集团公司公文管理制度

***投资集团公文管理制度版本：A/1编制：集团人事行政中心日期：___2012年月___审核：日期：_______________批准：日期：________________制度主导部门：集团人事行政中心发布日期：2012年月日生效日期：2012年月日未经许可禁止外传目录一、总则............................................1-2二、职责..............................................2三、公文种类.........................................2-3四、公文格式.........................................3-6五、行文规则...........................................6六、公文办理........................................7-11七、公文立卷、归档和销毁................................12八、附表................................................1、广东***投资集团有限公司呈批件2、×××××××××有限公司呈批件3、广东***投资集团有限公司拟稿发文审批表4、广东***投资集团有限公司传真件5、广东***投资集团有限公司收文处理专用纸6、广东***投资集团有限公司内部文件传阅单7、广东***投资集团有限公司公文收件登记表8、广东***投资集团有限公司会议纪要模板9、广东***投资集团有限公司发文模板（内部行文）10、广东***投资集团有限公司发文模板（对外行文）集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：1/12公文管理制度第1页共12页公文管理制度第一节总则1、为使集团公司及各下属子公司公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制定本制度。2、适用范围：本制度适用于集团公司及各下属子公司、部门。3、集团公司人事行政中心是公文处理工作的管理机构，主管并负责指导集团公司各部门及各下属子公司的公文处理工作。4、公文的定义：（1）公文—指在集团公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。（2）公文处理—指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。（3）外来公文—指政府部门、行业协会等外企事业单位（转）发给集团公司的公文。（4）内部公文—指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各子公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。（5）上行文—是指各下属子公司向集团职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示—是各下属子公司向集团职能管理部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告—是各下属子公司向集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。（6）下行文—是集团或集团职能管理部门向各下属子公司下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。（7）平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各下属子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。5、公文管理是指集团及下属子公司行政公文管理。具体包括：集团下发的公文；各下属子公司上报或下发的公文；集团各部门上报或下发的公文；集团及各下属子公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：2/12公文管理制度第2页共12页6、公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。7、公司各部门及各下属子公司应当指派专人具体负责公文处理工作，公司领导、各部门负责人、各下属子公司负责人应加强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。第二节职责1、集团人事行政中心为集团公司公文的归口管理部门。2、人事行政中心负责接收和处理外来文件及各下属子公司对集团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团各下属子公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的子公司、部门及个人进行处罚。3、各下属子公司行政部负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。4、各下属子公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；5、发文资格：集团所属一级部门（各下属子公司）、二级部门（各人事行政、审计、财务等职能部门）为具备发文资格的主体，其它部门或单位一律禁止发文。集团层面项目组及工程部经授权后，各项目组、工程部门具备发文资格。6、发文效力：公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。第三节公文种类根据实际，公司日常使用公文种类有：1、决议：适用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项。2、决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：3/12公文管理制度第3页共12页3、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“办法”、“细则”等。4、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问。6、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。7、批复：适用于答复下级单位请示事项。8、函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。9、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。第四节公文格式1、公文版头：现有公司公文版头共二种：（1）公司名称（对外上行文或平行文使用）。例“广东***投资集团有限公司”。（2）公司名称+文件（集团内下行文以及集团公司各部门使用）。例“广东***投资集团有限公司文件”。2、公文排版格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附件、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。为保证公文的严肃性、完整性、正确性及有效性，为公文处理工作提供方便，对公文排版格式统一规范如下：（1）眉首、版记公文首页红色反线以上各要素统称眉首（上行文和平行文、下行文的眉首具体要求见附件二《公文排版格式》），包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：4/12公文管理制度第4页共12页位标识、发文字号。发文单位标识使用方正小标宋简体字，用红色标识，字号以醒目、美观为宜，一般应小于22mm×15mm，联合行文，主办单位应当排列在前；发文字号居中。置于主题词以下的各要素统称版记，应写明主题词、抄送单位及打印份数等事项，字体均为3号仿宋体，“主题词”3字为3号黑体。秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应注明“特急”、“加急”、“平急”。秘密公文须在文件右上角注明，字体为3号黑体。（2）标题标题注意醒目、美观。①文章标题。一个完整的标题应包括发文单位、事由、文种三要素。标题应准确、简要地概括公文主要内容。排法应视字数多少而定，可排单、双行（原则上不超过3行），12字以内的标题一般居中排1行。注意每行不要两头顶格，长度最好不要超过正文的3/5。分行时不要把两个字以上的词分开，各行字数可相等或不等。标题字间距视长短而定，字体用2号黑体。标题与红色反线之间空2行，标题与主送机关之间隔开1行。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。②段落标题。字体采用3号黑体，其字数较多时建议与下文空开一行。③段落序号。应按照主次顺序在行头分别列为：一、（一）、1、（1）等。3、发文字号包括单位代字、年份、顺序号。公司公文发文字号：（1）公司文件（对外及对上行文）：***〔201×〕×号。如***〔2012〕1号其中：“***”代表发文单位“广东***投资集团有限公司”，〔2012〕为年份，“１号”为文件的顺序号。（2）公司内部文件（对公司内部发文）：***×〔2012〕×号。例如***人〔2012〕1号，“***人”代表发文部门“广东***投资集团有限公司人事行政中心”。联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发文字号。（公司及各下属子公司简称和行政文件发文代字、发文字号规定待定）4、主送单位集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：5/12公文管理制度第5页共12页主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。5、正文正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用3号仿宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为3厘米，下页边距为3.5厘米，左、右页边距各为2.9厘米，每页28行，每行22字。6、附件附件是正文的补充说明，或有关参考资料。在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋字体标识“附件”，附件如有序号使用阿拉伯数码，名称后不加标点符号。附件序号和名称前后标识应一致，并和正文一起装订。7、发文单位标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。8、日期、印章发文日期标注于发文单位下面。须用汉字写明年、月、日。发文日期以领导签发日期为准。日期、印章二者不得放在与正文脱节的空白页上，以保证公文的严肃性。排印或缮写时，尽量不要使前页正好写在正文结束，即印章版面应有1行以上的正文；尤其是上行文不得再采取标识“此页无正文”的解决方法。此时，落款应提至页面中心线以上位置，避免中心空白太大。印章上弦一般不得压正文，下弦压在日期适中位置。9、主题词反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。10、印发说明公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。11、页眉、页脚页眉、页脚与边界距各1.5厘米；总页码数及页码（居中），均采用5号宋体。集团LOGO图标制度管理手册编号：GTF-JT-HR02版本：A/1页码：6/12公文管理制度第6页共12页12、用纸及装订按规定采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。（公文格式排版规定见附件二）第五节行文规则1、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。2、凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，原则上不再发文。3、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，原则上不再发文。4、发布相关制度或规定时，必须注意与已发布的同类制度或规定相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在发文时注明对原发布制度或规定修改或废止，在已有的制度或规定未废止前，原则上不得重复发布同类制度或规定。5、集团公司各部门无权对上级政府机关直接行文，该类行文均应以公司或集团的名义。6、集团公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。（1）集团