公司备用金管理制度

公司备用金管理制度1.目的：为了加强各分公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。2.备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。3.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。4.备用金借款和报销手续4.1工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式二联。借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，需经部门经理审批签字同意。深圳区域之外的分公司，当地财务部汇总员工的借款单及制编各项备用金的申报表，附上原始凭证统一呈报给当地负责人审批签字同意。最后全部借款单和申报表，由深圳财务部负责人签字批准后，方可到财务部办理借款手续。深圳出纳审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。4.2专项借款人员在完成业务后应在三日内到财务部报销。各分公司固定数额备用金用到三分之二时就要到财务部申报借款，比如行政和调度备用金是5000元，在用完3000元左右时就要报销。填写好“报销单”上各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回深圳财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。4.3借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。5.备用金的管理5.1因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。5.2财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。5.3借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。5.4跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。6.适用范围：集团内各分公司出纳及部门经理的备用金拨付及使用。.备用金管理要求7.１关于司机备用金，每位司机1000元/人。只限于支付汽车过路过桥、停车费用报销。司机油费由公司财务部统一办理加油卡充值。车辆保养需提前申请（必须在4S店进行保养）。司机报销部分仍由行政部签批后，经财务经理、内部审计审核后即可以安排支付。分公司必须有分公司负责人签批后，方可进行报销并支付。7.２关于出纳备用金，只限于支付紧急情况下的现结费用，单笔低于500元以下的公司日常员工报销等或公司一般的零星费用支出。不包含员工的福利补助、宿舍租金、水电管理费用。如果费用金额过大，超过备用金额度的，则需要报批深圳财务部，审核后拨款支付。7.３关于行政备用金，只限于支付紧急单笔低于500元的行政部零星开支（不含司机及车辆开支/保姆报销），申请时部分需有对应呈批件及附件。如快递费报销要附上原件。超大金额的办公用品及耗材由采购部找供应商购买。7.４关于调度备用金用，只限于支付单笔低于500元零星现结成本的开支（不含固定或长期性合作的采购、运费等，且需计入成本工单），申请时需有相对应的工作附件。7.５关于生产备用金，只限于支付单笔低于500元以下的生产车间用品零星购买。生产部连班和晚班的餐费由财务部审核直接支付给餐饮公司。8.报销流程:注：外地分公司由分公司负责人审批如是外地分公司，则需要相应会计审计报销人制费用报销单或或部门主管/经理审批出纳审核财务部审计审核内部审计审核老板审批出纳安排付款