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广州越秀企业（集团）公司编号:QP/MA03程序文件版号:A标题:进口贸易控制程序页码:1/31.0目的确保质量手册和程序文件的系统性、协调性、有效性和适用性。2.0适用范围本程序适用于公司的质量手册及程序文件控制。3.0职责3.1相关部门：负责编写有关质量手册和程序文件。3.2管理者代表：负责质量手册和程序文件的审核。3.3董事长或总经理：负责质量手册和程序文件的批准。3.4行政部：负责质量手册和程序文件的发放和管理。4.0工作程序4.1编写质量手册和程序文件由管理者代表按照ISO9001-2000标准中各要素的要求主持编写。4.2格式质量手册和程序文件采用活页装订形式，以便修改。4.3审核质量手册和程序文件由管理者代表审核。4.4批准质量手册和程序文件由董事长或总经理批准。4.5标识质量手册和程序文件需注明文件名称版本号、修改状态、页码及文件编号，并登入《受控文件清单》中，受控文件在批准修改页上加盖“受控文件”红色印章，受控文件为公司的有效版本。广州越秀企业（集团）公司编号:QP/MA03程序文件版号:A标题:质量手册和程序文件控制程序页码:2/3程序文件编号规则：QP/XXYYMA—管理职责序号RS—资源管理标准中对应的相关符号PR—过程管理程序文件的代号CH—测量分析和改进4.6发放质量手册和程序文件经批准后，由行政部编制《文件持有人名单》，管理者代表批准，行政部负责在发放文件上注明发放编号，发放文件时，需填写《文件发放登记表》，文件持有人在《文件发放登记表》中签名并注明日期。对需发放的非受控文件，如提供给顾客的文件，需经管理者代表批准，并由领用人在《文件发放登记表》中签名并注明日期。4.7保管质量手册和程序文件经批准后，原件即“正本”，由行政部归档保管。文件持有人应妥善保管文件，确保文件不丢失和损坏。4.8更改、回收及处理4.8.1质量手册和程序文件需要修改时，由申请人填写《文件修改申请表》，并按4.3-4.4审核批准。4.8.2修改采用修改页方式。修改页由行政部在文件持有人范围内随文件发放，并作发放记录。质量手册的修改记载于质量手册修改页中。程序文件的修改记于相应程序的批准修改页中。修改状态为0、1、2……每修改一次，状态增加一次。换版后，从0开始逐一增加。4.8.3版本号从A开始，按英文字母顺序排列，质量手册修改十次，程序文件修改五次或质量手册、程序文件经过重大修改后（因组织机构较大变动等原因），应采用新的版本号，重新印发。4.8.4经修改后的质量手册和程序文件，执行4.6发放，行政部对“受控”文件和原件作更换时，收回作废文件，予以销毁；需作留存时，加盖“作废文件”章，隔离存放。