制作并发送会议通知

知识目标：了解会议通知的基础知识，掌握制发带回执的会议通知的方法能力目标：能够正确制发带回执的会议通知制作并发送会议通知会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文，是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。一、会议通知的作用（1）传递会议信息会议通知可以传递有关会议的内容、性质、方式、时间、地点等基本信息，以便与会者做好充分的准备，按时赴会。（2）收集信息收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件。（3）反馈信息向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、人数等，为会议的接待工作做准备。（4）履行相关义务在一些法定性会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者权利的尊重。二、会议通知的种类（1）按通知的形式»口头通知——具有方便、快捷、即时的优点，但容易遗忘»电话（传真）通知——快捷、准确，但需要会务人员作通知情况书面记录»书面通知——手续较多，时间较慢，但显得严肃、庄重，且具有备忘的作用»电子邮件通知——快捷、准确、成本低、内容全面，没有网络的地方除外重要的会议应当使用书面通知（2）按通知的性质»预备性通知——请与会者事先做好参加会议的准备»正式通知（3）按通知的名称»会议通知——用于研究工作、进行决策的会议»邀请函（信、书）——一般用于横向性的会议，即发送对象是不受本单位职权制约的单位和个人，具有请约性和礼节性。如召开学术性会议、贸易洽谈会议、产品发布会、节庆会议，以发邀请函为宜。»请柬——主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等等。发送对象一般都是上级领导、社会人士、兄弟单位等，会议请柬是一种礼仪性书信，具有正规庄重的特点，还具有作为会议入场凭证的作用。»海报——是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。»公告——是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。三、会议通知的写作发文机关+事由+文种（完全式标题）事由+文种（省略发文机关的标题）会议通知（小型会议或日常例会）XX（受文对象）：XXXXXXXXXX（会议通知的理由、目的、依据），现将有关事宜通知如下：XXXXXXXXXXX（会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方式等）特此通知（也可省略）发文单位名称（正式会议须加盖单位印章）X年X月X日（汉字书写或阿拉伯数字）附：会议回执单位姓名性别职务联系电话到达车次（航班）到达时间：月日时分返程票预订车次（航班）日期到站数量飞机票月日时分火车票月日时分注：请于X年X月X日前将回执寄至：X省X市X路X号XX收，邮编XXX••教学观摩会通知•时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半•地点：三楼阶梯教室•主讲：音乐系赵鸣教授•内容：严肃音乐的增长和发展•参加者：各系负责教学的主任、助理。••校教科研所•X年×月×日四、会议邀请函的写作发文机关+事由+文种（完全式标题）事由+文种（省略发文机关的标题）会议邀请函（小型会议或日常例会）尊敬的XX女士/先生/总经理：XXXXXXXXXX（邀请参会的理由、目的、依据）XXXXXXXXXXX（会议主题与内容、召开时间与地点、参会人员、参会要求、报到日期和地点、会议组织方联系方式等）敬请光临/特此致函，期待您的光临（邀请惯用语）发文单位名称（正式会议须加盖单位印章）X年X月X日（汉字书写或阿拉伯数字）党报如何进一步提高影响力——《广州日报》“新闻蓝页”开版一周年暨《深蓝》出版座谈会邀请函尊敬的王XX教授：由中共广州市委宣传部主办，广州日报社承办的“党报如何进一步提高影响力——《广州日报》“新闻蓝页”开版一周年暨《深蓝》出版座谈会”定于2007年4月26日（星期四）下午2时30分至5时30分在广州日报采编大楼5楼会议室举行。会议的议题是“如何做好深度报道，进一步提高党报的影响力”。2007年4月《广州日报》新作之一的深度报道板块“新闻蓝页”迎来了一周岁生日。而此时，正值“新闻蓝页”作品集《深蓝》刚刚出版发行。我们拟借此机会举办一次座谈会，深入探讨党报如何做好深度报道，以扩大担保的社会影响力。会议将围绕党报如何做好深度报道、提高党报社影响力展开，以配合报社品牌宣传为目的，以总结“新闻蓝页”一年来的经验、教训为宗旨，力图吸收社会各界的意见和反映，开门板报，提高板报水平。我们诚意邀请您出席座谈会，恭候您的光临！广州日报报业集团二OO七年四月二十三日五、会议请柬的写作请柬（字体较正文大）XX先生/女士（被邀请的单位名称或个人姓名）：XXXXXXXXXX（会议的内容、时间、地点及其他应知事项）敬请光临（敬语）邀请单位（加盖单位印章）或个人姓名X年X月X日（汉字书写或阿拉伯数字）请柬尊敬的陈红女士：郑州经贸职业学院团总支诚邀您于5月23日星期二下午13点参加由郑州经贸职业学院团总支主办的2011——2012年度总结暨五四表彰大会。我们真诚期望您届时到会。此致敬礼郑州经贸职业学院团总支二O一二年五月十八日案例：天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书王丽协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：会议通知致：各部门经理，发自：总经理办公室定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之前打电话告知秘书陈红。电话：51426398王丽没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。六、会议通知的发放管理（1）除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。（2）有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。（3）一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。（4）如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。（5）对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。（6）不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。（7）可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。（8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线.训练项目：课本P57.