佳兆业集团控股前期物业配合费操作指引

文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会1佳兆业集团控股前期物业配合费操作指引1.目的规范各地物业前期配合费用管理工作，包括与地产公司结算方式、审核流程及帐务核算等工作。2.范围适用于集团下属各地产公司、物业公司。3.职责3.1深圳物业公司品质管理部负责《前期配合费工作指引》的编制、修订，集团总部审批。3.2各地物业公司根据本工作指引原则与当地地产公司沟通具体操作细节，可制定详细的操作细则。4.方法和过程控制4．1定义4．1．1前期配合费是指地产项目部进驻至项目入伙期间,物业公司人员进场为地产项目提供日常安全、保洁、样板房服务、后勤、工程维修、代地产采购物资等服务。文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会24．1．2配合费包括：前期介入服务费用、入伙前项目服务费、入伙组织服务费用、开盘、开放费用、项目后勤服务、代地产采购费用及临时性为地产服务费用等。4．1.2根据业务特点，将前期配合费分成三大类：前期服务费、代地产采购物资费用、开办费。4．1.2．1前期服务费：是指为前期配合的人员费用及与人员相关的调研费用、外联费用、前期物业招投标费用等。4．1.2．2代地产采购物资费用：是指应当由地产公司采购的物资，或在房屋交付前配置的设施/设备，由地产公司委托物业公司代为采购而发生的费用。如日常营销物资、房屋本体、停车场标识、垃圾桶等采购费用。4．1.2．3开办费：是指为项目提供正常的物业管理准备工作所发生的费用。如管理用房装修费用、办公设备采购等费用。4．2前期配合费成本构成序号成本构成费用明细一、前期服务费1人员成本包括项目部办公室、销售接待大厅、样板间、食堂、开放区域安管等所有人员的工资、奖金、福利、培训费、伙食补贴、社保等所有人员的直接和间接成本。2人员储备成为后期物业管理储备提前到岗的各类人员的成文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会3本本（包括工资、奖金、福利、培训费、伙食补贴、社保等人工成本）3管理费用包括前期调研费、外联费、交通费、日常办公费、办公室租赁费用等。4前期物业招投标费用包括前期物业招投标标书制作费用\评标场地费\专家评审费\会务费等。二、代地产采购物资费用1代购物资为地产销售服务采购营销物资、地产公司应配置但未配置的公共区域配设施，如垃圾桶、标识、停车场划线、保安岗亭等。2入伙组织费主要是指入伙现场布置、入伙办公设备消耗、入伙时验房费用、材料印刷费、助兴活动费用以及低值易耗品（消防验收合格后部分楼层补充的灭火器费用）、集中入伙后勤服务费用。3保洁开荒费主要是指样板房、开放、开盘区域、入住前保洁开荒费用及开荒水电费。4工程设计缺陷完善对于物业管理存在安全隐患或对业主日常生活有影响的设施设备完善,以尽早解决业主问题，缓解物业面临的压力，避免群诉。三、物业开办费1管理用房装修主要是指服务中心食堂\办公室\前台\员工宿舍\监控中心等管理用房装修费用.2物资准备费用为实现物业管理正常服务，配置必要的办公、清洁绿化、维修设施、员工服装、员工宿舍租赁及设施配置费用。四、管理酬金：（一+二+三）*10%4．3前期配合费与地产公司结算方式前期配合费与地产公司结算方式有三种可选择方式：第一种方式：实报实销加酬金制，是指前期配合期间，人员编制、物料采购、临时业务委托均需地产公司审批后实施，管理酬金按发生成本总额的10%计提。文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会4第二种方式：预算协议制，由物业公司与地产公司按年度预算签订前期服务协议，明确服务项目、服务标准、价格及付款条件等，超出协议内容的服务项目另行按临时委托业务处理，代采购物资及临时增加服务人员按临时委托方式，物业开办费按费用测算另行与地产公司协商。第三种方式：价格包干制，由物业公司根据地产公司需求或已开发项目的服务标准，测算项目从进驻到项目交付期间的前期服务费，代采购与物业管理相关的物资费用（不含营销物资采购费用），与地产公司签订前期配合费包干服务协议。4．4第一种方式：实报实销加酬金制操作方式4．4．1地产公司根据业务节点（如开盘前进驻或开盘后等业务节点）提出人员进场需求，物业根据需求配置人员，地产公司按人员实际开支支付人工费用，每月物业公司与地产结算人工成本。4．4．2日常物料采购由物业公司每月填写物料计划报地产公司确认数量后（列入营销成本的费用，由地产公司营销部经理签字确认，列入项目开发成本的费用由地产项目部经理签字确认），实施采购，物资采购单价按照集团批准的《供应商价格体系标准》执行，未纳入体系单价的按照《物业公司采购管理程序》办理，无须地产公司再次确认，文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会5物料采购费用由物业公司与地产公司每月结算。4．4．3开盘或入伙等业务配合，由物业公司制定方案（包括人员配置、物料配置等费用），报地产公司第一负责人审批后执行，费用由物业公司与地产公司每月结算费用。4．4．4物业按配合费用成本总额的10%计提管理酬金，每半年结算一次管理酬金。4.4.5物业公司财务部每月将当月发生的人工费用与地产财务部结算（以工资、福利、社保等审批表及人员定编表为依据，人员定编表没有变动时提交一次即可，有变动则当月提交）。4.4.6物业公司使用部门或采购部门每月将物资采购费用分类（营销成本、开发成本），将每一单费用发票原件及相应审批记录原件移交地产公司相对应（营销部、项目部）的接口人（接口人由地产公司指定）落实报销手续，在地产的报销按照地产公司授权手册执行，报销审批完成后，地产财务部及时将款项划入物业公司指定帐号，物业公司使用部门或采购部门将所有移交给地产的复印件整理好后转物业公司财务部，物业公司财务部及时准确核对结算金额。4.4.7费用结算原则是：本月发生的费用本月与地产公司结算，人工成本、水电费用等固定成本每月结算一次，日常采购物料费用及时跟文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会6地产公司结算，管理酬金半年结算一次。4．5第二种方式：预算协议制操作方式4．5．1各地物业公司进驻新项目后一个月内，与地产公司相关部门沟通，了解地产公司服务需求、项目现状等情况，参照《_____项目_____年度前期配合费核算模型》编制该项目当年的前期配合费预算，按物业公司授权手册权限审批。4．5．2根据当年配合费预算，由物业公司与地产公司按项目签订委托服务协议，约定服务标准、服务岗位编制、人数、服务岗位单价、服务总价、付款方式等。委托服务协议见附件。4．5．3前期服务费签订固定服务协议，按月与地产公司结算一次或按协议约定付款方式，每次结算需包括管理酬金，管理酬金按10%计提。4．5．4服务岗位编制需根据项目开发节点确定每个阶段人员编制，项目开发节点包括：项目开工前、项目开工后、项目开放后三个阶段。4．5．5如由于地产公司原因增加人员编制，由地产公司用人部门填写《服务岗位空缺申请表》按程序报批，人工成本每月与地产公司结算一次。增加人员岗位编制审批流程如下：文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会7增加人员编制办理流程：地产公司用人部门发协办单按地产授权手册审批物业公司项目负责人物业公司人力部安排招聘一个月招聘到岗4．5．6代采购物资及临时增加服务人员按临时委托方式4．5．6．1增加一个月以内的临时性的保安、保洁、代采购物资等服务，由地产公司委托部门填写协办单，经该部门第一负责人审批发给物业公司服务中心，由物业服务中心根据协办单及委托部门需求，编制《临时委托服务确认单》，需明确服务内容、服务标准，金额（包括单价、数量、金额），完成时间，见附表格式。4．5．6．2《临时委托服务确认单》经地产公司委托部门审核，按地产公司授权手册审批后，物业公司服务中心按时完成，完成后经地产公司委托部门确认。4．5．6．3受托方每月20日前根据《临时委托服务确认单》汇总当月费用开具发票（需按10%计提管理酬金），填写报销单提交物业公司财务部，由物业公司财务部与地产公司财务部办理结算手续。流程如下：临时委托业务办理流程：地产委托部门发协办单物业项目填写《临时委托业务确认单》按地产授权手册审批物业项目提供服务与地产委托部门确认完成情况物业每月制作费用汇总清单，并与地产结算文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会84．5．7物业开办费结算方式：在项目入住前4个月由物业服务中心测算物业开办费及管理酬金，提交地产公司领导审批后，并与地产公司签订付款协议。4．5．8每月按固定服务协议的预算和业务协办单的实际发生额核算前期配合费用成本总额，管理酬金按成本费用总额*10%计提。4.5.9各项付款审批按物业公司的授权手册执行，收取的发票按地产公司标准执行。4.5.10支付凭证由物业公司财务部当月全部转交地产公司财务部，支付审批原件由物业公司财务部保存入账。4．6第三种方式：按建筑面积价格包干操作方式4．6．1物业公司根据地产公司需求、项目开发进度及项目规模情况，测算该项目前期配合费总额，根据项目开发面积计算单位建筑面积配合费价格，并与地产公司签订前期配合费包干服务协议，包干服务协议需约定岗位配置数量、服务标准、费用清单，费用结算方式，原则上按年结算一次。4．6．2对代采购的营销物资另行以第一种临时委托方式操作。4．6．3如果前期配合期跨年度，由物业公司与地产公司对当年度实文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会9际发生的工作量进行评估，确认当年的前期配合费结算金额。4.6.4各项付款审批，财务处理按物业公司的制度执行。4．8各地物业公司可以根据实际情况，与地产公司协商一致选择以上任何一种方式操作。4．9前期配合费用的控制责任部门、执行部门、审批部门及费用归属详见附件《前期配合费用归属清单》。4．10物业公司需对各项目提供的前期配合服务每年做一次配合服务满意度调查工作，调查对象是地产公司营销部、项目部、财务部等相关人员，针对客户提出的问题，制定改善措施，并指定专人跟进措施落实情况，提升地产公司客户的满意度。4．11各地物业公司在测算前期配合费可参考附件《前期配合费核算参考标准》，该标准包括两种形式，一种是单项费用核算参考标准，适用于预算协议制操作方式，另一种是按建筑面积包干核算参考标准，适用按建筑面积价格包干操作方式。4．10相关记录附：《_____项目_____年度前期配合费核算模型》文件编号：颁布日期：2008-12-19公示日期：负责单位：深圳物业公司起草人：修改人：审核人：批准单位：制度评审委员会10《服务岗位空缺申请表》《业务协办单》《临时委托服务确认单》《后勤服务委托合同》《前期配合费核算参考标准》《前期配合费用归属清单》前期配合费核算模型.xls服务岗位空缺申请表.doc业务协办单.doc临时委托服务确认单.doc前期配合服务委托协议书.doc前期配合费核算参考标准.doc前期配合费用归属清单.xls