企业档案文件存档规范

1企业档案文件存档规范一、档案定义企业档案，是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。二、档案分类公司将档案分为四类，分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。三、归档时间文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档；外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管两年后向档案部门移交；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。四、档案兼职人员职责（一）认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求；（二）根据文件材料的形成特点和范围，负责本部门文件材料的收集、积累，确保档案的准确、完整、安全；（三）按照制度要求，接受集团档案管理部门的监督、指导；（四）根据归档制度规定，定期向综合档案室移交档案。五、公司档案存档周期按自然年算，每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。六、公司档案存档内容档案在存档时需要准备三份内容：一是完整的档案（整理完成的档案、装订，并标识页数）；二是输出电子及书面卷内目录（详见附件一）；三是档案盒背脊（详见附件二），四是档案移交表。具体存档内容如下：序号一级类目二级类目存档内容存档形式编号要求负责人1一、行政档案1、行政事务（1）公司安全风险工作形成的材料（永久、长期、短期）文本、纸质记录**-fk-编号行政经理2（2）公司内审、管理评审等形成的相关材料（永久、长期、短期）文本、纸质记录32、公安保卫（1）刑事案件处理（永久）声像、纸质记录4（2）交通事故处理等材料（永久）声像、纸质记录5（3）消防、安全管理等材料（永久、长期、短期）纸质记录63、人事管理（1）组织架构、职级评定形成的材料（永久、长期、短期）文本、纸质记录**-rl-编号人力资源经理/27（2）薪资改革、调整等材料（永久）文本、纸质记录专员8（3）工资表、提成表、奖金分配表、绩效考核表等（永久、长期、短期）文本、纸质记录9（4）年度招聘计划、招用人员登记表、员工关系其他审批资料（短期）文本、纸质记录10（5）年度培训计划、培训实施思路、培训实施过程计划等资料（长期（文本、声像、纸质记录11（6）企业文化推广计划、理论支撑及企业文化活动实施过程等资料文本、声像、纸质记录12（7）员工花名册、社会保险审报表（包括增/减员表）、劳动合同管理(永久)文本、纸质记录13（8）员工档案（包括员工辞职以后的工作交接表、转正审批表、解除劳动关系申请表）（永久）文本、纸质记录14（9）人力资源规范化、信息化系统推进过程中形成的材料（长期）文本、纸质记录15（10）人力资源审计清单及在审计过程中形成的文件、材料（长期）文本、纸质记录164、资产管理（1）固定资产盘点表、固定资产报废申请表等（短期）文本、纸质记录**-zc-编号行政经理17（2）物资采购供应计划、物资保管存放、供应调配等，固定资产申请台账等（短期）文本、纸质记录18（3）资产分析报告（永久）文本、纸质记录19二、经营档案1、经营决策(1)公司改革、经营战略决策、经营战略规划、发展规划纲要、转换经营机制等文件材料（永久）文本**-jy-编号综合管理部总监20(2)公司及各中心年度工作规划、计划、总结等(永久、长期)文本21(3)公司信用管理、达标创优文件材料（永久）文本、纸质记录222、计划管理（1）公司经营计划总结、经济招标完成情况等材料（永久）文本、纸质记录233、企业管理（1）公司管理计划、总结（长期）文本24（2）公司管理标准、通知（短期）文本发文管理254、财务管理（1）公司资金管理文件材料（永久、长期、短期）文本、纸质记录资金经理26（2）资产评估、验资报告（永久）文本、纸质记录275、营销工作（1）公司销售计划、总结、销售手册（永久、长期）文本、纸质记录**-yx-编号销售经理28（2）招投标标书（永久）文本、纸质记录29（3）公司网站信息、照片等（永久）文本营销专员30（4）公司宣传报纸、宣传页、折页等材料（永久）文本、纸质记录31（5）公司广告设计、杂志样本等材料（永久）文本、纸质记录32（6）各部门调研分析报告、市场调研、市场分析资料（长期）文本33三、业1、业务（1）业务实现过程中依据各类标准、流程形成的记录表纸质记录**-yw-编号各生产3务档案发展单运作岗34（2）运输车辆形成的相关表单（短期）纸质记录352、合同（1）客户类合同（2）班线运输车辆合同（3）供应商合作合同（4）采购合同（5）租赁合同（6）民间借贷合同（7）其他合同文本、纸质记录CD-年份-编号行政经理363、客服（1）客户投诉台账（短期）文本、纸质记录**-kf-编号客服岗37（2）客服中心工作、客户投诉等报告（长期）文本、纸质记录38（3）客户满意度调查表、调查分析报告（长期、短期）文本、纸质记录39（4）索赔函及处理客户投诉的各类表格（短期）文本、纸质记录40四、财务档案1、凭证（1）会计凭证（30年）纸质记录按集团档案要求编号各会计岗412、账簿（1）总账、明细账（30年）文本、纸质记录财务专员42（2）现金日记账、银行日记账（30年）文本、纸质记录433、报表（1）税务报表、资产负债表、利润表（永久）文本**-cw-编号各会计岗44（2）年度财务报告（决算）（包括文字分析）（永久）文本45财务单据(1)运单\整车运输议(5年)纸质原件资金数据管理岗位46(2)公路运输发票存根联(5年)纸质原件47(3)银行账户资料(开户＼变更＼注销＼银行印鉴卡等)(永久)纸质原件48（4）银行对帐表（10年）纸质原件494、其它（1）货币资金盘点表、备用金盘点表、缴款日报盘点表（短期）文本、纸质记录财务专员50（2）会计档案盘点表（短期）文本、纸质记录51（3）财务清算实地盘点汇总表、办理移交汇总表、财务交接表、后续事项处理表（短期）文本、纸质记录各会计岗七、公司档案存档要求（一）以下对接人员即公司各部门档案管理人员序号部门档案管理人员序号部门档案管理人员1****4****2****5****3****6****（二）存档形式要求1、在档案存档过程中，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。声像档案的暂时只以电子文档形式存档。2、各部门整理归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更收。43、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件应用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。文件材料质地优良、字迹线条清晰、工整。4、各部门在各项活动中直接形成的录像、照片等需以刻录成光盘，移交时需辅以文字说明（写明四要素：时间、地点、人物、事件、照片数量）。（三）档案移交要求1、收集：各部门由对接人负责本部门的档案管理与移交工作，部门内部由对接人各自对接；2、整理：由各对接人按分类（按模块、按时间分类）、编号、装订（三点一线，16厘米）、填写《卷内文件目录》（附件一）、填写备考表，经本部门负责人检查签字后提交行政，再由行政到集团档案室填写《档案移交（接收）登记薄》，办理移交手续。3、移交：行政档案、经营档案、业务档案由各对接人与**直接对接。会计档案因数量较多，存档要求高，由公司财务直接与集团档案负责人**对接存档。（四）各部门出具的档案管理标准/规范要求本方案规范的是**公司档案管理，各部门可以在此要求下有针对性的出具自己的档案管理标准/规范，以期达到对档案更有效的管理。八、附件附件1：《卷内文件目录》附件2：《档案盒背脊》5附件一：卷内文件目录部门：分类（模块）：编号：盒号:序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注1按照公司编号要求填写（公司部门/人员名）文件材料名称存档日期总页数23456789101112131415附件二：6LOGO编号起始号至编号终止号人力档案LOGO编号起始号至编号终止号资产档案LOGO编号起始号至编号终止号经营档案LOGO编号起始号至编号终止号营销档案LOGO编号起始号至编号终止号业务档案LOGO编号起始号至编号终止号风控档案