如何编制岗位说明书

2020年2月5日1大家好！会议开始后请关掉手机或调整到振动。谢谢合作！2020年2月5日2如何编制岗位说明书2020年2月5日3我们为什么需要岗位说明书•岗位说明书是现代企业人力资源管理三大基础管理体系之一。和绩效、薪酬俗称HR的三驾马车。•企业的组织架构为了适应市场经济的不断发展和企业目标战略的不断调整，需要进行相应的调整。•岗位是承载企业完成企业目标的最基本的工作单元。2020年2月5日4我们为什么需要岗位说明书？•现实工作中职责不清、推诿扯皮、人浮于事，好事万人争，责任无人担。有活千方百计绕，没活家常理短的唠。出了差错找“羔羊”，有利了就想办法捞。•好像事情都有人做，实际上比较浑沌。本来应该是自己干的，却觉得干的挺委屈。•现实工作中许多工作效率、工作结果、管理水平等问题都和职责、权限、工作标准不清有关系。•这些现象与没有岗位说明书或岗位说明书的不完善，不具有可操作性和指导性有很大影响2020年2月5日5岗位说明书是管理工具•态度是想不想干的问题。•岗位说明书是告诉你哪些是你应该干的？你应该怎么干，干到什么程度?我们需要什么样的人来干。•是任职者和管理者了解岗位信息的重要工具。•让想干的人知道怎么干，不想干的人找不到理由。•岗位说明书是公司与员工之间的一份契约。2020年2月5日6岗位说明书对企业有何帮助•有助于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。•有助于企业招聘、培训、员工能力的提升。•有助于上级了解下属的工作任务，理解自己的管理职责和权限。从而能有效地管理。•有助于新的任职者尽快熟悉岗位工作，避免岗位职责因人而异的情况出现。2020年2月5日7企业战略规划的清晰流程的优化与设计人力资源的规划薪酬管理体系年度经营计划组织架构设计与优化能力、胜任力评估任务/目标的确定岗位说明书人员配置绩效管理体系岗位评估培训体系2020年2月5日8岗位说明书如何编写？•岗位说明书分四部分1、岗位基本信息2、职位概述3、职责任务与权力4、任职资格2020年2月5日9岗位基本信息岗位名称人力资源部部长岗位编号岗位等级所属部门人力资源部直接上级直接下级人数10人写全称，并在岗位名称前冠以所属部门用计算机软件时特别有用反映岗位层级关系表格格式2020年2月5日10职位概述•三段论：职位存在的依据、主要工作内容、目的和理由。举例：根据公司年度经营总目标和公司对采购、物资管理的要求，负责本部门的规章制度建设，目标计划管理并监督实施，参与商务洽谈，审核票据及合同，控制部门费用，加强属员管理。确保部门及公司的生产经营目标实现。2020年2月5日11职责任务与权力•职责：一类或一系列工作的概述性描述•工作任务：为了完成职责而进行的一个个具体工作•工作衡量标准：描述这一工作任务完成到什么程度才算合格。•责任：在这个工作任务中所应承担的责任•权力：在这一工作中拥有的权力。见常用动词表和表格格式2020年2月5日12任职资格•任职资格:为了保证良好的岗位工作绩效而对任职者提出的一系列最低任职条件•学历、专业、职业资格、职称•经验、知识、技能•培训要求2020年2月5日13目的——解决什么问题？1.规范各岗位工作内容---职责与任务2.指导招聘与培训---任职资格3.提取绩效考核信息---工作衡量标准4.界定责任与权限---责任、权力表格格式2020年2月5日14谁负责制定职位说明书？•任职者的直接上级主管负责制定其下属的职位说明书，是第一责任人。通过讨论的形式，使主管和下属对职位说明书的内容达成一致•人力资源部组织、协调，规范格式和用语。培训、指导。2020年2月5日15如何做？•格式标准化•用语规范化•重点：职责与任务•简单适用、可操作撰写草稿初稿审核修改与确认完成上下级确认签字成立起草小组规范格式用语2020年2月5日16职责描述注意事项1、职责描述一般模式：“表述权限或参与方式的动词”+“需要完成的工作或动词所指向的对象”+职责目标（可选项）举例：审核职员绩效考核结果，确保正确性。2020年2月5日17职责描述注意事项2、需要不同岗位共同参与才能完成的工作，因岗位责任和权限的不同，“表述权限和参与方式的动词”应当尽可能的准确。岗位动词对象总帐会计编制公司年度财务报告财务部经理审核公司经理批准2020年2月5日18职责描述注意事项3、描述准确：不能模棱两可、似是而非特别注意那些需要由多个岗位协作才能完成的工作，本岗位只是参与其中一部分的工作，更要描述清楚。4、格式：字体、表格间距、表格样式要统一。5、内容：用词规范、不要使用缩略语、简称、随意省略。2020年2月5日19职责描述注意事项6、描述全面：不能遗漏。特别是周期比较长的工作，半年或一年才发生一次的，不要遗漏。不要只注意业务类职责，忽略了管理类职责。岗位变化时要及时更新。2020年2月5日20职责描述注意事项7、无重复：岗位职责描述要有条理，不要重复。这一条需要任职者的上级在审核时仔细把关。临时性、一次性、工作量大的工作最好也要把职责界定清楚。2020年2月5日21职责描述注意事项8、同一部门内的各岗位，其职责之间需要衔接的地方，应描述清各岗位边界职责。9、由多个部门协同完成的工作，其各个环节应分解到不同部门的不同岗位，权限要界定清楚。10、不同部门的类似岗位，应避免出现相同或类似职责由于处在不同部门而描述不一致。2020年2月5日22岗位职责的逻辑性•是为了岗位任职者对自己的职责更加清晰。1、将同一类的职责排列在一起，有助于任职者全面了解各项工作举例:行政秘书。可以分接待类、文件处理类、会议安排类。2020年2月5日23岗位职责的逻辑性•一般是将与业务相关的职责归为一类，将与管理相关的职责归为一类。•“表述权限和参与方式的动词”一般分为五种行为：决策行为、管理行为、思考行为、参谋行为、业务行为。批准5万元以下的单项某种物料的采购检查各车间生产调度令的执行情况办理符合法定退休人员退休手续事宜2020年2月5日24岗位职责的逻辑性2、带有流程性的工作，按照流程或时间或体系的先后顺序进行排列。举例：培训主管职责与任务制定年度培训计划组织实施培训计划评估与反馈培训效果开发培训课程建立培训师队伍编制年度培训预算培训制度与体系的建立与完善2020年2月5日25岗位职责的逻辑性3、对于非流程性工作，根据各职责分类在整个工作中的地位、作用或相互关系进行排列。比如：重要性、工作对象2020年2月5日26休息一会儿吧2020年2月5日27管理人员职责与任务的描述•高中低层管理人员的管理职责容易被忽略，往往比较关注业务类职责。•越往高层管理职责越重要，要避免把管理人员尤其是中基层当成“大业务员”来使用。•中基层管理人员由于缺乏培训和要求，没有完成向管理者的角色转变。2020年2月5日28管理人员职责与任务的描述•中基层管理人员以下这些管理职责必须体现在说明书中：1、计划与总结制定部门工作计划和行动方案，并组织实施。按时完成部门工作总结组织召集部门相关管理会议。2020年2月5日29管理人员职责与任务的描述2、制度与流程组织贯彻公司相关制度与流程，并指导、监督在本部门的执行。依据公司相关制度与流程，组织编制本部门的相应各项管理制度与流程，并检查、监督执行情况。2020年2月5日30管理人员职责与任务的描述3、人力资源管理指导、监督本部门所属员工日常工作。合理、公正分配本部门员工薪酬。监督、辅导所属员工绩效完成过程。制定本部门所属员工绩效考核方案。培训本部门所属员工技能。2020年2月5日31管理人员职责与任务的描述4、财务管理根据公司预算，编制本部门的预算，并组织预算的实施。审核权限范围内的部门各项费用支出。2020年2月5日32管理人员职责与任务的描述对高层管理人员而言，除了上述管理职责外，以下管理职责必须体现在岗位说明书中：战略的制定与实施关于公司制度与流程的建议企业文化的建立与推动公司人力资源管理体系的建设与人力资源素质的提升。2020年2月5日33职责与权力•对于职责与权力来说，编制岗位说明书与流程的建立、梳理是一个问题的两个方面。因此要共同考虑、统筹规划。•岗位的职责与权限在流程中要能找到自己的位置。否则，就成了无法操作的孤立要求。•岗位说明书中的职责与权限很难将多个岗位的工作流程界定清，而工作流程不清晰，明确、合理，则岗位说明书中的职责与权力很容易出现权限重复、越权、弃权的现象。2020年2月5日34权限划分•同一项工作在分配各岗位权限时，为了避免矛盾、不清晰和遗漏，可以先做出表格列明权限再列入岗位说明书。如：建议/提案权执行权审核权审批权工资分配方案的确定车间、部门主管车间、部门主管人力资源部部长公司经理5万元以内的物资采购物流管理部部长物流管理部部长公司分管副经理公司经理2020年2月5日35岗位任职资格条件•教育背景学历：受教育程度与综合素质总体看呈正相关关系。初中、高中、中专、大专、本科、硕士根据岗位的性质确定最符合的学历。不追求高学历，以免对选拔合适人才带来负面影响。专业：对口或相关专业，对高层和基层要求可以低一些，对技术类尽量专业要准确。2020年2月5日36岗位任职资格条件•职业资格：随着社会对职业人的关注程度和国家对职业资格认证的规范，对职业资格的要求是一个方向。它是任职上岗的基本要求。•职称：虽然有淡出的趋势，但目前仍有一定的价值，特别是工程类、财务类。2020年2月5日37岗位任职资格条件•工作经验：对岗位工作绩效有较大影响工作年限的确定是正常情况下任职者从参加工作开始或从事相关工作开始到能胜任该岗位所需要的时间。一般要求“××年以上相关工作经验”即可。2020年2月5日38岗位任职资格条件•所需知识：是指专业知识，一般是对中高层任职者在与所担任的岗位相关的专业知识积累的要求。•专业知识来自所受教育，工作中的提高，在职参加的培训。•财务知识、纺织知识、管理知识、营销知识、人力资源知识、行政管理知识等。2020年2月5日39岗位任职资格条件•所需技能：技能一般分基本技能和与岗位有关的专业技能。•基本技能有计算机、办公软件使用、文字组织、能看懂相关报表等。能写会算。•所需培训：任职者需要在任职后多长时间内接受哪些培训的要求2020年2月5日40岗位说明书导入•岗位说明书的导入是从粗放型向精细化管理的管理变革。•我们不缺乏好想法，缺少的是把这些好想法落到实处的“执行力”•想明白不易，做明白更不易。编出来不易，用好更不易。•让岗位说明书成为我们日常工作的“操作说明书”2020年2月5日41岗位说明书导入•要想导入成功，关键在于转变，要让大家参与转变，有了转变的意愿，就有了实现转变的动力。•光有意愿还不行，还要有让大家掌握转变所需要的技能。2020年2月5日42岗位说明书导入变革管理方法：领导支持意愿员工参与技能变革管理营造环境减弱抵触分享经验应用情况考核关键做什么？参与更愿意接受理念知识制度2020年2月5日43岗位说明书导入的几个阶段1.预热阶段：概念、方法、兴趣、关注2.掌握阶段：是关键。培训、参与、沟通，达到掌握。3.检验巩固阶段：培训效果、是否能按照维护流程和制度进行维护。4.强化应用阶段：使用价值、怎样去用2020年2月5日44岗位说明书的时效性常规化流程化制度化