Lecture 4 英文备忘录 会议记录

Chapter4英文备忘录会议记录备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下几项：书端(Heading);收文人的姓名、头衔、地址(Addressee’sName,Title,Address)；称呼(Salutation)；事因(Subject)；正文(Body)；结束语(ComplimentaryClose)；署名(Signature)。注意事项书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人(或收文单位)的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用DearSir，对政府官员可用Sir。“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket,Subject。如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。写作“三步走”：写明收文人、发文人、日期和事由—说明具体事情及原因—补充细节Tips:写备忘录的具体内容之前先把整个格式框架打好，以免时间不够遗忘了细节。活动通知要说明时间、地点、需要做的准备以及其他注意事项。要以正式和礼貌的语气来具体说明和解释事件的原因。Directions:SupposeyouareanHRmanagerofacompany,andyourdepartmentisorganizingacomputercourseforallthecompany’semployees.Writeamemorandumtothestaffaboutthedetailsofthetraining,includingthepurposeandcontentofthecourse,thetimeandplaceofclass,andanyotherrelevantinformation.Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.范文：To:Allfull-timeemployeesFrom:HRManager,LiMingDate:May9th,2007Subject:ComputercourseAninvestigationconductedbytheHRDepartmentlastmonthrevealsthefactthatahighrateofcomputerilliteracycontributestoasevereinefficiencyofourcompany.Asaresult,ithasbeendecidedthatallfull-timeemployeesaretoattendacomputercourse—whichwilltakeplaceeveryMondaynightfrom7pmto9pminthecompanymeetingroomAandB—forthedurationoftwomonths.Employeesareabletosignupforthebasicoradvancedlevelsofthecourseaccordingtotheirpresentcomputerskills.PleaseregisterforthecourseatthecompanyreceptiondeskbeforeMay15th.Furthersuggestionswillbeappreciatedsothattheprogramcanbemorefruitful.译文：收文人：所有全职员工发文人：人力资源经理，李明日期：2007年5月9日主题：计算机课程人力资源部上个月进行的一项调查显示，公司的许多人不会使用电脑导致了工作效率的低下。因此，我们决定为所有的全职员工开办一个为期两个月的计算机课程，于每周一晚上7点到9点之间在公司的会议室A和B举行。每个员工都可以根据自己目前的计算机水平选择初级或高级课程。请于5月15日之前到公司接待处报名。欢迎提出更好的意见和建议，是我们的这个项目更加富有成果。闪光词汇及词组：full-time:adj.全职的reveal:v.揭示，展示，显示illiteracy:n.文盲contributeto:导致severe:adj.严重的，严厉的，严峻的duration:n.持续时间，为期register:v.登记，注册万能句型：…revealsthefactthat…Asaresult,ithasbeendecidedthat…Furthersuggestionswillbeappreciatedsothattheprogramcanbemorefruitful.Directions:Someoneputforwardaproposaltoadoptthe“punchin”systeminhermemoinJune12,2006.Writeamemotoherwiththeinformationbelow.Yourmemoshouldbeinnolessthan100words.To:Mr.BrownmanagerofoperationsFrom:BettyGreenSupervisorSubject:commentsonthepunchinsystemDate:September21ThisisfurthertoyourmemodatedbacktoJune12,2006,inwhichyouproposedthattheemployeesadoptthe“punchin”system.Ifullyagreewithyouthatweshouldtakemeasurestoincreasetheproductivityandthatwewouldatightercontrolovertheemployeesifthe“punchin”systemisadopted.However,honestlyspeaking,Idontthinkthatadoptingatightersystemwillincreaseproductivity.Themosteffectivewaytoincreaseproductivity,inmyopinion,istogivetheemployeesmoreincentivestowork.Ithinkwecouldfurtherdiscussotherpossibilityofachievingthisgoal.Yourconsiderationofthissuggestionwouldbehighlyappreciated.Yourssincerely,BettyGreen译文这是回复你2006年6月12日的备忘录，当时你建议所有的员工采用打卡考勤制度。我非常同意你的看法，我们应该采取措施提供工作效率，如果采用打卡考勤制度我们可以更严格的控制员工。但说实话，我并不认为实行打卡制度就可以提高工作效率。我认为，提高工作效率最好的办法就是给员工更多的鼓励。对于实现这一目的的方式我们还可以继续探讨。希望你能认真考虑这个建议。你真挚的：贝蒂·格林举例例1Directions:Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.MEMOAugust16,2004To:TheleaderofstudentservicedepartmentFrom:LiMingSubject:TelephoneDearSir,Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.Weneedatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesande-mailaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.Regards.Yours，LiMing*“remind”一词用法比较多，可以在后面直接接人或宾格，如“提醒我”译为pleaseremindme.如果提醒某人某事则用remindsomebodyofsomething，也可以在后面加从句，即“remindsbthat”，remind还有一个意思为“使想起”同样用remind…of…的结构，应注意与提醒某事区分。例2Directions:YouaresupposedtowriteaMemorandomofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:1)Whyyouneedthemicroscope.2)Whenyouneedit.MEMOAugust12,2004To:Mr.Gates,leaderofthesupplysectionFrom:LiMingofthebiologicallaboratorySubject:MicroscopeDearSir,I’mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossiblesothatwecanpreparebetterfortheexperiment.Withkindregards.Yourssincerely,LiMing*这是一封备忘录，在写备忘录的时侯，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用From:To：两个单词即可。文中的“badly”是“非常的，迫切的”意思。短语“inorderto”同下句的“sothat”意思是一样的即：为了，目的是。不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句，类似的短语还有“inorderthat”，用法与“sothat”相同。例3Directions:Ifyouaretheteacherofthestudents’Counselorisoffice:P:steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhiminclu