记账凭证的填制

填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点，是会计核算的专门方法之一，也是一项重要的会计基础工作。通过本章学习，要求了解会计凭证的概念、意义和种类；了解会计凭证的传递和保管；掌握原始凭证和记账凭证的内容、填制方法和审核；能熟练进行记账凭证的填制。第六章会计凭证一、会计凭证的意义会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、凭以记账的书面证明。审核和填制会计凭证是会计核算的基础环节，也是会计监督的一种专门方法。会计凭证的作用：1.是进行会计核算的依据。2.是实行会计监督的依据。3.可以明确经济责任。二、会计凭证的分类会计凭证按照其填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证两大类。（一）原始凭证1.原始凭证的概念原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的,载明经济业务的具体内容,明确经济责任,具有法律效力的书面证明。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种证明文件。2.原始凭证的种类（1）原始凭证按其取得来源不同，划分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发生或完成时从外单位或个人直接取得的原始凭证。如增值税专用发票（一般格式如表6-1所示）、非增值税及小规模纳税人的发票（一般格式如表6-2所示）、铁路运输部门的火车票、对外支付款项时取得的收据（一般格式如表6-3所示）等都是外来原始凭证。表6-1表6-2表6-3自制原始凭证是指本单位内部具体经办业务的部门和人员，在办理某项经济业务时自行填制的凭证。如收料单（一般格式如表6-4所示）、领料单（一般格式如表6-5所示）、产品入库单（一般格式如表6-6所示）和销货发票等。表6-4表6-5表6-6（2）原始凭证按其用途不同可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证三种。通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如“罚款通知书”、“付款通知书”、“银行本票”等。执行凭证是证明某项经济业务已经完成的原始凭证，如“销货发票”、“材料验收单”、“领料单”等。计算凭证是对己进行或完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证。如“产品成本计算单”、“制造费用分配表”、“工资计算表”等。（3）原始凭证按其格式不同可分为通用凭证和专用凭证两种。通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的凭证。这里的一定范围，可以是全国范围，也可以是某省、某市、某地区或某系统。如全国统一使用的“银行承兑汇票”，某一地区统一印制的“收款收据”等。专用凭证是指一些单位具有特定内容和专门用途的原始凭证。如“增值税专用发票”，“差旅费报销单”等。（4）原始凭证按其填制的手续不同，可以划分为一次凭证和累计凭证。一次凭证是指填制手续是一次完成的原始凭证。它反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务的内容。日常的原始凭证多属此类。如“现金收据”、“发货票”等。另外，外来原始凭证一般均属一次凭证。累计凭证是指一定时期内记载同类重复发生的经济业务，填制手续是在一张凭证中多次进行才能完成的原始凭证。它一般为自制原始凭证。为简化手续，平时随时登记发生的经济业务，并计算累计数，期末计算总数后作为记账的依据。最有代表性的是“限额领料单”（一般格式如表6-7所示）。表6-7（5）原始凭证按经济业务的类别分类A.款项收付业务原始凭证，是记录现金和银行存款收付增减等业务的凭证，既有外来的，也有自制的，但多为一次性的凭证，如现金借据、现金收据、领款单等。B.出入库业务原始凭证，是记录材料、产成品出入库的凭证，可以为一次性凭证，也可以为累计凭证，如入库单、领料单等。C.成本费用原始凭证，是记录产品生产费用的发生和分配的凭证，大都是内部自制凭证，如工资单、工资费用分配表等。D.购销业务原始凭证，是记录材料物品采购或劳务供应、产成品（商品）或劳务销售的凭证，有外来凭证、有自制凭证，如提货单、发货票等。E.固定资产业务原始凭证，是记录固定资产购置、调拨、盘盈、盘亏等业务的凭证，如固定资产调拨单等。F.转账业务原始凭证，是在会计期间终了，为了结平收入和支出账户，计算并结转成本，利润等，而自制的原始凭证，一般没有固定格式，但需注明制证人和主管会计的签章。表6-8（二）记账凭证1.记账凭证的概念记账凭证是财会部门根据审核无误原始凭证填制的,简要载明经济业务内容,确定会计分录并作为记账依据的会计凭证。由于原始凭证来自企业内外不同的方面，种类繁多，格式多样，内容不同且数量巨大，并且原始凭证只记录了交易或事项的内容,不能明确反映经济业务应记入的帐户的名称和记帐方向，因此直接根据原始凭证登记帐簿容易发生错误，所以必须按照会计核算的要求,对审核无误的原始凭证进行归类整理,据以编制记账凭证,指明经济业务应记入的账户名称、方向和金额,并作为记账的直接依据。2.记账凭证的种类（1）记账凭证按用途及使用范围不同：收款凭证(见表6-10)专用记账凭证付款凭证(见表6-11)转账凭证(见表6-12)通用记账凭证（2）记账凭证按其编制方法不同：借项记账凭证(见表6-13)单式记账凭证贷项记账凭证(见表6-14)复式记账凭证汇总记账凭证表6-10表6-11表6-12表6-13表6-14一、原始凭证的基本内容每一种原始凭证都必须客观地、真实地记录和反映经济业务的发生和完成情况，都必须明确有关单位和有关人员的经济责任。这些共同的要求决定了每种原始凭证都必须具备以下几个方面的内容：（1）凭证的名称；（2）填制凭证的日期和凭证的号码；（3）接受凭证单位的名称；（4）交易或事项内容；（5）数量、单价和金额；（6）经办人员的签名或盖章；（7）填制凭证的单位名称。二、原始凭证的填制原始凭证的填制必须严格按下列要求进行：（一）填制内容真实、完整内容真实是指原始凭证所记录的经济业务，必须按照实际发生的情况填制，保证其真实可靠，不允许在原始凭证的填制过程中弄虚作假。内容完整是指原始凭证的所有项目必须填列齐全，不得遗漏和省略。原始凭证中的基本内容和补充内容都应逐项填列。项目填列不全的原始凭证，不能作为经济业务的合法证明，也不能作为编制记账凭证的依据。（二）填制手续完备（1）从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证,必须有填制人的签名或者盖章；自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章；对于开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。（2）购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。（3）发生销货退回的,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明；退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。（4）职工因公借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。（5）经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号等。（三）填制方法规范（1）凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。（2）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。（3）原始凭证应当连续编号，作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。（4）填制原始凭证,字迹必须清晰、工整,并符合有关要求。（四）填制时间及时原始凭证必须按经济业务的执行和完成情况及时填制，并按规定的程序及时送交会计部门，由会计部门审核后及时据以编制记账凭证。这样，有利于保证会计信息的时效性。三、原始凭证的审核(一)审核原始凭证的合法性和合理性即审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家有关法律、法令、政策、制度等法律法规的规定,凭证所反映的内容是否与企业有关的计划、预算或合同相符,费用开支是否符合规定的标准，是否符合规定的审核权限和手续等。对于违规的原始凭证，会计人员应拒绝受理。在审核中如果发现弄虚作假、违法乱纪、贪污舞弊的行为，应向上级主管人员汇报，以便严肃查处。(二)审核原始凭证的完整性和正确性即审核原始凭证的填制是否符合原始凭证的基本要求,如所有应填项目是否填列完整，有关经办人员是否都已签名或盖章，主管人员是否审核、批准，凭证中的摘要说明是否清楚，数量、单价、金额的计算是否正确，大小写金额是否相符等。对于手续不齐备、内容填列不完整的，会计人员应将该原始凭证退还经办人员，待其补办完整后再予受理；对于填写内容不正确的原始凭证，应退还经办人员进行更正后再予办理。第三节记账凭证的填制与审核一、记账凭证的基本内容记账凭证作为登记账簿的依据,因其所反映经济业务的内容不同,其格式也有所不同。但记账凭证必须具备以下基本内容:（1）记账凭证的名称；（2）记账凭证的填制日期和凭证号数；（3）经济业务内容摘要；（4）会计科目及记账方向；（5）经济业务金额；（6）所附原始凭证张数；（7）相关人员签章，收款和付款凭证还必须有出纳人员签名或盖章。二、记账凭证的填制（一）记账凭证的填制要求记账凭证是登记账簿的依据,正确填制记账凭证，是保证账簿记录正确的基础。因此，填制记账凭证除了必须严格遵循填制原始凭证的要求外,还应注意以下几点要求：（1）记账凭证的日期是填写记账凭证当天的日期,年、月、日应写全。（2）记账凭证的摘要是对经济业务内容的简要说明,要正确表达经济业务的主要内容，必须简明扼要,使人一目了然。（3）要正确编制会计分录。（4）记账凭证在填制时,如果发生错误,应将错误凭证作废，重新填制，不得在错误凭证上做任何更改。如果在登记账簿后发现记账凭证错误,则按规定的更正错账的方法予以更正。（具体方法参见第七章。）（5）记账凭证上应注明所附原始凭证张数,以便查对。（6）各类记账凭证在一个会计期间内必须分别连续编号,以便查核。（7）记账凭证填制后,应当在最后一笔金额数字下的空行至合计数上方的空行处划线注销,以严密会计核算手续。（8）记账凭证填写后,应进行复核和检查,相关人员要签名或盖章。（二）记账凭证的填制方法1.收款凭证的填制收款凭证是根据有关现金、银行存款收款的原始凭证填制的，它是出纳人员办理收款业务的依据，也是登记现金和银行存款日记账及其他有关账簿的依据。收款凭证借方科目处应填列“银行存款”或“库存现金”科目,贷方科目栏填写与借方科目相对应的总账科目及其所属明细科目,金额栏填写与贷方科目相对应的金额数，贷方各科目金额合计即为借方科目金额。根据收款凭证记账后,在“记账”栏画“√”,表示已经入账。（一般格式如表6-15所示）表6-152.付款凭证的填制付款凭证是根据有关现金、银行存款付款的原始凭证填制的，它是出纳人员办理付款业务的依据，也是登记现金和银行存款日记账及其他有关账簿的依据。付款凭证贷方科目处应填列“银行存款”或“库存现金”科目,借方科目栏填写与贷方科目相对应的总账科目及其所属明细科目,金额栏填写与借方科目相对应的金额数，借方各科目金额合计即为贷方科目金额。根据付款凭证记账后,在“记账”栏画“√”,表示已经入账。其一般格式如表6-16所示。表6-163.转账凭证的填制转账凭证是根据不涉及现金和银行存款收付的原始凭证填制的。科目栏分别填列经济业务所涉及的总账科目及其所属明细科目,借方科目在上,贷方科目在下。金额栏分别填列与会计科目相对应的金额数,借方金额合计与贷方金额合计应相等。根据转账凭证记账后,在“记账”栏画“√”,表示已经入账。其一般格式如表6-17所示。表6-17三、记账凭证的审核（一）完整性审核主要审核记账凭证所附原始凭证是否齐全,记账凭证摘要是否清楚,日期、凭证编号等相关项目填写是否齐全,有关人员是否签章等。（二）正确性审核主要审核记账凭证所记录的内容是否与原始凭证相符,金额是否相符，应借、应贷会计科目的名称、方向是否正确，账户的对应关系是否正确,借贷双方的金额是否平衡,明细科目金额之和与总账科目的金额是否相符。一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指从原始凭证的填制或取得,经过审核、记账、装订到归档为止