期/进行期/复盘期1策划期书写策划书•活动策划团队名单•工作权责与任务分配•活动内容：活动名称、活动基调、活动主题、活动目的、活动日期、活动地点、参与人员、参与人数、分享嘉宾（如果活动有嘉宾）、活动环节等。•重要时间节点安排•物料、场地、嘉宾安排•宣传方式与报名方式•费用说明（如果是收费制）•奖品设置（如果有奖品环节）•合影及后续推广安排BetterMe大本营某次线下活动进度流程表团队分工配置外联组场地管理1.筛选符合活动要求的场地（如咖啡厅、创客空间、培训室；以能寻求资源合作免费使用为佳，并制作通讯录）2.场地洽谈预约，建立场地资料库搭建3.场地设备确认及现场资料管理（设备：如投影仪、话筒等）邀约嘉宾1.嘉宾邀约，向嘉宾介绍社群（统一对外文案）2.嘉宾预约（确定分享主题与时间）；3.在各环节与嘉宾的及时沟通4.确定嘉宾分享文稿与PPT活动支持组引导签到1.现场签到、个人信息采集2.引导人员入场3.发放入场前的物料PPT播放1.负责现场设备2.与主持和嘉宾沟通播放要求摄影师1.拍摄活动过程中有代表性的环节2.过程录像（提前设置好机位）3.活动结束后的合影主持人1.介绍活动主办方、活动主题、嘉宾2.掌控活动流程3.活跃现场氛围线上工作组统筹1.负责线下活动的宏观方向2.开拓资源3.活动方案制定与把控4.统筹安排活动群管理1.接待活动参与人员（答疑、告知时间地点等）2.收集群成员意见并反馈给统筹（如期待分享主题、活动建议等）推广1.线上团队进行群、微信公众号、微博、豆瓣、知乎、论坛或者在自有网站上进行宣传2.团队名称关键字搜索排名优化3.嘉宾线上资源推广，例如：微博宣传、公众号宣传、朋友圈宣传4.活动结束后的二次微博微信等新媒体传播分享复盘总结1.整理参与成员、嘉宾的反馈和总结2.组织团队成员对整场活动进行复盘，完善最初的方案3.输出复盘报告2筹备期嘉宾-如何邀请到名人•通过新媒体和名人建立连接•主动为名人提供帮助建立连接•通过邮件真诚邀请建立直接连接•做出影响力吸引别人主动连接合作方-如何愉快合作•发掘对方的真正需求•看准对接人是什么风格•严格把控细节•对想要合作的对象，多说我们在一起•从合作方的角度写方案•丑话说在前头，降低期望值•同步播报进度让对方心里有谱•合作结束要有复盘总结场地-如何寻找线下场地•寻求身边场地资源•寻找免费场地•选择平价收费场地•寻找公益组织活动场地物料-建立物料清单物料准备跟进项目类别项目名称数量单价费用预算明细负责人场租设备场租投影仪麦克风PPT激光笔电脑宣传物料BetterMe大本营旗子统一发放，线上申请所需数量BetterMe大本营胸章KT板BetterMe大本营贴纸照相机文具类分组工具（扑克牌/号码牌/公仔）笔和纸（游戏用）礼品合计3宣传期•活动主题•活动嘉宾•活动宗旨•活动详情•报名方式•场地介绍线上宣传线下宣传•内容引爆•渠道引爆•运营引爆4进行期BetterMe大本营广州营线下活动具体流程(2016年3月13日下午2点到5点)序号时间环节活动内容预计耗时负责人跟进内容11:30——2:00签到自拍签到不耍赖，并领取游戏编号30minAndy、嘉辉1、打印报名表单；2、黄色便利贴，蓝色便利贴22:00——2:10开场介绍本次活动主题及嘉宾，同时介绍BetterMe大本营和广州营未来的规划5—10min美人1、介绍PPT，美人做。2、广州营简单规划32:10——2:40自我介绍一分钟自我介绍（事先搜集好照片，PPT自我介绍）30min美人1、介绍PPT嘉辉做。2、引导大家自我介绍的时候不要拖堂。42:40——2:45破冰游戏心灵之窗5min美人、娜娜、奕根美人介绍游戏规则，指导员（娜娜、奕根）示范动作。52:45——3:15嘉宾分享“生命不息，奔跑不止”30min嘉宾把控时间问嘉宾要PPT63:15-3:25嘉宾分享嘉宾问答10min美人把控时间73:25-3:40COFFETIME休息时间15min美人要给大家温馨提示1、工作人员（奕根、娜娜）事先准备好热水，泡茶用。2、冲咖啡事宜Andy、奕根、娜娜、冰糖83:40-3:55热场游戏田忌赛马15min美人、娜娜、奕根美人介绍游戏规则，指导员（娜娜、奕根）示范动作。93:55——4:25嘉宾分享“8小时之外，怎样打造个人品牌”30min嘉宾把控时间问嘉宾要PPT104:25-4:35嘉宾分享嘉宾问答10min美人把控时间美人把控时间114:35——4：50总结发言活动总结15min嘉宾、社群成员社群成员表达内心、工作人员表达内心124:20-4:30合影留念、跟拍一起进行大合影，社群成员相互合影丹蕊、墨水超级大合照（爱你们每一个人）活动流程嘉宾接待活动前活动中活动后嘉宾接待-标准手册5复盘期经验总结-制作复盘表经验复制-形成标准化工作流程建数据库-提高资源利用率和团队协作效率社群成员信息库物料库嘉宾资料库场地资源库活动游戏库线下城市文件模板库实战训练如果要你在自己的学校组织一次读者交流会，请@秋叶@秦阳老师做嘉宾，你会如何组织这场活动？策划期筹备期宣传期进行期复盘期