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第五章会计账簿第一节会计账簿概述会计账簿的含义一会计账簿的作用二会计账簿的分类三一、会计账簿的含义会计账簿是以会计凭证为依据，由一定格式、相互联系的账页组成，用来序时地、分类地、全面连续地反映企业各项经济业务内容及其变动情况的会计簿籍。二、会计账簿的作用（一）为经济管理提供系统、全面、连续的会计资料，为管理和决策提供重要的会计信息；（二）了解和掌握企业的财务状况和经营成果，有利于加强财产物资的管理与核算；（三）为编制会计报表提供综合和详细的资料，为会计检查提供依据。三、会计账簿的分类（一）按账簿的性质和用途分类1．序时账簿。亦称日记账簿，是按照经济业务发生或完成情况的先后顺序，逐日逐笔、连续登记的账簿。2．分类账簿。是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户分类登记的账簿，也称分类账。按照分类的概括程序不同分为总分类账和明细分类账两种。（1）总分类账。简称总账，是按照总分类账户设置和登记的账簿，用来登记全部经济业务，提供总括核算指标的分类账簿。（2）明细分类账简称明细账，是根据总账科目设置，按其所属的明细课开设，用来登记某一类经济业务，提供详细核算指标的分类账簿。3．备查账簿。是用来对某些在日记账和分类账中不便记录或未能记录的有关事项进行补充登记的账簿是属于备查性质的一种辅助登记账簿。如：以经营租赁方式租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿等。设置备查登记簿的目的便于日后对有关事项进行查考。三、会计账簿的分类（二）按账簿的外表形式分类1．订本式账簿。订本式账簿，简称订本账，是指在未使用前就固定的装订成册并编订页码的账簿。其优点是在使用中账页不会散失，并能防止抽换账页等舞弊行为的发生，有利于会计资料和会计档案的完整性和严肃性。2．活页式账簿。活页式账簿，简称活页账，是由若干零散的，具有专门格式的账页组成的账簿。这种账簿可以根据需要随时添加抽减账页，同时有利于分工记账，提高登账工作效率。3．卡片式账簿。卡片式账簿，也称卡片账，是由若干零散的、具有专门格式的卡片组成的账簿，存放在卡片箱中可随时取用的账簿。三、会计账簿的分类（三）按账页格式分类1．三栏式账簿。三栏式账簿是会计核算一般通用的格式。“三栏”是指格式的基本结构有“借方”、“贷方”及“余额”三个金额栏。2．多栏式账簿。多栏式账簿，使之在三栏式的基础上，在借方和贷方下设若干金额栏，或在金额下设多栏，根据核算的实际需要确定。3．数量金额式账簿。数量金额式账簿是为了各类物资核算工作需要而设计的特定格式。在三个金额栏内增设数量及单价专栏，在记录各类物资金额时，同时要登记相应的数量和单价。第二节会计账簿的设置与登记会计账簿的基本要素一会计账簿设置的原则二日记账的设置与登记三分类账的设置与登记二一、会计账簿的基本要素（一）封面在封面上应注明账簿名称和记账单位名称。账簿名称如总分类账、现金日记账、原材料明细账等。（二）扉页在扉页上应填制“账簿启用及经管人员一览表”及“科目索引表”，在“账簿启用及经管人员一览表”中应填明账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人员姓名及交接日期、主管会计人员签章等。（三）账页账页是账簿的主要内容。账页结构因反映的经济业务不同，存在不同的结构，但都应包括以下基本内容：1．账户名称；2．登账日期；3．凭证种类和字号；4．摘要栏；5．金额栏；(借、贷方金额及余额方向、金额)。6．总页次和分页次。二、会计账簿设置的原则（一）设置账簿要统一性与实用性相结合，确保全面、系统得核算各项经济业务，为经营管理提供系统、分类的会计资料。（二）在账簿的设置方面要组织严密，在满足需要的前提下，尽量节约人力、物力。（三）设置账簿要有利于会计部门内部的合理分工，充分发挥整体效应，提高会计工作效率和水平（四）账簿格式力求简明实用，能够提供经营管理所需的各项指标。三、日记账的设置与登记（一）现金日记账现金日记账，是逐日逐笔序时记录和反映库存现金的收入、付出及结存情况的账簿。通过现金日记账的记录，能全面了解现金的增减变动是否符合国家有关现金管理的规定。现金日记账的账页格式，一般采用“金额三栏式”。现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收款凭证、现金付款凭证逐日逐笔顺序登记。“收入”栏金额根据现金收款凭证登记，“支出”栏金额根据现金付款凭证登记。每天终了，必须结出的当日现金结余金额。三、日记账的设置与登记（二）银行存款日记账银行存款日记账通常由出纳人员根据审核后的银行存款收款凭证和银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记。现金日记账的账页格式，一般采用“金额三栏式”。“借方”栏金额根据银行存款收款凭证登记，“贷方”栏金额根据银行存款付款凭证登记。每日终了必须结出存款余额。四、分类账的设置与登记（一）总分类账的设置与登记总分类账，是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。在会计核算中，应按照会计科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页。总分类账只要求提供金额指标，所以总分类账账页的格式一般设借方、贷方、金额三个主要栏目且只登记金额，无数量登记。四、分类账的设置与登记(二)明细分类账的设置与登记1．三栏式明细分类账的设置与登记（1）三栏式明细分类账的结构。三栏式明细分类账设置“借方”、“贷方”和“余额”三个栏目，分别用来登记金额的增加、减少和结余，不设数量栏。（2）三栏式明细分类账的的登记。根据有关原始凭证和记账凭证逐日逐笔进行借方、贷方金额登记，每笔登记完了后结出余额。如为借方余额，在“借或贷”栏目中填写“借”字；如为贷方余额，在“借或贷”栏目中则填写“贷”字。每月终了时，计算出全月借方发生额合计和贷方发生额合计，并结算出月末余额。四、分类账的设置与登记2．数量金额式明细分类账的设置与登记（1）数量金额式明细分类账的设置。数量金额式明细账是对具有实物形态的财产物资进行明细分类核算的账簿。该账簿账页在“收入”、“发出”、“结余”栏内，分设“数量”、“单价”、“金额”三个栏次。这种账簿适用于既需要核算金额又需要核算数量的各种财产物资科目。（2）数量金额式明细分类账的登记。根据有关凭证进行登记“收入”、“发出”栏的数量、单价，同时计算出金额填入金额栏。每笔收入或发出数量、金额登记完毕后，计算出结存的数量和金额，填入其数量和金额栏。每月终了时，加算全月收入和发出的数量和金额合计，并结算出月末结存数量和金额。四、分类账的设置与登记3．多栏式明细分类账的设置与登记（1）多栏式明细分类账的设置。多栏式明细分类账是根据企业经济业务和经营管理的需要，以及业务的性质、特点，在一张账页内设若干专栏，集中反映某一总账的各明细核算的详细资料。这种格式适用于成本费用、收入、利润科目，如“管理费用”、“生产成本”、“主营业务收入”等科目。（2）多栏式明细分类账的设置的登记。多栏式明细账是根据有关原始凭证、记账凭证、费用分配计算表进行登记。其登记方法同前面讲述过得多栏式日记账登记方法相同，在此不再重述。四、分类账的设置与登记（三）总分类账与明细分类账的关系和平行登记为了使总分类账户与其属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记的要点：1．同期登记。同期是指在同一会计期间，对每一项经济业务，在有关的总分类账户中进行总括登记的同时，要在有关的明细分类账中进行明细登记。2．方向一致。对经济业务的发生，在总分类账户登记借方金额，有关明细分类账户也应登记在借方；如果总分类账户登记在贷方，有关明细分类账户也应登记在贷方。3．金额相等。对每一项经济业务，记入总分类账户的金额，必须与记入有关明细分类账户的金额之和相等。4．依据相同。登记总分类账户是以记账凭证（或记账凭证汇总表、科目汇总表）为依据的，登记明细分类账户，必然以同一记账凭证及所附的原始凭证为依据。第三节会计账簿的使用规则会计账簿启用的规则一会计账簿的登记规则二错账的查找方法和更正规则三一、会计账簿启用的规则启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日起、账簿使用页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖姓名章和单位公章、记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。二、会计账簿的登记规则１．登记账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。２．登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章。并注明已经登账的符号（如“√”），表示已经记账。３．账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格。不要写满格，一般应占格距的二分之一。书写阿拉伯数字，字体要自右上方斜向左下方，有顷斜度。二、会计账簿的登记规则４．登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。这是因为各种账簿的归档保管年限一般都在十年以上，有些关系到重要经济资料的账簿更要长期保管，因此要求账簿纪录保持清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。但是下列情况可以用红色墨水记账：（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录（2）在不设借贷栏的多栏式账页中，登记减少数。（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额的方向，在余额栏内登记负数金额。（4）会计制度中规定用红字登记的其他记录。二、会计账簿的登记规则５．各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页的金额栏由右上角向左下角用红笔划一条对角斜线注销，同时在摘要栏内注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）压线盖章。6．凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内些“平”字，并在余额栏内元位上用“０”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。7．每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以不做“过此页”，将本页合计数及余额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样.三、错账的查找方法和更正规则（一）错账的查找方法查找记账错误的方法一般有：逆查法、余数复核法、尾数法、二除法、九除法等。1．逆查法。逆查法，又叫反查法，即与记账的顺序相反，从账户余额试算表到原始凭证，从尾到头进行普遍检查的方法。其检查程序是：（1）检查账户余额试算表的余额合计是否正确；（2）检查各账户的余额计算是否正确；（3）将总分类账与所属明细分类账进行核对，以检查其记录是否正确、相符；（4）逐笔核对账簿记录是否与记账凭证相符；（5）逐笔核对记账凭证是否与原始凭证相符，以及凭证中的数字计算是否正确。三、错账的查找方法和更正规则2．余数复核法。余数复核法，主要是用于查找总账余额计算是否正确的方法之一，其步骤如下：（1）逐笔复算结出的余额是否正确，注意上下页余额有无过账和错误；（2）检查各总分类账户及其所属明细分类账户的发生额及余额是否相符；（3）检查分析某些账户的余额有无不正常的现象，从中找出问题。三、错账的查找方法和更正规则3．尾数法。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。4．二除法。二除法，是用于查找因数字记反方向而发生的错账。如将应记入借方的数字误记入了贷方，或者相反。这样便导致一方的合计数加大，而另一方的合计数减少，并且其差异数字恰好是记错了方向数字的一倍，同时差异数字也必定是个偶数。如果将这个差异数除以2，则商数就可能是记错的数字，然后在账簿中查找与这个商数相同的数字看其是否记错了方向，即可找到错账的所在之处。例如：应记入“银行存款”科目借方的4000元误记入贷方，则该期间借方合计数小于贷方合计数8000，