搜索
第一部分:OA基础知识OA基本知识介绍OA概念：OA是OfficeAutomation的简写，就是办公自动化。所谓OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部的办公通信平台，用于辅助办公。OA系统完成单位内部的邮件通信、信息发布、文档管理、工作流程(合同管理、申请、汇报)等工作。OA核心问题：OA的核心问题是如何提高日常办公效率，包括文字处理，传真，申请审批，公文管理，会议管理，档案管理，客户管理等都是日常办公的范畴。所以说OA系统就是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。OA、协同的概念协同管理：就是在OA的应用基础上，以增强型的工作流为引擎，融合知识管理，客户管理等模块，从而实现信息的协同，业务的协同和资源的协同，其本质就是打破企业中人财物信息流程等资源之间的壁垒和边界，将各种资源整个到一个统一的平台中，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发，利用和增值以充分达成共同的目标。OA优点：通过OA办公系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替。主要包括以下范围：建立内部通讯平台实现工作流转和事务处理的自动化建立信息发布平台实现文档管理的自动化辅助办公实现分布式办公OA基本知识介绍第二部分:OA使用向导IE浏览器图标OA快捷图标进入公司OA办公系统有两种方式：1、在公司的电脑桌面上，一般都安装了OA办公的快捷图标，我们可以直接点击运行它。2、打开一个IE浏览器窗口，在地址栏输入OA系统网络地址登录OA办公系统在IE浏览器窗口的地址栏内输入OA系统和网址登录OA办公系统输入账号和密码打开一个IE浏览器，输入系统登录地址公司内网网址：公司外网网址：将出现登录页面，在这里输入公司给您分配的账号和密码，点击“登录”按钮就可以登录系统。登录OA办公系统常用功能区个人工作区登录系统后进入系统操作页面，系统在界面上主要分为3大区域：常用功能区：这个区域的功能菜单主要是系统的各常用功能，如退出、快速搜索（相当于BSERP的标题栏）个人工作区：这个区域的功能菜单是用户使用系统的主要区域，你需要处理和查询的信息都在这里操作（相当于BSERP的导航栏）信息显示区：主要用于信息的显示和编辑的重要区域，分公司门户、个人门户两个门户版面，根据你所点击连接显示相应的信息，需要填写数据也在这个区域操作（相当于BSERP的工作区）根据以上描述，对于系统的使用者，您需要重点掌握的是个人工作区的使用和操作信息显示区系统功能页面分布个人门户信息显示区有“公司门户”和“个人门户”之分，显示的内容不相同，可以点击进行切换。第三部分:流程管理功能使用工作流程是将我们公司日常管理中需要手工处理的业务管理流程，以电子化的方式在系统实现并且在系统中进行流转，这是我们使用OA系统的一个非常重要且必须掌握的功能。由于采用了电子化的方式处理工作流，与传统的纸张操作相比，每个请求都被可靠地保存而不会丢失。请求一旦被创建，就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人，无论是请求的处理还是信息的反馈都得以高效地进行，即便是相关负责人出差也不会延误工作的进展。同时，完全电子化的工作流保证了企业运作的规范化和透明化。在使用工作流程时您主要需要掌握以下操作：1、怎样创建一个工作流程2、怎样跟踪您创建的流程3、怎样处理您的工作流程工作流程使用概述创建工作流程1、点击个人工作区中“我的流程”标签，将展开流程相关的功能按钮。2、点击“新建流程”按钮，就可以进入新建工作流程的页面我这里以人力资源管理流程中“出差申请单”为例跟大家进行讲解流程的创建和流转。点击“新建流程”按钮，进入新建工作流程页面在这个页面上显示所有已经设置好的工作流程名称，根据您需要处理的事情点击相应的工作流名称，即进入填写流程信息页面。我们以“出差申请单”流程为例，说明流程的创建。点击“出差申请单”链接进入填写流程的页面。点击流程名称链接，可以创建一个该类型流程选择流程类型填写流程表单这个页面显示“出差申请单”的电子化表单，您只需根据表单字段，填写或选择相关内容。内容填写完成后，建议大家先做“保存”操作，然后进行提交。对于一个流程的处理有两种操作方式：提交：点击“提交”按钮，将您的流程提交到下一个处理人保存：点击“保存”按钮，流程保存在您自己的“代办流程”中，您可以以后再进行编辑和提交。系统默认的流程标题可以更改为更具体一点的内容流水号：所有流程在系统里的流水号都是唯一的，如果有流程要作废，可以把流水号发到信息化部进行删除。进行流程保存和提交的重要操作按钮填写流程表单如果您的流程还需要附加文档，可以进行增加一个附件的操作，office等文档建议是版本较低的文本编辑框文本编辑框，输入相关内容即可填写流程表单（日期控件）日期的输入可以打开日期控件，选择您所需要的日期即可，时间控件使用同日期控件填写流程表单（明细字段）明细字段用于相同类型记录的输入，点“+”号增加一栏明细，点“—”号则所点击的当前记录被删掉填写流程表单（下拉菜单）下拉菜单列出当前可以使用的内容供您选择跟踪您的流程1、点击个人工作区中“我的流程”标签，将展开流程相关的功能按钮。2、点击“我的请求”按钮，就可进入您创建的工作流程的分类页面。我的请求：系统将当前用户创建的流程称为“我的请求”，点击这个按钮列出您所创建的流程。点击“我的请求”按钮，可以查看您创建的工作流程选择流程类型在“我的请求”页面中，系统将您创建的流程按照“未完成”和“已完成”进行分类。在不同类型下，再按照流程的类型进行显示。后面的数字代表这个类型的流程数量。未完成：您所创建的还未全部流转完成的流程。已完成：您所创建的已经全部流转完成，并且在流程归档节点中有您的流程。点击“出差申请单”链接，将列出您创建的设计任务单流程选择跟踪流程根据前面选择的未完成流程，这个页面显示您创建的“出差申请单”流程是没有完成的流程。点击“请求标题”，进入具体的工作流程页面。点击这里流程标题的链接，将显示刚创建的“出差申请单”审批流程详细信息查看流程信息在这个页面，可以看到之前创建“出差申请单”流程的详细信息。在页面下方的“流转”中，可以看到该流程发生过的流转信息，包括处理时间、处理人员及其签署意见。点击页面上方的“流程图”标签可以切换查看流程表单、流程图、流程状态，系统默认显示流程表单。点击“流程图”标签可以切换查看流程表单、流程图、流程状态在“签办反馈意见”列出该流程的流转信息：处理人员、时间和签署意见。查看流程图示点击流程上方的“流程图”标签可以查看流程的图示，方框表示流程需要流转的节点，红色的方框表示流程所在位置，线条表示流转的过程。以图形化的形式直观显示流程过程，红色的方框表示流程目前所在的环节办结事宜流程图示点击流程上方的“流程图”标签可以查看流程的日志，详细列出流程的操作状态和流程处理时间等详细信息这里列出了流程已经处理的及当前需要处理的人员、状态和时间查看流程状态处理工作流程1、在公司门户中的“待办流程”中列出所有您的待处理工作流程，可以点击处理；2、在“个人工作区”-“我的流程”-“待办事宜”中也可以查看处理待处理的工作流程。待办事宜：系统将需要用户处理的流程称为该用户的“待办事宜”。点击这个按钮列出需要您处理的流程。点击“待办事宜”按钮，查看需要您处理的工作流程在工作门户中的“待办流程”中列出了所有需要您处理的流程选择处理流程根据前面选择的待处理的工作流程类型，在这个页面显示需要处理的“出差申请单”流程点击“请求标题”即可进入具体的工作流程页面。点击请求标题链接，将显示需要处理的“出差申请单”流程详细信息处理工作流程在这里输入您对流程的处理意见，它将在流程的流转过程中显示该页面显示流程的具体内容，您在签完意见之后，根据实际情况，点击窗口左上角的“提交”标签按钮，选择提示框中相应的单选按钮，对流程进行处理，审批意见已经可以写在下方的签字意见栏内。批准：当您同意时，根据流程图流向，根据设置流转到下一个节点；退回：当您不同意时，点击标有“退回”字样的单选按钮，流程将根据设置流转到以前节点；转发：当您需要将该流程交给流程以外的人查看或征求意见时，可以选择转发；保存：当您在签字意见中输入了意见，但又不想马上处理该流程时，点击“保存”标签；返回：当您不想马上处理该流程时，可以点击“取消”或“后退”按钮，将该流程留到以后处理。删除：如果您建的流程不要了，但自己又处理不了，可以把流水号告诉系统管理员进行删除处理。批完流程，点击“提交”标签，将弹出提示框，根据需要点击不同的单选按钮处理流程。流程处理方式——常规办理流程处理方式——收回流程流程提交以后，如果不妥，还需要修改、并且办理人还没有“查看”，我们可以“收回”流程。流程处理方式——委托办理办理流程的时候，因为可能有些事情需要时间去了解，但办理者手上事情多，忙不过来；亦或者申请的流程比较专业，公司有同级别更专业更适合的人员办理，我们可以选择流程“委托”，但注意：确定委托的流程是不能收回的。流程监控点击“流程监控”按钮，进入流程监控页面公司经理级别以上的OA用户，都具有流程监控功能的权限。工作流程监控人员，在这里可以全程监控相关的流程。不仅可以查看到流程每个步骤的表单、意见、流程图，也可以直接将流程提交到下一个步骤，根据工作的需要，也可以删除工作流程。请注意：当流程结束了，在监控里面无法查询到此流程，如果需要再查看，请到流程查询里面进行查看。下面我以“员工请假申请”流程举例说明。流程监控1、在此框内填入流程流水号2、单击“监控搜索”，查找到你要处理的流程。流程监控监控搜索到该流程单击“监控转交”按钮，进入流程转交操作页面流程监控1、选择要提交步骤2、选择对应步骤的经办人。3、单击“监控转交”按钮流程监控流程监控2、监控转交操作后的确认提示，点“确定”即可流程监控在流程图里可以看到“监控提交”及办理人员的标示。流程监控在待办流程里面可以看到流程已经监控退回来流程归档流程归档流程归档流程归档流程查询相关流程开启了主管领导的流程监控权限，同时，为了办理业务的便利，系统也可以为相关业务的办事人员开通此项权限，以便查询。譬如“区域申请表”，有关部门的有关同事会用到它，使用方法如下：1.如果只知道流程分类和流程名称等一些大概的信息，我们操作可操作如下，点击“我的流程\流程查询”，在弹出的页面上，流程分类选择“市场营销管理流程”，流程名称选择“区域申请表”，点击“查询”按钮即可，系统会搜索出该流程所有的文档，以方便查询。2.如果知道该流程的流水号，操作的时候只要在流水号处输入或粘贴编号，点击“查询”即可，便会看到具体的流程。流程查询流程查询流程查询流程查询第四部分:文档管理功能使用文档管理模块是管理日常工作中的文件、文档等电子数据的基础，它可以让所有的知识文档在同一个平台上运作，在一个中央数据库中统一存储和管理各种信息和知识。在这个模块中，您可以轻松创建，存储，搜索你需要的文档（论文，通知等任何可以以文字表达下来的信息），并通过权限控制以个性化的方式创建管理本院整个知识管理库。在使用文档管理时，您主要需掌握以下操作：1、怎样在系统中创建文档2、怎样将您的文档共享给其他人3、怎样审批文档4、文档权限控制文档管理使用概述在系统中创建文档（公共文档）1、点击导航栏中“我的文档”标签，将展开文档管理相关的功能按钮。2、点击“新建文档”按钮，进入选择文档目录的页面。3、点击信息编辑区“新建文档”按钮，将会弹出文档编辑页面相关文档目录管理和文件上传等只有具有相应操作权限的工作人员才能进行。点击“新建文档”按钮，进入文档目录页面在系统中创建文档（个人文档）点击“新建文档”按钮，进入文档目录页面右击“个人文档目录”标签，弹出“添加”标签，单击可以新增一个一级目录，根据您的需要进行命名。新建二级、三级目录的操作方式同上，右击文件夹还可以进行修改、删除操作在系统中创建文档时，首先需要选择一个合适的存放目录。系统目录结构一般为二到三级，