4 电话沟通技巧

电话沟通的技巧主讲人：学习目标通过本方案，我们致力于达到以下目标：•使您系统地掌握关于电话沟通的基本知识。•为你解决在电话沟通中可能将要面对的一切问题！•传授给您极具实用价值的方法和理念，使您成为电话沟通的高手！您不可能有第二次机会来重建您的第一印象。--------卡耐基不管在任何地方、任何时间、任何情况下，也不管您的心情有多么地坏，您都不能将这种消极的情绪传染给电话另一端的人！因为您无权这样做，更重要的是您代表着整个公司。•现代社会，各种高科技的手段拉近了人与人之间的距离，即使远隔天涯，也可以通过现代通讯技术近若比邻。事实上，我们在日常的沟通活动中，借用的最多的工具就是电话。电话是现代人之间进行交流和沟通的便捷工具。在没有电话的时代，事必躬亲，很可能为了讲一句话而必须千里迢迢地登门拜访。现在，通过电话就能立刻与对方进行联系.电话使人们的联系更为方便快捷，在商业领域，通过电话行销，能够使公司的整体工作效率大幅度提高。•但另一方面，电话沟通也有其自身的缺陷。由于电话的应用在商业活动中越来越广泛，一个人接听拨打电话的技巧是否高明，常常会影响到他是否能顺利达成本次的目标，甚至也会直接影响到企业、公司的对外形象。•因此,应多动脑筋,千方百计让对方从声音中感受到你的热情友好。要想给对方留下诚实可信的良好印象，学习和掌握基本的电话沟通技巧和办公室电话礼仪是很有必要的。此，公司的相关人员非常有必要掌握一些电话的接听技巧，电话是企业经营的桥梁之一。通过电话，可以将企业的形象推销出去。成功的行销人员都应该认识到客户与公司是生命共同体，应该慎重使用电话，为公司争取更多的利益和良好的企业形象，使得电话在商务活动中起到最大的作用。•因此，公司的工作人员在接听电话过程中应该注意基本的商务礼仪，如：注意声音和表情、端正坐姿、专心回答问题和及时道谢等，用亲切和气的态度感染客户，努力赢得客户的赞誉。6一段父女的电话:“小娟!你还没睡啊?”“爸爸，哪儿有睡那么早啊，而且我正想给您打电话呢!”“打电话给我?什么事?”“问您什么时候来啊!这边现在的天气好舒服啊，您快点来吧!我经常看天气预报，家里好热啊!”“我不怕热，我还不想过去，一个人在这儿清静。”“清净?您不无聊吗?”“我才不无聊呢!跟几个老同事聚聚，好极了，比去了跟你妈在一块儿，耳根不得清静，好多了。”顿了顿：“喂!小娟，你可别跟你妈妈说我嫌她，你就说我有老同学聚会，现在还走不开。怎么样?你妈还好吧?”“好啊!”小娟一笑：“您要不要问她?她正在听分机呢。”接着喊：“妈!您自己跟爸说吧!”咔!小娟的妈妈一句话都没说，就把电话挂了。7一段秘书与老板的电话:“老板好!”“不好!我告诉你，等会儿两点钟汪老头要来，他来没好事，你小心应付，就说我突然牙疼，又联络不上他，叫他改天再来。”“他要是问您到哪个牙科，我怎么说?”“那„„，那你就说我不舒服，去看病，不知道去哪家好了。”临挂电话，张总又叮嘱秘书：“还有，老汪喜欢东翻翻西翻翻，可别让他进我办公室，翻我桌上的东西。”“他不会翻的!您放心。”秘书得意地说。“你怎么知道他不会翻?”“我已经给他几本杂志，他正坐在我对面看《花花公子》呢!”一个信息的表达15%言语30%声音55%态势语一、电话口头表达训练1.言语•目的要明确，主题要集中，观点要鲜明•陈述事实要简洁，说明要点要有条理–用最少的语言交待清楚内容–5W1H法•文明礼貌用语2.声音•语调•发音•音量•语速•说话节奏•语气3.态势语•接电话时，即使看不见对方，也不要忘记自己的笑容•接电话时，只要姿势端正，声音自然会清晰明朗•即使在彼此看不见的电话中打躬作揖地向对方道歉，对方也会感觉到你的诚意二、电话的基本技巧•接电话的流程•拨打电话的流程1.接听电话流程主动报出自己单位的名称、自己的姓名和职务询问对方单位名称、姓名、职务详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见呈送上司批阅或相关人员接听电话⑴接听电话•原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！•原则二：一次电话会谈应从问候语开始！案例下班前的辛蒂你们公司的管理真混乱！你们公司的人手似乎不足，以致无人接电话；你们公司是不是已经停止经营了？你们公司连这样的基本事务都做不好，跟你们合作岂不是风险很大？她今天心情不太好吗？她好象有点不太耐烦；她似乎不怎么友好；看来我不怎么受重视。早上好！您好！下午好！让电话响得太久：忘记了问候对方：常用的问候语：返回–公司–部门–个人（2）主动报出自己单位的名称、自己的姓名和职务案例玛丽的错误如果双方在接通电话，迟迟不能确诊对方的身份，就会浪费极大的时间，降低沟通的效率。如何向对方自报姓名呢？如果接听您本人的电话或公司的直线电话，只报自己的姓名和职务即可。如果接听公司总机的电话，报出公司的名称而不需要报出自己的姓名和职务。如果接听一个部门的电话——经过总机转的，只需报部门名称和自己的姓名，不需报公司名称。直接打进的，除了报部门名称和自己的姓名外，还需要报公司名称。返回（3）询问对方单位名称、姓名、职务明确双方的身份是顺利进行住处沟通的前提。自报家门后主动询问对方单位的名称以及对方的姓名和职务，这象在黑暗的小屋子里通过沟通带来光明。返回（4）详细记录通话内容为什么要详细记录通话内容呢？很多问题并非在电话中就可以解决的，可能要稍后才可能解决，如果您并非过目不忘的人，就要将通话内容记录下来；有时候我们可能要帮助同事接听电话，这时候尤其要记录通话内容；有些电话虽然是的给您的，但需要解决的问题是其他同事负责的，因此也需要详细记录通话内容；在有些特殊岗位，员工的通话记录是必不可少的，例如热线接听员等。怎样详细记录通话内容呢？•时间；•对方单位；•对方姓名；•对方职务•记录人•备注电话记录单来电单位（姓名）电话来电时间来电内容处理意见返回去电单位（姓名）通话人接听人通话时间去电内容：通话结果与处理意见备注：一二下面是一份电话记录的范例：时间2002．7．27地点办公室对方单位方圆广告公司对方姓名及职务张军（业务员)通话内容我公司委托该公司制作的电视广告，已经制作完毕。对方约我公司7/25日前去查看效果。备注该事由公司宣传部负责，宜将该电话记录转宣传部知；张军的联系电话是：xxxxxxxxxxxxxxxx电话记录范例返回时间2003年2月13日9时49分部门集团管理部对方单位电信局对方姓名及职务张玲通话内容催要1月份电话费。三天后须交。备注已向财务部申请。（5）复述通话内容，以便得到确认以下信息尤其要注意重复：•对方的电话号码；•双方约定的时间、地点；•双方谈妥的产品数量、种类；•双方确定的解决方案。•双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方。•其他重要的事项；复述要点的好处：•不至于因为信息传递的不一致，导致双方误解；•避免因为口误或者听错而造成的不必要的损失；•便于接听电话者整理电话记录。返回（6）整理记录提出拟办意见用5W1H检查记录内容的完整性：•Who（是谁）；•What（什么事）；•When（什么时候）；•Where（什么地方）；•Why（为什么）。•How（怎么样）；特别注意：某些电话内容涉及机密，一定要严格保管记录，以防泄漏！（7）呈送上司批阅或相关人员对一些重要电话，要将近电话记录呈送上司批阅。重要电话：指内容关系较大，已经超出自己可以决定的权限，必须经过上司批阅的电话。处理流程：•将电话记录量送上司；•请求上司批阅；•理解并接受上司意见后执行。为什么要将某些电话呈送上司批阅呢？PS：接听电话的基本技巧一、接听电话的基本技巧•1.左手持听筒，右手拿笔•2.电话铃声响过两声之后接听电话•3.报出公司或部门名称•4.确定确定来电者身份姓氏•5.听清楚来电目的•6.注意声音和表情•7.保持正确姿势•8.复述来电要点•9.最后道谢•10.让客户先收线••1．左手持听筒、右手拿笔•大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。•为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。••2．电话铃声响过两声之后接听电话•在公司内部，很多员工由于担心处理方式不妥当而得罪客户，从而招致老板的责备，因此，很多人都把电话当作烫手的山芋，抱有能不接电话就尽量不接电话的情绪。实际上，跟客户进行电话沟通的过程也是对员工能力的锻炼过程。只要养成良好的接听习惯，接电话并不是一件困难的事情。通常铃响3次之内，应接听电话。如果电话铃声三响之后仍然无人接听，客户往往会认为这个公司员工的精神状态不佳。根据欧美行为学家的统计，人的耐性是7秒钟，7秒钟之后就很容易产生浮躁。电话铃声响1秒，停2秒。而如果过了10秒钟，仍无人接电话，一般情况下人们就会感到急躁：“糟糕!人不在。”•因此，最多只能让来电者稍候7秒钟，否则对方很容易产生收线、以后再打的想法。如果让来电者等待，则需要说：“对不起，让您久等了。”•那么，是否铃声一响，就应立刻接听，而且越快越好呢?也不是，那样反而会让对方感到惊慌。较理想的是，应该在电话铃声响过两声之后，取下听筒。••3．报出公司或部门名称•在电话接通之后，接电话者应该先主动向对方问好，并立刻报出本公司或部门的名称，如：“您好，这里是某某公司……”。随着年龄的增长，很多人的身价会越来越放不下来，拿起电话往往张口就问：“喂，找谁，干嘛……？”这是很不礼貌的，应该注意改正，彬彬有礼地向客户问好。••4．确定来电者身份姓氏•接下来还需要确定来电者的身份。电话是沟通的命脉，很多规模较大的公司的电话都是通过前台转接到内线的，如果接听者没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问询时就难以回答清楚，从而浪费了宝贵的工作时间。在确定来电者身份的过程中，尤其要注意给予对方亲切随和的问候，避免对方不耐烦。•5．听清楚来电目的•了解清楚来电的目的，有利于对该电话采取合适的处理方式。电话的接听者应该弄清楚以下一些问题：本次来电的目的是什么？是否可以代为转告？是否一定要指名者亲自接听？是一般性的电话行销还是电话来往？（一般电话来往：对不起，你有什么指教？请问我有什么可以帮你？）公司的每个员工都应该积极承担责任，不要因为不是自己的电话就心不在焉。•6．注意声音和表情•沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养，养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯，可以让客户感到轻松和舒适。因此，接听电话时要注意声音和表情。声音好听，并且待人亲切，会让客户产生亲自来公司拜访的冲动。不要在接听电话的过程中暴露出自己的不良心情，也不要因为自己的声音而把公司的金字招牌践踏在脚底下。通话过程中不要大声回答问题，不然将造成双方的疲劳。如果当时所处的空间声音嘈杂，则应该向客户致歉，并征求客户的意见，重新更换通话地点，或者留下电话号码稍后再拨。•7．保持正确姿势•接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使客户感受到你的愉悦。••8．复诵来电要点•电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。•9．最后道谢•最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此，公司员工对客户应该心存感激，向他们道谢和祝福。•往往简单的一句祝福话语都能够让客户如沐春风，心情愉悦，从而提升进行往来的愿望。何乐而不为？•10．让客户先收线•不管