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《公文写作与处理》课程代码：00341授课教师：张群丽第十章公文处理工作第一节公文处理工作概述一、什么是公文处理工作（Ｐ270）在机关秘书部门的工作中，公文处理工作是一项最主要最大量的日常工作。它通过公文的拟制、办理、管理以及整理归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的科学流程。广义的定义：就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。1、从发文阶段来说，从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨论修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。2、从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。3、从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实作好公文的平时管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。4、从公文的整理归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理编目，进行归档保存。公文处理工作狭义的概念：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。二、公文处理工作的4特点（Ｐ271）1、政治性：是指机关的公文处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执。公文处理工作还是整个国家机器正常运转的重要保证。公文处理工作是提高工作效率的重要环节。2、时限性：是指公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的，主要表现（1）凡是入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。（2）公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。3、机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性，以及文书工作岗位的重要性。4、规范性：是指公文在形成、办理、管理和整理归档的过程中，必须遵循统一的规范。三、公文处理工作的作用（Ｐ273）公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分，在机关工作中起着重要的作用。1、助手作用2、纽带作用3、查考作用第二节公文处理工作的任务与组织一、公文处理工作的基本任务公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，及时准确地处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。公文处理工作的基本任务主要包括：（Ｐ275）（1）文件的收发、登记和分送；（2）文件的拟办、批办、承办和催办；（3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；（4）会议、汇报、电话的纪录和整理；（5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；（6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；（7）处理群众来信；（8）为机关领导准备有关资料并完成领导人交办的其他文书工作的任务。二、公文处理工作的组织（Ｐ276）公文处理工作的组织，包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。（一）公文处理工作的组织机构（视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少，大体上分成3种情况）1.对于一些较大的机关来说，考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。2.对于较小的机关或基层单位设立专职或兼职的人员处理；3.企业单位设立专门的文书科或秘书科；小型企业在办公室设立专、兼职的文书工作。（二）公文处理工作的组织领导（Ｐ277）一般地说，公文处理工作的领导、指导关系可以从以下4个方面来分析：1.从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作；2.从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导；其主要职责：①对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。②总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。③设计文书规格，促进机关公文工作的规范化、标准化。④指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。⑤制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。3.从上下级机关的关系来说，上级领导机关办公厅（室）负有责任对其所属的机关、单位的公文处理工作进行业务指导。4.从机关主要业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责是：①负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处里的工作事项。②在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处里工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。③拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。5.对机关档案部门来说，机关档案部门所开展的档案业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要的职责是：①协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。②同机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。③从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议（三）公文处理工作的组织形式公文处理工作的组织形式，是指一个机关如何组织和安排公文处理的各个环节。1.公文处理工作组织形式的类型：从建国以来的公文处理工作实践来看公文处理工作的组织形式大体上可分为两种类型。①集中形式：是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个基本环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行②分工形式：是指将一个机关的公文处里工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工责任进行，可分为按文件内容和职责分工，按公文处理的不同环节分工2.公文处理工作组织形式的选择（通常要结合考虑以下5种情况）（Ｐ280）①机关的工作性质、任务和职权范围；②机关内部组织机构设置的层次、数量；③机关收发文件数量的多少；④机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近；⑤机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备；小机关和基层单位适用于集中形式中等机关可集中也可分工大的机关采用分工处理形式第三节公文处理工作的原则与要求一、公文处理工作的基本原则1、公文处理工作基本原则的演变过程：19551981199319962000（Ｐ281-282）2、公文处理工作的基本原则是：“公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。”二、公文处理工作的具体要求：（Ｐ282）准确周密，确保质量；及时迅速，注重实效；保守机密，安全可靠；集中统一，加强管理；实事求是，遵规守纪；精减文件，提高效率。1、公文处理工作必须准确、周密，确保质量；公文处理工作的质量至关重要。2、公文处理工作必须及时、迅速，注重时效；3、公文处理工作必须做到安全可靠，确保机密；4、公文处理工作必须加强集中统一管理；5、公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行；6、精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义；本章重点小结1、公文处理工作的特点有哪些？（1410简P271）答：公文处理工作的特点是政治性、时限性、机要性和规范性。2、试述机关公文处理工作及其特点。（1301简P270－273）答：公文处理工作是一项最主要最大量也是最重要的日常工作。它通过公文的拟制、办理、管理以及整理归档的一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息运转与处理的科学流程。其特点有：政治性、时限性、机要性和规范性等1.政治性，是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。2.时限性，是指公文处理工作中，时间上的限定性要求是非常严格的。3.机要性，是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性，以及文书工作岗位的重要性。4.规范性，是指公文在形成、办理、管理和整理归档的过程中，必须遵循统一的规范。