毕博项目管理

通讯与媒体部项目管理毕马威管理咨询赵弘强（总监，博士）2002.8苏州Page2目录第一部分:简介第二部分:项目定义第三部分:项目计划第四部分:项目控制第五部分:制定工作规则第六部分：与项目管理相关的一些代表性问题第七部分：问题讨论Page3简介Page4变革时代的项目管理科技进步商业模式变化市场需求变化步伐加快竞争日益激烈重大变革＝更多创新＝更多项目每个人都会从出色的项目管理中受益项目管理是科学也是艺术大、中、小各类企业中的IT项目产品或服务的开发与升级设计、研发与生产分离操作外包服务项目Page5项目环境（1）任何一个项目都是在特定的环境下进行的项目需要项目管理如何说明项目所有的项目都有两个基本的特点每一个项目都有开始和结束每一个项目都有与之对应的“产品”Page6项目环境（2）项目管理的挑战人事调度与安排工作量评估财政预算责与权的分配与平衡操作与调控沟通，沟通，沟通Page7项目环境（3）项目经理需要以下三方面的主要技能项目管理业务技能技术背景项目管理业务技能技术背景一个重新设计航空器机翼的8人研发项目的项目经理注：三维图表示不同项目环境下项目经理应具备的技能要求项目管理业务技能技术背景领导一个集成多种信息和电信技术的60人IT咨询企业的项目经理Page8项目环境（4）项目成功的定义三要素:按时完成预算内质量符合预期要求功能绩效期望管理项目经理的成功规则“成本－时限－质量”平衡的现实的期望在整个项目期间进行期望管理在预算内准时交付承诺成果质量时间成本Page9项目环境（5）项目管理功能项目定义项目计划项目控制•招募项目人员•明确项目利益相关人•制定项目规则定义•风险管理•详细工作进度表•估算计划•估算•沟通•微调•终止控制•工作一览表•责任矩阵•沟通计划•风险日志•进度表•预算•资源计划反馈、变化、微调Page10项目环境（6）项目生命周期项目定义制定计划计划实施项目终止项目开始定义计划实施终止标准的项目生命周期Page11项目定义Page12项目环境项目管理功能项目定义项目计划项目控制•项目背景与目的•明确项目利益相关人•项目规则的制定和明确•招募项目人员定义•风险管理•详细工作进度表•估算计划•估算•沟通•微调•终止控制•工作一览表•责任矩阵•沟通计划•项目合约•风险日志•进度表•预算•资源计划反馈、变化、微调Page13项目利益相关人（stakeholder）确定利益相关人项目经理的首要任务就是识别项目的利益相关人，因为在项目说明及计划阶段的重要决策都是他们作出的项目阶段/活动确定利益相关人类型项目说明阶段设置项目目标建立组织结构设立责任矩阵发布项目纲要定义变化管理程序沟通计划客户高层主管,职能管理部门主管,项目团队客户,高层主管,职能管理部门主管项目经理,高层主管客户,高层主管,职能管理部门主管客户,高层主管,职能管理部门主管,项目团队计划阶段风险分析与应变计划详细预算及进度开发工作量估算客户,高层主管,职能管理部门主管,项目团队客户,高层主管,项目团队职能管理部门主管,项目团队Page14项目利益相关人（stakeholder）利益相关人的责任角色职责项目经理项目团队高层主管客户职能管理部门主管说明、计划、控制和领导项目完成具体项目任务授权、指导、多个项目的优先权分配产品要求、资金公司政策、资源利益相关人是项目成功的关键每一位利益相关人都在项目的某些方面起重要作用并负具体责任Page15规则的制定和明确项目规则是基础一份好的项目规则能够影响我们的三个成功因素目标一致控制范围领导支持使每个人都能理解并认同项目规则的四个方法发布项目书发布项目一览表设置责任矩阵设立沟通计划Page16规则的制定和明确发布项目书明确项目目的建立对项目的理解的基本共识为项目及项目经理提供管理支持建立项目经理的决策和领导权力发布项目书发布项目一览表设置责任矩阵设立沟通计划Page17规则的制定和明确发布工作一览表首先建立工作一览表至少应包括以下内容项目目的项目目的一定要清晰范围详细说明什么不在项目范围之列交付成果从详细的产品描述开始成本及进度估算详尽描述相关一切项目目标详细、可衡量利益相关人工作一览表发布项目书发布项目一览表设置责任矩阵设立沟通计划Page18规则的制定和明确设置责任矩阵列出项目主要活动列出利益相关人定义活动与利益相关人的关系编制责任矩阵发布项目书发布项目一览表设置责任矩阵设立沟通计划Page19规则的制定和明确制定沟通计划沟通计划是指在恰当的时候给相关人员以恰当的信息沟通的三大原则及时准确信息量恰到好处利益相关人所需信息频率方法回应高层主管高水平的成本、进度、质量绩效控制问题及目标行为每月报告会议三天之内…….发布项目书发布项目一览表设置责任矩阵制定沟通计划Page20项目计划Page21项目环境项目管理功能项目定义项目计划项目控制•招募项目人员•明确项目利益相关人•制定项目规则定义•风险管理•详细工作进度表•估算计划•估算•沟通•微调•终止控制•工作一览表•责任矩阵•沟通计划•项目合约•风险日志•进度表•预算•资源计划反馈、变化、微调Page22风险管理工作明细结构图（WBS）现实的进度计划动态的精确估算项目调控项目计划在项目管理中最大的挑战在于项目计划的制定——项目计划有助于项目的组织管理制定计划的工具Page23风险管理风险管理将影响项目计划和项目规则中的假设变化所有利益相关人授权项目参与者定义计划风险管理进度及预算开发•项目交付成果•开发方法•职责•风险监控新的风险•工作一览表•职责•沟通计划范围变化交付成果,职责,成本及进度沟通计划Page24风险管理风险管理框架新的风险新的风险分析项目以识别风险的来源风险识别风险管理过程风险定义，包括潜在的消极影响计算风险概率找出减少可能发生损害的策略反应执行风险策略继续监测新的项目风险控制已知风险风险管理计划风险管理有三个主要步骤，在项目过程中也许会重复Page25风险管理工作明细结构图（WBS）现实的进度表动态精确估算项目调控项目计划在项目管理中最大的挑战在于项目计划的制定——项目计划有助于项目的组织管理制定计划的工具Page26制作产品说明书的材料费用资源约束开发方法风险管理任务工作明细结构图（WBS）计划详细计划开发模型工作明细结构图使用项目说明和风险管理的输出，它识别的任务是所有后来计划的基础预先计划风险管理第一步开发工作明细结构图第二步任务序列第四步计算初始进度表第五步分配资源网络图关键路径、关键事件第三步工作量估算第六步编制预算项目计划所有项目任务进度表职责预算资源预测现实进度表资源预测非员工成本所有项目任务来自项目定义项目规则范围和交付成果期间估算设备要求及员工和技能的估算Page27工作明细结构图开发一个有用的工作明细结构图的方针开发一个成功的工作明细结构图的关键:必须从顶层开始细化使用标准的项目管理软件在任务概述层给出主要的项目信息必须在任务概述中加入相应工作每一任务概述和相应工作必须命名为产生出某一“产品”的活动第一步开发工作明细结构图第一步从整体开始第二步明确所有任务第三步组织工作明细结构图Page28风险管理工作明细结构图（WBS）现实的进度表动态的精确估算项目平衡项目计划在项目管理中最大的挑战在于项目计划的制定——项目计划有助于项目的组织管理制定计划的工具Page29现实的进度表计划概要编制项目说明开发风险编制工作分类结构任务序列工作量估算计算初步进度表资源分配预算制定制作产品说明书的材料费用资源约束开发方法风险管理任务计划详细计划开发模型预先计划风险管理第一步开发工作明细结构图第二步任务序列第四步计算初步进度表第五步资源分配网络图关键路径、关键事件第三步工作量估算第六步预算制定项目计划所有项目任务进度表职责预算资源预测现实的进度表资源预测无员工成本所有项目任务项目规则范围和交付成果期间估算设备要求及员工和技能的估算来自项目定义Page30现实的进度表#任务前置任务资源1获取花园材料房东2打扫地块甲和乙3准备土壤1,2甲4种草3甲5种花2甲开始结束13425从开始到结束的关键事件网络图这个网络图有两条并列的路径第二步任务序列Page31现实的进度表第三步进度与成本估算自下而上的估算进度估算经常参考项目生命周期与项目周期相关的员工数量与项目周期相关的工作效率成本估算来自四个方面员工估算设备估算原料估算Page32现实的进度表第四步初步进度估算具体进度数据若干天若干周第一步:项目经理估算第二步:项目经理与具体实施人员共同估算两个步骤计算Page33现实的进度表第四步初步进度估算甘特图＋时间网络图—胜过长篇大论Page34现实的进度表第五步分配资源ITFinanceTechnology•RationalizingthecurrentITcostpoolsandnextyearbudgets•Re-evaluatinglargeprojectROI•Assessinginfrastructurecostalternatives•Introducingtherighttechnologytoensurescalability,reliability,maintainability,andavailability•Consolidating,thenintegrating•Effectiveknowledgemanagementframeworkandtools•Embeddingaconsistentlyusedmethodologyforprojects•Ensuringaccountabilityforprojectsuccess•Automatinginter-andintra-enterpriseprocessestoenhanceefficiencyandaccuracyPeople•Establishingcorrectorganizationalstructure•Clearlydefiningbusinessfunctionsofeachorganization•Clearlydefiningperformancemeasurementmatrixandpolicies•SourcingtalentstrategicallyandcosteffectivelyProcess第一步资源分配与平衡-用初始进度表预测整个项目的资源需求第二步识别资源使用的峰点第三步在每一个资源使用高峰期，推迟非关键任务第四步消除资源使用瓶颈，重新估算资源平衡主要集中于人员和设备资源使用开始于初始进度表及工作资源需求Page35风险管理工作明细结构图（WBS）现实的进度表动态的精确估算项目平衡项目计划在项目管理中最大的挑战在于项目计划的制定——项目计划有助于项目的组织管理制定计划的工具Page36动态的精确估算遵守以下黄金规则使用正确的人来做估算基于经验进行估算商议平衡点而非进度估算技巧阶段性估算参数式估算自下而上地估算项目支出规划知道什么时候花和知道该花多少一样重要一旦估算完项目进度及成本，项目支出规划就迎刃而解建立详细的预算评估具体预算的数据来源内部人力资源成本o使用负荷劳动率o不要遗漏项目人员成本内部设备成本o估算在项目种使用完的设备成本o估算在多个项目中使用的设备成本外部人力资源和设备的成本材料成本Page37风险管理工作明细结构图（WBS）现实的进度表动态的精确估算项目调控项目计划在项目管理中最大的挑战在于项目计划的制定——项目计划有助于项目的组织管理制定计划的工具Page38项目调控项目层企业领导层业务部门层重新估算项目利用工作进度表改变任务分配为项目增加人员使用来自公司内部的专家提高工作效率使