59浅析烟草行业财务信息化建设

59.浅析烟草行业财务信息化建设殷家康（湖南省烟草公司湘潭市公司）在烟草行业的联合重组中，信息化是提升管理水平和整体竞争力的一项重要工程，它作为一种控制与管理工具，成为了良好的信息传递载体。财务信息化建设便是建立在此基础之上的一种新型核算与管理理念，在经营管理各个方面发挥着至关重要的作用。一、当前烟草行业财务管理与会计核算中所面临的问题为了推动烟草商业企业进一步持续、稳健和协调发展，财务管理工作无疑被赋予了更多新的内涵，在打造“数字化烟草”的总体要求下，财务信息化管理成为信息化工作的重中之重。而在当前形势下，传统的财务核算方式面临着以下几个方面的困境：1、各自为政、相互孤立，信息共享难度大烟草商业企业作为大中型国有企业，财务信息化工作起步较早，但由于缺乏统一的规划，所使用的财务软件不尽相同，财务信息化基础良莠不齐，商业企业中省级公司难以通过汇总下属公司财务数据进行数据分析和财务管理；另一方面，当时的财务信息化工作的侧重点主要是以电算化操作代替手工核算，随着行业规模的不断扩大和管理要求的不断提升，单纯的电算化操作已经不能满足财务工作从核算到管理、再从管理到决策的高层次需求，核算与管理之间的矛盾日益显现。同时，业务处理系统与财务系统之间不能实现无缝对接，业务处理系统中的数据无法自动导入到财务软件中进行核算，财务人员需要根据大量的业务单据整理后的结果制作凭证。这一方面加重了财务人员的手工录入工作量，另一方面由于业务处理核算过程的滞后降低了数据的准确性和时效性。2、核算口径不一致，会计信息欠缺真实性由于会计电算化推广实施较早，对财务核算和管理缺乏前瞻性考虑，导致省级公司各下属县市公司会计核算口径不同，各自为政，会计处理流程和核算方式不一致，财务信息缺乏可比性；各成员单位业务流程不一致，跨组织流程无法衔接，执行效率不高；各成员单位基础资料不统一，造成财务信息无法共享、无法集中使用，行业无法进行统一监管，无法保障上级公司进行统一的会计核算和财务管理体系及操作规范的业务流程，行业整体财务基础的管理体系比较薄弱。由于常常不能及时解决财务信息的基础性、时效性和准确性问题，对于体制创新的落实和行业发展也十分不利。3、财务管理不到位，预算管理监管不严财务预算工作对每个企业都是非常重要的，在现代企业财务管理中，把没有预算或预算失控的财务管理看成是粗放的、低效的财务管理。但对于大多数单位在手工方式下预算管理有很多问题是无法解决的。由于省级公司大多实行跨区域经营，还要解决财务预算自上而下的贯彻执行和实时监控问题。由于各自所处的角度和立场不同，导致省级公司与下属县市公司对预算管理工作的关注点不同，预算控制的力度和范围不同，所以在手工管理方式下提供每个预算项目的完成数据都是十分困难的，在现行的预算控制上很大程度上要靠人治，人为参与使预算管理随意性大，因此在解决财务预算自上而下的贯彻执行和实时监控方面难度较大。4、资金监管力度不足，财务管理时效性不强由于财务核算与管理方面相互独立，在资金流向和资金控制上存在着一定程度的脱节情况，省级公司难以及时掌握各下属单位的财务资金变动情况，单纯的资产监管模式或报表利润指标考核模式已经无法适应管理的需要，资金管理有章无序。在无法建立有效的行业预算体系前提下，事前缺乏计划性和预算编制，事中缺乏实时监控，事后审计监督也难免有走过场的问题，投资随意性大、有沉淀现象、周转慢、使用效率不高的问题日益显露。这给商业企业财务管理带来一定的困难和风险，同时也易使省级公司对下属单位的管理粗放化，对行业整体利益的发挥和快速的发展都是极大的障碍。二、财务工作滞后的原因分析及财务信息化需求分析（加强财务信息化建设的必要性分析）针对前述烟草行业商业企业在财务管理方面所面临的问题进行剖析，不难发现其所产生的主要原因有以下两点：一是缺乏集中管理的体制。随着昀近几年行业规模的迅速发展，过去的分权管理模式已明显不适应扁平化集中管理的要求，企业内部管理对集权与分权的尺度把握不够，行业内部难以形成具有高度集中权威的管理指挥系统，缺乏统一的规章制度；二是现有的管理的手段和方式不能适应行业高速发展的需要。目前行业采用的传统管理手段和方式已不适应现在企业管理模式的变革，控制不力，传递不畅，行业内部数据信息形成一个个封闭的信息孤岛，数据流动不畅，利用价值低。无法实现行业的集中管理，还缺乏有效的手段来实施监督和控制。下面就行业商业企业财务在行业财务核算和管理过程中的具体需求进行分析，并就规范行业会计制度、统一财务体系、加强资金管理、预算管理和控制、行业经营层面整合资源等等这些关键环节进行详细需求阐述。1、财务核算需求分析目前，商业企业中省级公司与各下属单位之间的数据传递还是以报表形式体现的，导致省级公司难以及时了解各下属单位实际运营状况。省级公司与各下属单位目前的财务管理系统仅实现了会计核算职能，全行业形成了初步的核算体系，但在行业管控方面现有财务管理系统职能作用发挥较少。因此，在财务核算方面，应进一步通过计算机网络手段实现事前的计划、事中控制与事后分析，打破传统的分散式财务管理模式，顺应企业财务管理集约化趋势，提高企业财务核算和管理水平。2、预算管理需求分析实行全面预算，强化预算管理，对于明确和实施企业的发展战略，协调各机构和部门的工作，提高企业的经营管理水平，提高企业经济效益起着积极的作用。然而，鉴于目前整个行业公司仍处于比较传统的财务管理阶段，管理深度受到了管理手段和管理工具的制约，在预算管理方面不可避免地受到影响。由于省级公司同下属单位的预算关注点和预算控制的力度与范围不同，预算工作目前由省级公司发起来完成，具体方式则是由省级公司下达总体指标，下属各单位编制明细预算并报批。下属单位较多，每年进行预算编制时均需耗费巨大的人力、物力，且很难保证预算的及时、统一和有效监控。因此要从制度上强化预算管理力度与财务控制体系，有效控制及管理下级单位的运营。3、资金管理需求分析目前商业企业中资金管理上控制方式和手段比较落后，省级公司无法及时掌握各下属单位实际的资金存量、占用状况、周转效率、流动比、速动比、应收应付帐款等信息，这种情况的发生不仅使资金不能统筹使用，无形中增加了行业的资金运作负担和经营风险，影响行业整体利益的发挥，同时也易使行业对下属单位的管理粗放化，使资金的使用和周转存在潜在风险。因此，要通过信息化手段建立健全资金使用与管理体系，对不良资金流动实施有效监控，规避资金运作风险。4、决策支持需求分析目前行业内部企业没有统一共享的财务数据库信息资源和工具，财务分析还是采用简单的报表分析和查询或者手工加简单的Excel的技术进行常用财务指标的分析。手工的信息收集造成财务分析信息滞后，不能实时指导经营决策。由于数据不同源，信息不共享，因此尚未具备财务分析的信息基础。5、系统协同平台需求分析随着经营规模的不断扩大，以及经营管理的需求提升，行业内软件开发的投入不断增大，涉及的系统遍及各级烟草公司各种业务日常工作中，但各个系统各自为政，主要是为各个职能部门服务，缺乏系统的统一，增加了一系列的附加问题，如何有效地将各种系统进行整合，做到各个单位之间、部门之间、人员之间、业务之间的协同处理，是未来管理系统必须面对的难题。三、财务工作的需求处理和财务信息化解决方案（加强财务信息化建设的可行性分析）在当前形势下，随着传统财务管理与核算方式的矛盾与问题日益凸现，建设财务信息化系统已经成为烟草行业提升管理水平、提升信息化水平的一项重要的系统工程。以卷烟生产经营决策管理系统为基础，构建全行业统一的信息集成平台，实现信息系统互联互通、信息共享，发挥市场机制的作用，是实现资源优化配置，不断提高全行业经济效益的前提和保障。因此，要从以下几个方面着手解决当前财务工作中新的需求：1、财务核算关键需求处理针对目前的财务核算状况，首先应建立起统一的财务核算体系。从核算体系上看，必须建立统一的财务核算体系，商业企业中统一的财务核算体系需要既满足省级公司的管理需要，又解决各下属单位的管理需求。形成整个行业公司的统一的会计核算和财务分析口径。同时根据管理需求，也可在一定程度上允许下属各单位根据各自管理要求，进一步细分核算体系，调整管理流程；同时各市公司对所属县公司的统一核算，统一纳税，和其他相关费用管理，资金管理，能实行网络核算，平行记账。其次要加强对省级公司与下属单位、下属单位之间往来业务的管理。一般情况下，省级公司与各下属单位间资金往来及业务往来比较频繁，月末财务对帐工作量较大，影响到财务报表编制的及时性。应建立完善的对账体系，实现信息互通以及往来业务的即时核对。2、预算管理关键需求处理全面预算管理是有效的实行计划、控制和决策三大管理职能的前提，因此，企业的行业财务核算体系，应建立在一个高效率的预算控制体系的基础之上。加强企业预算管理基础工作和财务管理信息化进程，制订统一的行业产品代码、材料代码以及产品定额手册，建立企业历史数据库，为制定企业预算目标、审核企业全面预算提供依据。其中，加强财务预算管理是推行和完善是全面预算管理的前提和关键，加强财务预算管理包括各种资金预算、费用预算等，合理编制预算，通过对下属各业务单位项目执行情况的跟踪、核算与管理实现对预算的执行情况进行跟踪控制，有效控制部门、项目费用，降低成本；另外，对于烟草行业，企业全面预算管理现代化离不开信息化，所以信息化要服务于企业的经营管理，要以信息化来促进企业经营管理的规范化、现代化，利用信息化加快企业组织结构的调整及预算管理模式的创新，完善集团全面预算管理软件，保证集团预算管理思想和管理制度得以实现，促进全面预算管理工作的不断深化。3、资金管理关键需求处理（1）通过资金收支两条线管理，加强对下属单位资金的监控结合商业企业的特点，在满足以主营业务为核心的经营循环、投资循环和筹资循环的业务需求基础上，为了提高资金使用效率和降低财务风险，建立以省级公司为中心的高度集中的收支两条线管理模式，通过这种资金管理模式一方面可以实现对行业各个账户余额能动态监控以调度资金，确保资金平衡；另一方面对各下属单位进出资金的合理性、安全性和效益性进行监控，从而使行业内各下属分子公司的资金运作完全置于行业的监控之下。同时实现资金在整个行业范围内的集中管理、统一调度，加快资金周转、提高资金的使用效率，并可结合绩效考核纳入激励体系。（2）加强资金计划的申请和审批，提高资金使用的计划性通过对资金使用计划的网上申请和审批，省级公司可以有计划的对各单位资金额度进行事前计划，并对资金使用过程进行严格的监控控制，通过提高资金是使用的计划性，减少资金使用缺口，降低财务费用。（3）实现资金管理多角度预警，加强对资金使用的控制在资金使用计划的网上申请和审批的过程中，通常会对付款申请进行分级审批的管理，而此时当下属单位将付款进行分拆，多次付款时，省级公司管理层很难及时掌握实际支付情况，控制财务风险；这时就需要多角度的预警体系来加强对支出账户的管理，如对账户进行每月付款总额的预警控制、对账户进行每月付款笔数的预警控制、对账户进行单笔付款额度的预警控制等。4、决策支持关键需求处理在决策支持方面，只要以财务信息化软件系统为应用平台，基于统一软件、统一平台、统一数据库、统一模板的准确、及时、完整、共享的原始财务数据，根据管理需要通过提取数据和组合数据进行财务分析以支持决策。通过对管理决策信息的综合整理，根据经营管理层面的实际需求，预设针对下属单位的财务考核指标进行事前控制，通过预警进行事中控制，以确保管理目标的达成。尤其是重要的财务指标，如对成本费用利润率、总资产贡献率等经济效益指数的根据取数和综合分析。同时通过财务分析对利润中心、成本中心及资金管理中心的绩效进行综合反映。同时应考虑采取集中的管理模式，集中不等于集权，集中是要为行业企业建立一种管理体系和机制，放权是为了让下属企业能有更大的自主决策空间，在放权的同时强化监管职能和力度，要能够实时而全面的了解下属单位真实的运行状况。5、系统协同与应用集成平台关键需求处理协同平台的信息化需求是：将具有共同商业利益的合作伙伴整合起来，通过将整个