怎样编写职务说明书

培训就是分享经验PREPAREDBYFEINING请把手机关闭或调到振动如有大事请悄悄离开如有问题请随时举手示意不要谈论与培训主题无关的事耐心听取他人的意见说出你所想的,让别人分享你的经验把重点记下来2这里有些建议可以保证您的培训成功怎样编写职务说明书3讲师：费宁4企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法75企业常见的问题•没有职务说明书或职务说明书内容不完整•职务说明书存放在文件柜中,从来没有应用到人力资源管理活动中•员工工作常常发生职责不清晰，任务分配不合理的现象•公司一些重要的职责常无人履行•业务流程上下流的职责履行经常出现争吵•管理人员常常感觉到自身职责和权力不对等•公司指挥与汇报关系较混乱•招聘前没有明确的任职要求,导致人力资源部和用人部门相互指责•招聘时不好判断应聘人是否能胜任工作•员工选拔没有依据，选拔的人员不能胜任工作•员工培训缺乏依据，不知道应该培训什么•员工考核时不知道如何确定考核指标•员工常常感到薪酬待遇不公平•劳动保护常常被忽视，最后导致员工和企业都受到损失•当某个职务的工作内容发生变化时，没有进行及时修改6企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法77职务说明书的作用规范化管理招聘和选拔绩效考核劳动保障员工职业发展薪酬设计员工培训8职务说明书的作用职务说明书是员工和管理者两方面共同的工作准则，可以减少员工和管理者在工作任务分配和要求上的冲突。由于明确了工作职责和工作关系，使管理和运作能够有秩序地进行，为提高工作效率提供了保障规范化管理9职务说明书的作用职务说明书明确规定了各个职务的职责和任职资格，为人员招聘、选拔提供了标准和依据。招聘和选拔10职务说明书的作用职务说明书为员工培训和开发提供了依据首先，需要通过与员工的职责和任职资格进行对照，找出员工的工作不足，从而确定员工的培训需求。其次，员工的培训方案需要根据其职责和任职资格来设计。员工培训11职务说明书的作用确定一个员工的工作绩效，是将他实际上做了什么与他应该做什么进行比较。职务说明书明确规定了每个职务的工作职责和标准，为绩效考核提供了依据。值得注意的是，组织的目标最终要落实到每个职务的工作职责上。绩效考核12职务说明书的作用员工从事的工作越多、难度越大、任职要求越高，其薪酬也应当越高，这样才能充分体现员工的工作价值。职务说明书为薪酬设计提供了依据，保证了薪酬的内部公平，减少员工间的不公平感。薪酬设计13职务说明书的作用职务说明书清晰描述了工作环境，可以促使组织改善工作环境，为员工提供必要的安全和健康培训、安全措施和福利等。劳动保障14职务说明书的作用职务说明书向员工表明，组织对那些希望承担某项职务的员工的期望是什么，有助于员工找到有效的信息来制定自己的职业发展规划。员工职业发展15企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法716职务体系职务在组织中的位置职务上级下级流程的上游环节流程的下游环节从组织结构看职务从流程角度看职务17职务体系职务与组织的关系职务组织任职者行为履行职责、实现业绩物质报酬、社会认同、自我实现组织目标18企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法719与职务有关的常见术语工作要素（jobelements）工作要素指工作任务中不能继续分解的最小动作单位。常见术语任务（task）任务指任职者为了实现某种目的而进行的一个或一系列活动。任务可以由一个或多个工作要素组成。职责（responsibility）职责指任职者为实现一定的组织职能而进行的一个或一系列任务。职权（authority）职权指依法赋予的完成特定职责所需的权力。职责和职权紧密相关，特定的职责要赋予特定的职权，甚至特定的职责等于特定的职权。20与职务有关的常见术语常见术语职位（position）职位也叫岗位，组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位。可以说，有多少个职位就有多少个任职者。职务（job）职务也叫工作，是由组织中职责相似的一组职位组成的。一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。职级（level）是指工作责任大小，工作复杂性与难度，以及对任职者的能力水平要求近似的一组职位的总和，它常常与管理层级相联系。21企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法722职务说明书的内容职务说明书的内容职务说明任职资格职务说明（JobDescription），又称职务描述、工作说明、工作描述。一份完整的职务说明书包括以上两大方面的内容任职资格(JobRequirement)，又称职务要求。是指任职者要胜任该项工作应具备的最低任职条件。23职务说明书的内容职务说明的内容职务识别一般包括：职务名称、工作部门、职务等级、定员人数、直接上级，直接下属、间接下属、职务编号工作关系职务概述工作职责指一职务与组织内外其他部门或机构发生的工作联系和协作关系用简练的文字阐述该职务的关键职责以及要达到的工作目标工作职责是职务说明的主体，按重要性顺序逐项列出该职务的职责、任务、工作标准24职务说明书的内容职务说明的内容工作时间指工作时间是否有规律，是否需要加班、倒班，工作时间的自由支配程度工作条件工作环境指任职者履行职责所需要的设备、设施、工具等物理环境:工作场所，温度、空气、噪音、异味等，舒适度安全环境:工作的危险性、可能发生的事故、易患的职业病工作权限指任职者在人事、财务、业务上做出决策的权限25职务说明书的内容任职资格的内容个性特征指胜任该项工作必须具备的性格类型、个人品质教育水平工作经验指胜任该项工作必须具备的最低学历、专业指胜任该项工作必须具备的工作年限、以往职务、企业类型身体素质一般包括性别、年龄、身高、体格、健康状况26职务说明书的内容任职资格的内容工作技能指胜任该项工作必须具备的技术操作能力，如使用计算机的能力管理能力指管理者应有的胜任能力，如：领导能力计划能力组织能力授权能力沟通能力等专业知识指胜任该项工作必须具备的专业理论知识，如政策法规、业务管理知识、机器设备的工作原理、操作规程等27企业常见的问题1职务说明书的作用2职务体系3与职务有关的常见术语4职务说明书的内容5工作分析6职务说明书的编写准则和方法728工作分析什么是工作分析工作分析，也叫职务分析，是一种系统地收集和分析与职务有关的各种信息的方法。关键词职务信息收集分析方法29工作分析任何工作分析都是针对组织中现有职务的，没有特定的职务，工作分析就无从着手。因此，组织结构是工作分析的基础和前提。职务30工作分析与职务有关的信息基本上可以归纳为6W1H：What做什么：指一个职务的工作职责Why为什么：指工作目标Who用谁做：指对担任职务的人的任职要求When何时做：指工作时间Where在哪里：指工作地点和工作环境forWhom为谁做：指工作关系How怎样做：指工作程序和标准信息31工作分析工作分析就是为了获取所需的工作信息。因此，收集信息是工作分析的关键。我们需要根据工作分析的目的，针对目标职务，采用合适的方法，收集所需的信息。收集32工作分析分析就是对收集到的信息进行归纳、分析、整理。值得注意的是，工作分析不是机械地收集和描述原始信息，更需要对收集到的信息进行分析，找出不合理的信息，并对不合理的信息进行纠正，然后将合理的信息形成书面文字，作为工作规范和标准，这才体现出工作分析的价值。分析33工作分析工作分析是一种收集和分析与职务有关的各种信息的方法。通过这种方法可为人力资源管理各项活动提供可靠的信息。方法34工作分析工作分析的责任谁做工作分析谁提供工作信息ㆍ由熟悉职务的人做工作分析ㆍ一般由任职者的上司做工作分析ㆍ人力资源部负有组织、培训、指导的责任并对结果进行审核修正ㆍ谁熟悉工作，谁提供工作信息ㆍ任职者本人，任职者的上司35工作分析36工作分析不做或失败的原因ㆍ根据经验做事，根本就不需要工作分析ㆍ不了解工作分析的作用和方法ㆍ工作分析是一项耗费时间、精力、人力的工作，很多人不愿去做或不认真做ㆍ工作分析需要分析和语言描述能力，由于参与人员素质不高，导致效果不好ㆍ工作分析需要多方面配合，配合难度大工作分析37工作分析的步骤和方法1确定工作分析的目的2确定工作分析的职务3确定要收集的信息4确定信息的来源5确定信息收集的方法6实际收集和分析信息7信息的应用和修订38工作分析第一步确定工作分析的目的在做工作分析之前，首先要明确工作分析的目的，也就是说通过工作分析所获取的信息的用途是什么。工作分析的目的将直接决定收集哪些信息，用什么方法收集这些信息。39工作分析分类内容项目项目内涵应用目标核心内容职务识别职务名称、所在部门、职务等级、直接上级、直接下属、间接下属、职务编号规范化管理、招聘、培训、员工职业发展、绩效考核、薪酬设计等工作关系指该职务与组织内外其他部门或机构的联系情况工作职责该职务必需担负的工作职责和任务任职资格任职者要胜任该项工作必须具备的最低任职条件选择内容工作职权指依法赋予该职务的完成特定职责所需要的权力组织优化、流程优化工作时间工作时间是否有规律，是否需要加班、倒班，出差、工作时间的自由支配程度招聘、劳动保障、福利薪酬工作条件任职者履行职责所需要的设备、设施、工具等劳动保障、提高工作效率工作环境任职者所处的物理环境、安全环境劳动保障、福利政策40工作分析第二步确定工作分析的职务在做职务分析前，还需要确定分析哪些职务。值得注意的是，对于同类的职务，不一定要一一都进行分析，可以选取其中的一部分进行分析。41工作分析第三步确定要收集的信息根据工作分析的目的，确定要收集哪些信息。值得注意的是，在确定收集哪些信息时，还要考虑要收集的信息的精确度，也就是说，是收集比较概括的信息，还是将工作分解到一个个精细的成分。42工作分析第四步确定信息的来源现有资料包括组织结构图、部门职能说明书、职务说明书、工作流程图等。这些现有的资料可能不完善或与实际状况不符，但仍能提供一些基本信息，具有参考价值。参考资料包括工具书、职业分类词典、同行资料等。这些资料与特定组织中的实际情况可能不相符，不可照搬，但具有参考和指导价值，尤其是同行的资料。专家咨询当企业的运行还处于摸索阶段，或者依赖自身能力不能进行有效的职务分析，应当向有经验的专家咨询。专家包括专业咨询机构和有经验的同行。实际调查以上三个信息来源具有非常重要的参考和指导价值，可节省职务分析的时间，但缺乏适时性或针对性。因此，有关职务的客观信息需要从实际调查中收集。43工作分析第五步选择收集信息的方法信息收集的方法很多。在选择信息收集的方法时，首先要根据工作分析的目的，其次还要考虑职务的特点和实际条件的限制。应当注意的是，每一种方法都有优点和不足之处，并不存在一种普遍适用的或最佳的方法。因此，我们应当有针对地选择一种或几种方法，才能取得较好的效果。工作分析44常见的信息收集方法资料参考法查阅组织内现有的一些资料和其他专业资料，可为实际调查和分析奠定基础，提供具有参考性和指导性的信息，也可节省分析的时间。优点为进一步开展工作分析提供基础信息。成功企业的资料具有很高的指导价值。降低工作分析的时间，大大提高工作效率。缺点组织内现有的资料不够全面，甚至有些管理落后的企业根本就没有可参考的资料。专业参考资料缺乏针对性，与特定组织内的实际情况可能不相符。因此，资料参考法不能单独使用，要与其他实际调查方法结合起来使用。工作分析45问卷调查法问卷调查是工作分析中最常用的一种方法，通过提问题的形式获得需要的工作信息。分析人员根据工作分析的目的，事先设计出问卷，一般由承担工作的员工填写问卷，也可以由任职者的上司填写问卷，这样可以获得比较全面的信息。在设计问卷时，每个问题的目的要明确，语言应当简洁易懂，必要时可附