会议接待工作流程

会议接待工作流程一、会前准备工作(一)会议确认1.确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作邀请函发参会人员并确认。2.确认、落实会议日程及议程安排，拟写会议接待方案。3.召开会前动员会，部署具体工作和责任人，并根据大家意见完善接待方案。4.确认、订购客人往返车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。5.根据会议需要，邀请相关媒体参会。(二)车辆准备根据会议日程安排，确认参会人员的接送时间、地点、路线，准备车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中注意言行举止，做到安全、文明驾车。(三)会议准备1.食宿安排根据会议日程，安排参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务招待需按照公司规定填写《业务招待申请单》。业务招待申请单部门日期申请人事由费用额度来客人数招待物资申请部门负责人意见综合部意见审批人2.资料准备根据会议具体要求，由专人准备宣传册、领导名片、欢迎PPT、汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。3.资金准备根据签报中费用预算，专人领用，专人分配，专人报销。4.物资准备各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。物资领用清单招待用烟招待用酒礼品品名数量用途品名数量用途品名价格用途5.会场布置根据会议需要，准备横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，准备必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理会场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议开始前半小时完成，并提请相关领导审查。6.会前预演为确保会议成功举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发情况筹备应急处理方案。二、会中工作1.入会导引安排专人引导嘉宾入场。2.会议签到根据需要，请参会人员在《会议签到簿》上签名。3.引导就座4.会场清洁每间隔15-20分钟续水一次，及时清理烟灰缸及果盘，保证会场清洁。5.录音录像、拍照6.根据会议进程及时处理临时性事务，并保持与场外服务人员对接。三、会后工作(一)会场整理1.清洁会场2.物品回收3.整理会议资料(二)安排就餐及返程1.安排就餐2.返程人员物资准备礼品会议材料3.返程车辆安排(三)根据需要，组织参会人员参观、娱乐活动四、会务总结1.拟写总结签报2.召开会务总结会3.拟写新闻稿4.资料整理包括会议文件、照片、声像、汇报材料等。