上海中医药大学办公系统培训讲义

上海中医药大学办公系统培训讲义1OA简明操作手册前言随着OA的实施，我们也迫切的需要了解如何使用这套系统，那么请大家仔细阅读这份《OA简明操作手册》，这样我们可以更加熟练更加方便的使用OA系统。一、合强OA系统合强OA软件系统是套在LOTUSDOMNO/NOTES系统平台开发的OA软件，LOTUS是目前中国市场上使用最多的一套办公自动化平台，功能既强大且稳定。而合强软件则是在LOTUS技术开发方面比较知名的一家，客户群包括上海杉达学院、金茂集团、南京公路建设局、厦门财政局、中金集团、上海澄西造船有限公司以及证大集团等等。二、进入系统的方式合强OA软件对计算机要求的使用非常低，只要电脑连在内部局域网中，而且装有IE浏览器，即可使用。（因为现在网络上存在很多网页拦截软件，例如：网上助手、瑞星卡卡等，所以请大家使用OA前，先确定已经关闭这类软件。）1．首先打开IE浏览器，在地址栏内键“”（上海中医药大学OA地址）。2．系统检查是否已在本地安装了控件，如果没有安装，提示用户开始安装，点击【安装】（或【是】），开始安装控件。WindowsXP或Windows2003操作系统的提示页面控件（ActiveX控件）是插入到系统中的一些软件组件或对象，是系统用来增强浏览器的应用功能，以实现复杂功能在浏览器上的应用，如组织机构控件、编辑附件控件、在线编辑控件等等。因此，要正常使用系统，必须在本地安装系统自带的控件。控件能否正常安装取决于IE中的如下设置：WindowsXP或Windows2003操作系统环境下，在IE的“工具”菜单中，（1）选择“internet选项”“安全”“internet”，选择“自定义级别”，将“对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”选上海中医药大学办公系统培训讲义23．然后，就可以看到我们OA系统的登录页面了。用户名为每个人“工号”，初始登录密码均为“12345678”。输入用户名和密码之后，点击登录即可以看到主界面了。3．三、系统主界面当我们在登录完成后，即可以看到系统主界面。项设置为“提示”，将“下载未签名的ActiveX控件”选项设置为“提示”。（2）选择“internet选项”“安全”“受信任站点”，选择“站点…”，将服务器IP地址加入到区域中。（3）选择“internet选项”“隐私”，在“弹出窗口阻止程序”区域中，选择“设置…”，将服务器IP地址加入到允许的站点中。Windows9x或Windows2000操作系统环境下，在IE的“工具”菜单中，（1）选择“internet选项”“安全”“internet”，选择“默认级别”。（2）选择“internet选项”“安全”“受信任站点”，选择“站点…”，将服务器IP地址加入到区域中。上海中医药大学办公系统培训讲义3从主界面可以看到，系统把整个界面分成三大块：左侧为日常办公以及文件库更新情况；中间最大的一部分为电子邮件、电子公告、待办工作、传阅工作等几大常用功能；上部为一些操作按钮以及用户个人功能。系统首页分成以下6个区域：四、修改口令为确保口令安全，建议用户定期修改和更新口令，设置的口令位数最好不要少于8位。此外，系统管理员也可以在Domino服务器管理端中设置强制用户定期（如每月修改一次）修改口令。上海中医药大学办公系统培训讲义4点击系统首页模块导航区中的热点“口令”，进入修改口令的页面，开始定义新的口令。修改的口令将在5分钟后自动生效。五、界面定义界面定义提供用户调整系统首页布局和显示内容的功能，点击系统首页模块导航区中的热点“界面定义”，打开界面自定义页面。六、组织机构系统各模块普遍都会用到组织机构，通常是通过热点调用组织机构，选择需要的部门、岗位或人员。为提高性能，系统将组织机构的应用功能设计成控件，获取更多功能实现，例如用户可自定义工作组、进行快速查询与定位、进行显示模式切换等等。上海中医药大学办公系统培训讲义5查看组织机构打开组织机构在系统首页的模块导航区域中，点击“组织机构”，可以打开组织机构页面，查看单位内组织机构的全部信息。显示模式切换默认情况下，组织机构的全部信息按树状层次化显示，点击【列表】，可以切换到列表显示模式。同时，在列表显示模式下，点击【树状】，可以切换回树状层次化显示模式。展开与折叠在树状层次化显示模式下，点击【展开】，可以将全部层次的内容展开显示，点击【折叠】，可以将全部层次的内容折叠。上海中医药大学办公系统培训讲义6快速查询定位在组织机构页面下方，提供了“定位”功能，输入要查询对象名称的汉语拼音首字母，可以快速查询并定位到要查询的对象信息。如果出现不同的名称具有相同的拼音首字母，则默认定位到查询到的第一个名称上，按《F3》键，继续定位下一个，按“空格”键，结束这次定位。如果名称包含多个汉字，建议输入每个汉字的拼音首字母，可实现更精确定位。设置可见节点默认情况下，组织机构页面将显示全部信息，点击【设置可见节点】，用户可以自己调整需要显示的信息和隐藏的信息。点击【反选】，可以将已选信息反选。点击【保存】，保存可见节点设置结果。定义工作组将经常性要选择的一组人员定义成一个工作组之后，用户不再每次都要从组织机构页面中查找并选择这些人员，而是直接选择工作组名称，就可将工作组中的全部人员姓名加入到指定的位置中。新建工作组：在文本“工作组”上，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“新建工作组”，新建一个工作组并命名，即可建立一个工作组。工作组中还可以新建工作组，即允许多级。为工作组添加人员：从左侧的组织机构中选取姓名（不能是部门或岗位名称），用鼠标拖至工作组名称的位置上，即可将所选人员加入到工作组中。每个工作组可加入的人员数目不限。从工作组中移除人员：从工作组中选取姓名，用鼠标拖至左侧的组织机构中任意位置，即可将所选人员从工作组中移除。七、电子邮件我们可以通过点击右上方的[邮件]按钮进入到电子邮件界面。点“邮件”之后，我们即可以在电子邮件界面进行邮件的发送与查阅等操作。上海中医药大学办公系统培训讲义7新建邮件可以通过点击操作条上的[新建]按钮，即可以新建邮件。上海中医药大学办公系统培训讲义8通过的点击蓝色的[收件人]、[抄送]、[密送]等按钮，即可以选择邮件的接受人。然后填写主题以及正文，如果需要增加附件，可以点击操作条上的[添加附件]按钮即可以增加附件。最后，邮件就可以通过点击操作条上的[发送]完成邮件的发送。查阅邮件在邮件界面中，可以通过点击其他人员发送过来的邮件，进行邮件查阅操作。点击后，即会弹出窗口，这样就可以看到对方发送过来的邮件了。上海中医药大学办公系统培训讲义9如果需要记性答复发送人、转发操作，则需要点击操作条上的相应按钮即可以实现。删除邮件因为目前邮箱是无限额，但为了使用邮件的速度流畅，请大家定时删除不需要的邮件。删除邮件的方法是，在邮件的前端的方块打勾，然后点击操作条上的[永久删除]按钮即可以完成删除。八、电子公告电子公告可以在主界面中查看到，也可以通过点击操作条上的[电子公告]按钮进行新建与查看。（具有发布权限）新建公告点击电子公告界面上操作条里的按钮[新建]，即可以开始建立公告。上海中医药大学办公系统培训讲义10标题、保留天数、正文必须手动输入，责任者和公告对象则可以通过点击蓝色的字样，即可以选择。如果需要增加附件，则可以进行[添加附件]的操作。最后，点击操作条上的保存，即可以完成电子公告的公布。查询公告在主界面中或者电子公告界面中任意点击电子公告的标题，即可以查询电子公告。九、在线短信在线短信用于向同事发送即时消息或进行留言，时效性强。短信发送后将自动弹出并显示在收件人的窗口中。1查看用户在线情况在系统首页模块导航区中，点击“在线短信”，可以打开在线短信页面。该页面列出了已登录系统的全部用户姓名，点击“显示组织机构”或“显示全部人员”，可以查看整个单位的全部用户姓名，其中，在线的用户姓名显示为黑色字体，非在线的用户姓名显示为灰色字体。在姓名列表下方的输入框中，输入汉字拼音首字母，可以快速定位查询到需要的姓名。上海中医药大学办公系统培训讲义112发送与回复短信1．在在线短信页面中，选择收件人姓名，允许多选。2．在编辑框中，填写消息内容。3．点击【发送信息】，发送短信消息。3设置短信刷新频率在在线短信页面中，点击【设置消息检查频率】，输入短信刷新频率（单位：分钟），指定系统每隔一定的时间检查是否有新短信到达，如果有新短信，则自动弹出并显示短信内容。默认的时间为3分钟，推荐设置为1分钟，这样收到的消息能及时的反馈。上海中医药大学办公系统培训讲义124查看历史短信在在线短信页面中，点击【历史记录】，可以打开在线短信历史记录模块，该模块按收件箱、发件箱分别存放短信接收、发送的历史信息。用户可以定期对收件箱、发件箱进行清空维护。九、日常办公日常办公作为整个OA系统中最重要的一个功能，可以使目前局内的文件成为一个完成的处理过程，及时并迅速的完成文件处理、审批、发送等功能。日常办公是按照文件办理状态分类的，主要有以下几类：待办工作：您还未签收处理的文档。在办工作：您已经签收，正在手中办理的文件。转发工作：您已经提交给下一个办理环节，但是下一环节的办理人尚未签收的文件。传阅文件：您已经签收，将文件在传阅给相关领导查阅。拟办工作：您新建工作的草稿，但是尚未进入相关流程。流转监控：流程管理者可以在视图中监控到所管流程的全部工作的文档处理情况，执行催办、特送、删除等操作，他们通常是分管这项工作的领导或负责人。委托办理：当用户因某些原因造成一个时期内无法处理公事时，可以在视图中将工作委托给指定的用户（即受托人），授权受托人在指定的一段时间里全权处理指定的工作。这些指定的工作只是包含日常办公模块中的工作文档，不包括系统其它模块。在系统首页中，分别有“待办工作”和“代办工作”两个窗格用于显示，便于用户及时了解和快捷处理自己的当前工作，点击文件标题可打开相应的文档。在系统首页中，直接点击[日常办公]，进入日常办公模块，如图：新建文件上海中医药大学办公系统培训讲义13新建文件有以下几种执行方式：点击“待办工作”和“代办工作”列表的窗口标题。在日常办公中，选择“拟办工作”（或者打开“在办工作”、“待办工作”、“转发工作”等窗口），然后点击操作条上的[新建]。系统会弹出文件类型选择框，然后选择相应的流程。在选择完流程并点击确定后，该文件的表单会自动显示上海中医药大学办公系统培训讲义14根据情况填写相应的内容，然后点击操作条上的[标题]按钮，完整的填写标题。如果需要增加附件，可以通过点击[添加附件]按钮来选择。当一切都填写完毕后，只需要选择操作条上的[提交]，然后选择发送的流程以及人员，即可以进入下一流程。签收文件在主界面的待办工作中，可以找到需要签收处理的文件。点击文件标题即可以查看到文件内容。上海中医药大学办公系统培训讲义15如果需要签收，可以点击操作条上的[签收]来完成签收操作。处理文件在签收完文件后，如果需要马上处理该文件，必须点击操作条上的[编辑]来对该文件进行操作。填写意见在所有的流程操作中，填写意见为非常重要的操作。在处理文件时，可以点击操作条上的[填写意见]来进行操作。意见可以手动输入，但是系统已经预先设置好一系列常用意见，还可以通过点击[加入]按钮左侧的下拉框进行选择。选择完后，点击[加入]按钮，该意见即会出现在意见框内。最后，点击确定即可完成意见的填写。上海中医药大学办公系统培训讲义16在意见填写完成后，请按“提交”按钮，然后会让选择相应的办理人员和环节。上海中医药大学办公系统培训讲义17结语在大家对OA系统有了一定了解的基础上，我们的办公效率即会产生一个质的提高。本手册仅为一个简单的操作介绍，可能内容不尽详细，但是随着时间的推移，大家的使用技巧也会日渐熟练。所以，希望大家在平时可以尽量的抽空熟悉该软件，使整个系统在正式投入运行后，能更好的习惯工作方式的转变。