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文件管理培训企业管理处二〇一一年九月二日内容提纲一、分公司文件管理系统（一）初次使用E系统的准备工作（二）文件全生命周期管理二、总部制度管理信息系统（一）账号的获取（二）制度编制与上传（三）制度查询（四）SEP格式文件转换（一）初次使用E系统的准备工作1.待办事务即时提醒程序安装打开IE浏览器，进入10.124.4.86网页界面，点击“待办事务即时提醒程序下载”安装该程序。安装后，点击“开始-程序-待办事务即时提醒”启动程序。如是第一次运行程序时会要求注销当前用户，请注销后再登录。程序启动后，在windows系统托盘中（屏幕右下角）将出现一个蓝色圆型图标。用鼠标右键点击该图标，弹出一个菜单。（一）初次使用E系统的准备工作首先点击“注册weboffice控件”，对该控件进行注册，然后再点击“用户管理”，在弹出的对话框中输入您的用户名和密码点击“新增”，弹出窗口右边的列表中将出现用户的登录名，表示注册成功，可以注册多个用户。用鼠标左键双击弹出窗口右边列表中的用户登录名称，在密码输入框输入密码，点击“删除”，用户将被删除。这样，在下次开启计算机时，用户提醒控件就会自动启动。但有些用户提醒控件不会在电脑启动时自动启动，可能是由于在清理插件的时候将该控件清除了。（二）文件全生命周期管理文件起草点击“文件管理-体系文件管理-起草文件”，进入文件起草页面，如下图所示。文件起草起草文件的步骤：1.输入文件基本信息（有﹡标注的为必输项）。a.文件的类型要根据文件制定内容选定相应类型；b.文件名称；文件名称格式：执行类--企业名称（或单位名称）+业务描述+规范/规程/细则，实施类--企业名称（或单位名称）+业务描述+办法/规定/细则。注意要选定“控件方式”，这样可在线编辑文件。c.文件编号是自动编码，与文件类型相对应，制定文件时如不需要三个“﹡”，请删除。d.实施日期，先预定某日，待文件批准后，按批准的日期重新设置实施日期。e.文件发放范围，其分为“全部用户可查阅、收文部门全部用户可查阅、仅收文人可查阅”三个级别，保密性的文件一般选择“仅收文人可查阅”选项，如要传阅则需要进行传阅审批；目的是实现对文件安全性的管理。f.根据需要设定文件评审周期，在满周期的前一个月系统会提示用户，该文件需要评审。（演示讲解）文件起草2.上传文件正文、附件。上传文件正文和附件比较简单，就不多讲，但要注意：上传正文后要将附带文件的扩展名删除，计算机中的源文件名称请命名准确）。3.设置文件属性文件的安全控制还可以通过设置文件属性来实现的：（1）允许打印：选择‘是’，发文后阅文人可以打印文档，反之不能打印；（2）只有文件管理员能打印:选择‘是’，只有文件管理员才能打印文件；（3）可保存到本地：选择‘是’，发文后阅文人可将文档另存到本地，反之则不能；（4）允许传阅：选择‘否’，在建立发文清单时，选择的是用户，而不是单位，并且发文后文件属性任何时候都不能更改。文件起草4.建立发文清单：根据文件管理范围和内容，选择需要了解和执行文件的部门，则文件被发到各单位的文件管理员处，由相关部门文件管理员选择本部门的相关人员传阅文件，如文件发放范围选择的是“仅限收文人”，传阅该文件时还需部门领导审批。文件起草5.设置关联文件（非必须）：点击“关联文件”链接，打开关联文件设置对话框，被关联的文件可以是现行文件和已识别的法律法规，可以关联多个文件。如果被关联的文件是限制查看的，同样没有查阅权限的用户也不能查看。文件的关联是双向的，比如A文件关联了B文件，那么查阅A文件时，可以同时查阅B文件，同样，查阅B文件时也能够查阅到A文件。设置关联文件还有另一作用，当修改某一文件时，可查看其关联文件的符合性是否满足要求。文件起草6.设置审批流程：文件的审批是依靠流程来控制的，要将文件提交审核，起草人需要设置完整的流程，点击“设置审批流程”打开流程设置对话框。其方法为，点击下图所示的节点，在打开的审批人选择对话框中选择用户，被选择的用户成为审批人，被列在右边的审批人列表中。文件起草点击上图中的节点，就弹出下图所示的对话框：通过红色圈中的左右“蓝色箭头”来选择或删除审批人。文件起草列表中的审批人可以删除，可以调整顺序（通过点击上下箭头图标）。点击“确定”将关闭对话框并保存设置。注意事项：A.右边审批人列表流程顺序必须满足左边标准流程的节点顺序关系，否则，在点击“确定”关闭对话框时，就不能通过合法性检查，产生“流程必须符合节点顺序且必须完整”的提示；b.会审是没有顺序的，即会审人是同时收到该审核文件；而审批（指审核和批准节点）是有顺序的，当选择了多人审批时，排在前面的先审，排在后面的后审；c.在审核过程中，起草人可以随时在代办事务列表中将文件“取回”，重新设置审批流程，取回后，已经审核过的流程将从审批人列表中消失。文件起草d.在用户设置中，各功能不要随意选择，否则在文件审批流程会出错。完成上述工作后，点击文件起草页面的“保存”，将文件提交审核，起草工作完成。如发现问题还可以在“再办事务”中取回，再在“待办事务”中进行修改，保存后继续送审。提醒：在设置审批流程选择审核部门时，要注意公司机构发生变化的部门。文件起草在文件的起草、审核的时候有时会产生这样一个提示：文件编号已存在。这是什么原因呢？产生该错误提示，说明该文件编号在系统中已经被使用了，但是在文件查阅又不能查找到相同的文件号，这是因为，在系统中有用户曾经起草了相同编号的文件，随后删除了，但是该文件仍在回收站中，占用系统，该文件的审批就不能执行。这就需要该文件起草的用户在其回收站中彻底删除该文件。文件审批需要用户审批的文件被列在待办事务中，当用户登录系统后，首先进入的便是待办事务页面，如下图所示。根据事务类型划分了4个区域，分别是：文件、文档、表单、法规，每个区域在标题栏以蓝色区块及文字清晰的标示出来。所有的待办事务按事务类型被列在不同的区域中，通过点击“状态”栏链接，可以进入具体的事务处理页面。文件审批在待办事务中点击需要审批文件的状态栏的“审核”链接，进入如右图所示的文件审核页面。文件审批在这个页面中，审核人需要做以下工作：1.首先，审核人需要点击“查看正文”打开文件查看文件内容，如果是WORD或EXCEL文档，还可以进行在线编辑，退出在线编辑时请点击编辑页面下方的“保存”按钮，不然您的内容将不被保存。2.接着就需要将审核意见输入到审批意见输入框，如系统中预先设置了常用的审批意见，那么您还可选择一个意见输入。如果您的审批内容较多，还可以用word等编辑工具编辑一个文档，作为附件和审批意见一同提供给起草人参考。附件可以通过点击“上传审批附件”栏右侧的“浏览...”来实现上传。文件审批接着您还可以进行一些其它内容的审核，如是文件可以审核“发文清单”或“关联文件”，而法规识别登记可以审核“适用单位”，既可以对起草人设置的“发文清单”或“适用单位”等进行修改。•点击“提交审核意见”，就可以提交审核了。•当点击了“提交审核意见”后，如果不是会签，则会弹出一个对话框。如果您希望起草人按您的意见对文件进行修改时，请选择“退回起草人修改”，否则请选择“送下一步”，点击“保存”完成审核。已审核的文件将从待办事务中消失，送到审批流程下一节点。•文件在审批流程的每一节点完成后都会自动返回起草人或指定用户，需要起草人对审批意见进行修改文件后，送下一节点。文件的查阅文件查阅比较简单，就不细说。有些用户反映我刚传阅的文件，想要再查询就找不到，是因为传阅的是法律法规，这就要到法律法规栏目去查询。不同用户在系统中查阅的文件范围是不同的，一般用户查阅的是其传阅的文件和系统中查阅范围设置为“系统全部用户”的文件；文件管理员能查阅本部门所有收到的文件。有些用户的计算机不能查看正文，其处理方法是:退出E系统，打开IE浏览器，首先，点击“工具”-弹出窗口阻止程序-关闭弹出窗口阻止程序；然后，继续点击“工具”-Internet选项-安全-自定义级别，进入“安全设置”界面，将其中“Activex控件和插件”菜单下的选项均设置为启用或提示，再点击“确定”保存设置。重新打开E系统，就可以查看正文了。文件的发放需要发放的文件被列在发文人的待办事务的文件列表中，状态标示为“发文”，如下图所示。点击“发文”链接进入文件发放页面。如果起草人设置了“发放范围批准”流程，则发文页面有一个“更改发放范围批准人”的功能，允许发文人更改发文清单的批准人。文件发放在文件发放页面点击“发文”按钮提交发文清单审批或直接发文。发文时，发文人需要负责以下几点工作：1、检查实施日期；2、检查正文格式和内容是否符合要求；3、检查各项文件信息是否有误；4、检查审批意见是否有误，由于发文人不能修改审批意见，当发现审批意见的错误时，请通知起草人将文件删除，重新起草送审。根据流程中发文节点的设置不同，发文人可以是一个指定的用户（一般为体系主管部门），或者是文件归口部门的文件管理员。如果在流程节点中设置了发文人，则发文由指定的用户完成，否则由归口部门的文件管理员完成。收文当有文件需要接收时，在收文人的“事务管理-待办事务”的文件列表中将出现该文件，文件状态为“收文”或“传阅收文”，如下图所示：点击“收文”或“传阅收文”，进入文件查阅页面，已接收的文件被列在体系文件管理的“现行文件查阅”列表中。文件接收后，可以对文件进行补发文、传阅、更改、更改申请、作废、文件信息及内容调整等操作，上述各项操作受权限控制。文件传阅具有传阅权限的用户在文件查阅页面会有一个“传阅”的功能，点击后将进入文件传阅页面，如下图所示：文件传阅在该页面需要进行两项工作，才能完成文件的传阅。首先点击“选择传阅人员”按钮建立被传阅人员清单，其方法与发文清单的建立完全相同。需要批准才能传阅的文件，则点击“传阅送批准”选择一个传阅清单的批准人，将传阅清单送批准，可直接传阅的文件只需点击“直接传阅”即可送传阅。（当文件传阅送批准出错，如何取回？在“在办事务”中点击删除，然后在文件查阅中找到该文件，重新设置再送批准。）如果文件属性被设置为“不允许传阅”，则即使有传阅权限的用户也不能传阅文件。如果文件属性被设置为“只有传阅人能查阅”，则传阅人在传阅文件时，如果其本人不是被传阅人，将无法查阅文件的正文。被传阅人在待办事务中将收到一个状态为“传阅收文”的文件，点击状态链接后进入文件信息页面，完成传阅收文。已传阅的文件会在文件信息页面的末尾添加一个传阅清单。补发文件•具有补发文权限的用户（补发文和发文应该授予同一类用户），在文件查阅页面会有一个“补发文”的功能，点击后将进入补发文页面，如下图所示。补发文件点击“建立发文清单”弹出单位或用户（如果是本部门发文，弹出的就是本部门用户选择窗口）选择窗口，选择需要补发文的单位或用户，点击“保存”直接补发。也可以点击“发文范围送批准”，在弹出的窗口中选择一个审批人，将补发文清单送批准。经批准人批准后即完成补发。文件更改与更改申请文件归口部门的用户可以更改文件，收文单位的用户只能提出文件的更改申请。通过点击文件信息查阅页面中功能栏的“更改”链接（如果您的文件信息查阅页面中没有“更改”功能，说明您没有权限），进入如下图所示的文件更改编辑页面。红色框起部分是文件更改时所要输入和操作的区域。这需要提请各位注意，要对系统中已经存在的文件进行更改，务必通过“更改文件”功能来进行。有的用户通过重新起草文件，新更改文件发布实施了，而又原文件没有进行申请作废，造成同一个文件多个版本同时有效。不利于文件管理。文件更改与更改申请文件更改与更改申请文件更改的起草人需要设置实施日期、确定修改后文件的版本号、填写修改内容，如果对文件正文进行了修改，可以如文件起草时一样将修改好的文件正文上传，供审批人审阅，已上传的文件正文将作为新的版本在文件更改批准后替换旧版本的文件正文。如果在发更改通知书前还未上传新版本的文件正文，则系统强制要求上传新版本的文件正文。文件更改的起草人还需要设置审批