企业档案工作规范培训.

《企业档案工作规范》培训企业档案工作的发展与创新企业管理发展的新趋势表明：管理的系统性、技术与管理结合、即时信息需求等特点，都需要有完整有效的档案管理为基础，也给企业管理创新提出更高要求和指南企业档案工作规范总结：基本经验、规律和要求；借鉴：最新国际标准适应：信息技术广泛应用将行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设《企业档案工作规范》首次对企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。《企业档案工作规范》的制定具有以下特点：第一、管理创新。《企业档案工作规范》适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1《档案管理通则》中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国《企业档案管理规定》中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。第三、经验基础。《企业档案工作规范》从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。第四、信息化方向。《企业档案工作规范》将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。《企业档案规范》的意义：第一：法律法规与企业档案工作间的桥梁；第二：体现管理创新的趋势和与时俱进要求；第三：符合国际管理标准对企业档案管理的要求；第四：为指导和评价企业档案工作提供了指南。标准的分类：按约束力分类，国家标准及行业标准可分为强制性标准、推荐性标准。强制性标准主要是指那些保障人体健康，人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准。推荐性标准，是指除强制性标准范围以外的标准是推荐性标准。推荐性标准不强制执行，但这些标准都是按国家或行业部门规定的标准制定程序，国家有关主管部门可运用行政和法律的手段，鼓励有关方面贯彻实施这些标准。标准的分类：按标准种类分，可分为基础标准、术语标准、试验标准、产品标准、过程标准、服务标准、接口标准、数据待定的标准。其中的基础标准，是指具有广泛的适用范围或包含一个特定领域的通用条款的标准。标准的分类：按照标准化对象分类，通常把标准分为技术标准、管理标准和工作标准三大类。南方电网公司目前的标准也主要分为这三大类。2009年，档案部门发布了两项技术标准，六项管理标准。《企业档案工作规范》从标准化对象看，属于管理标准；从标准种类看，属于是企业的基础标准；从标准约束力看，属于推荐性标准。因而可以说《企业档案工作规范》是属于企业的基础性系统管理的推荐性标准。在《企业档案工作规范》中：“什么”——是档案；“做些什么”——是档案的收、管、用的档案工作；“怎么做”——是管理原则指导下的规范化、标准化、制度化建设；“为什么这样做”——档案是资产、信息、知识、凭证、历史；“做到什么程度”——按照档案形成规律和程序：如三纳入、四参加、四同时等，以及归档范围、整理标准、移交规定、保存期限；“什么时间做”——文件及电子文件形成、收集归档时间；“输入、输出”——输入：人、财、物；输出：信息、凭证、资产；“评价、考核”——自查、认定。《企业档案工作规范》与与国际管理标准：与国际标准ISO9001《质量管理体系要求》ISO9001中提倡的“领导责任”、“全员管理”“过程管理”等思想和原则，将涉及档案工作的组织建设、制度建设、业务建设、信息化建设、设施设备配备等，组成系统的有机整体。同时还汲取了国际标准ISO15489.1《档案管理通则》的理念，提出企业档案资产观念和以资产为纽带的企业档案工作管理体制的新思路。《企业档案工作规范》与与国际管理标准：与国际标准ISO9001《质量管理体系要求》ISO9001中4.2.4：“档案记录的控制”规定：“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（DocumentedProcedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”《企业档案工作规范》与国际标准ISO15489.1《档案管理通则》2001年，国际标准化组织颁布了国际标准ISO15489.1《档案管理通则》。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。该国际标准对档案管理所提出的各类要求，实际上是体现了对档案管理的总体需求。由于该标准在国际上得到普遍认可，因此，2006年，国际标准化组织（ISO）专门制定了国际标准《ISO/FDIS22310信息与文献－－标准制定中档案管理需求规定指南》，规定：在制定其他国际标准时，如涉及到档案管理需求的规定，必须与ISO15489.1中对档案管理要求规定相一致。档案的价值与作用定位。ISO15489.1《档案管理通则》是国际档案界对档案及档案工作价值认识的体现，其中主要包括：1）档案的价值及资产属性；2）领导的作用；3）系统管理；4）过程控制。这些理念和原则与我国档案工作实践，特别是企业档案工作实践吻合程度非常高。而这两个知名度高、应用广泛的国际管理标准，分别代表着国际管理界和档案界的共识。《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求：1、档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。2、组织制度——领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3、全员责任——全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。4、过程方法——重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。5、战略方向——信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。6、系统管理——全程兼。系统是《企业档案工作规范》的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织《企业档案工作规范》的实施。这些原则及其所代表的观念，集中反应和体现了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。《企业档案工作规范》的定位《规范》涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说《科技档案案卷构成一般要求》、《归档文件整理规则》等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么《规范》就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原则、组织建设、制度建设等及要求。《企业档案工作规范》的结构与主要内容1、范围：确立了企业档案工作原则、组织和制度要法语，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。适用于大中型工业企业。2、规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是规范性文件。本标准的规范性引用文件有以下22项，其中17项标准，列在本章。3术语和定义3.1企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3电子档案(electronicrecords):具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。1997年召开的首届全国信息化工作会议，对信息化和国家信息化定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系。六个要素是：开发利用信息资源，建设国家信息网络，推进信息技术应用，发展信息技术和产业，培育信息化人才，制定和完善信息化政策。后来又加上了“信息安全”而成为信息化体系七个要素。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《2006━2020年国家信息化发展战略》指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。第4章、企业档案工作总则（基本要求）4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。国际标准ISO15489《档案管理通则》第4章“档案管理的收益”明确指出：档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识，也是殊途同归。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。统一领导、统一管理、统一制度、统一标准4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。这一条提出了企业档案工作任务与目标和方法、技术手段。企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在《企业档案管理规定》关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述，在《企业档案工作规范》后面章节提出规范性做法和要求，应看作是具体任务。企业档案工作目标是满足企业在证据、法律责任和信息等的需求。这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能做到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。市场经济是法制经济，企业与企业之间竞争与合作，企业为顾客提供的产品与服务，都要符合法律法规的要求，即依法经营。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。5.档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系。二是明确档案工