内训――麦肯锡工作秘诀

©2007IBMCorporation“麦肯锡”工作秘诀2目录1正确的做事VS做正确的事2做重要的事而不是做紧急的事3关注全局4麦肯锡高效时间管理5来自麦肯锡的建议31DothingsCorrectlyVSDothecorrectthings1正确的做事VS做正确的事效率效果正确的做事Theratiooftheeffective效率Thepropertyofbeingefficient效能最佳解决方案最佳时机&直接影响执行策略/战略优选/优化选择最佳的解决方案将正确的指导并推动最佳工作效果的达成做正确的事对企业而言，不可或缺的是效能，而非效率。4麦肯锡资深顾问指出：我们也许不知道正确的道路在哪里，但是我们一定不会南辕北辙对于企业而言，“正确的做事”与“做正确的事”是完全不同的：前者保守的&被动的后者创新的&积极地再者，尽管失误在所难免，但如果你做的是正确的事情，但是这也不会造成致命的打击。相反的，如果你经常做错误的事情，无论你做得多么完美，对企业而言都是一场灾难1DothingsCorrectlyVSDothecorrectthings51DothingsCorrectlyVSDothecorrectthings什么是正确的事？例如：当病人告诉医生自己感觉发烧并且头疼。医生不会草率的根据病人的陈述下定论，而是通过对病人进行一系列必要的检查，再给出初步的诊断结果。辨别“正确的事”的常用流程：形成结论并提出可实施的建议深入挖掘分析信息收集信息形成假设“然后呢？”——形成洞察必须确定你在解决正确的目标明确目标目标要清晰收集事实信息证明或者反正之前形成的假设为目标服务&结构化分析框架61DothingsCorrectlyVSDothecorrectthings从一开始就要牢记“我们的最终目标”——坚定信念！做正确的事事半功倍！避免过早陷入执行细节Ifyoudon’twantbeadriver，Pleasekeepyourheadsup!如果你不想半途而废，请坚定信念，坚持不懈！坚持目标7目录1正确的做事VS做正确的事2做重要的事而不是做紧急的事3关注全局4麦肯锡高效时间管理5来自麦肯锡的建议8按照重要性将任务排序2Dotheimportantthingsratherthanurgentthings在研究过程中发现，我们发现人们更喜欢按照下面的原则来安排工作：1.优先选择自己喜欢的工作；2.优先考虑自己熟悉的工作；3.优先选择容易完成的工作，然后才是困难的工作；4.优先选择能更快完成的工作；5.优先选择材料（信息、数据）齐全的工作；6.优先选择已经计划好的工作；7.先帮别人做事，然后再忙自己的事；8.优先选择时间紧迫的工作；9.优先选择有趣的工作；10.优先选择简单的工作，然后才是复杂的工作；11.优先帮朋友做事，然后再帮别人做事；12.做已经开始做的事，而不是还没有开始的事。9时常花费80%以上的时间与精力处理紧急事务的低效能工作者认为：今天必须完成的事情十分紧迫今天应该完成的事情很紧迫今天能够完成的事情不紧迫2Dotheimportantthingsratherthanurgentthings盲目优先安排看似紧迫的工作，直接导致工作效能低下！通常情况下，很多看似紧迫的事情并不重要。比如：部门长期规划或个人体检计划，经常会因为很多类似电话会议、定期填报表格等“紧急事件”而推迟。10怎样去决定工作的优先顺序?1你是谁？你想成为谁？你的个性、特点/你的梦想2什么是你需要的?能帮助你实现你达到成功，实现梦想的条件3什么能给你最高的回报?每个成功因素给你带来的价值4什么能让你感到最大的满足?你的生活？情感？工作？和谐？2Dotheimportantthingsratherthanurgentthings11DeferredValueUrgentunimportantValueImportant重要而紧迫•关键的”临门一脚”•关键的生存资源：(存款/工作表现)重要而不紧迫•需要尽早意识并积极计划•与生活、健康、家庭相关•阅读、体检、健身、学习计划……既不重要也不紧迫•浪费时间•晚餐后看电视•工作时间上网聊天娱乐•紧急而不重要•容易陷于被动•纠缠于细节•始料不及的电话…2DotheimportantthingsratherthanurgentthingsABCD哪一个你愿意付出更多时间和精力？A?B?C?D?A?忙碌且劳累C?事倍功半D?直接导致失败B从长远来看…..决定我们生活质量/教育程度/工作表现/健康的身体……12将重要的事情放在首位在开始的头几天制作一个“优先工作计划表”制作一个“工作进度表”让你的工作有条不紊评估使用“目的、必备条件、回报、满足感”几个条件对工作进行评估排除排除没必要做的事情再排除那些别人已经为你做好的，或者通过委托可以让别人代为完成的事情制订行动计划并执行实现目标，并记录下在此过程中的每个环节甚至包括各环节花费的时间和涉及的人力资源、外部资源2Dotheimportantthingsratherthanurgentthings我们是不是经常听到这样的话：“我真不知道该从哪里开始？”13目录1正确的做事VS做正确的事2做重要的事而不是做紧急的事3关注全局4麦肯锡高效时间管理5来自麦肯锡的建议14记住，持续关注目标!在你尝试指出问题的症结所在。你可能会因为同时关注过多的复杂要求，而忽略你最初的目标。一旦你发现已经深陷于此，请务必记住——“退出，然后重新聚焦于整体背景、计划、目标”，否则你会浪费很多时间。你必须时常回答自己以下基本的问题：我们正在做的事情能解决问题么？它是如何实现的？它是否是最重要的？中国著名的警语：旁观者清（outsidersseemorethaninsiders）3PayAttentiontotheWholePicture回到原点跳出圈外持续关注目标15目录1正确的做事VS做正确的事2做重要的事而不是做紧急的事3关注全局4麦肯锡高效时间管理5来自麦肯锡的建议16自我测试：你能管理好自己的时间么？1.你是否经常长时间工作?2.你是否经常把工作带回家?3.你是否觉得在工作上花费时间太少?4.你是否会因为工作没完成而产生罪恶感?5.你是否莫名感觉到充满压力?6.你手头是否有很多虽然不重要但一直没有解决的工作?7.当你担任重要工作时，是否经常感到心神不宁?8.你是否经常在办公室吃工作餐?9.上个月你有没有忘记过重要约会?10.你是否经常在最后一分钟才匆匆完成手上的重要工作?11.你是不是很容易找到推迟工作交付的理由?12.你是否经常觉得需要做点事情让自己保持忙碌状态?13.你是否会在长假过后产生负罪感?14.你是否读过一些与工作无关的书?15.你是否因为一些微不足道的事情忙忙碌碌?16.相比向前看，你是否经常沉迷于你上一次的成功或失败?时间管理测试17你时间管理的效率如何？如果你不能管理好时间，那么你也管理不好任何事情18–目标是通向成功的第一要素；–目标不是一成不变的，而是根据时间的发展不断校准的；–计划表能让你的目标现实、可行并可及，从而避免漫无目的，浪费时间；–E.g.:每天花10分钟将当前的目标写下来，一个星期以后，你会发现你已经实现了数十个甚至上百个短期目标；–关键词：强迫将每天的工作生活日程化的好处让你任何时候都能清楚的知道你的目标节省时间–我们经常会听到诸如“时间过得真快！”、“这个不着急，明天再说”、“对不起，我耽误了”–计划表根据优先顺序排列工作计划;–能否利用好时间是判断一个人成功与否的重要标志；–关键词：优先顺序提高你的热情–计划表让你的目标更明确；–每天你可以通过计划表，检查你完成了哪些目标，有哪些方面可以做得更好。通过不断积累激发你的热情；–一个有效的计划表能把复杂的任务简单化，并且保持你的激情–关键词：激情时间管理第1步：每天都制订当日计划表19如何制定日程表？最后，给每天的计划表写上一个总结这不是艺术品简单；复杂的计划表会造成效率低下，甚至带来错误的结果和影响任何你喜欢的形式笔记本手机图表Excel……关键在于“魂”通过计划表你能找到最快通向成功的道路通过计划表你能够实现工作中的自我测试计划表的“魂”不光要控制好当下，更要放眼未来的远景先决条件：持之以恒20时间管理第2步：关于学习的建议社会上最重要的技能是知识而不是数据，计算机能完成的唯一工作是掌握数据而不是知识。减少累赘文件累积的有效办法：学会放弃当你在学习新的知识时：如果一下子就立即掌握，那就犯不着去记录；当读过一遍后还不知道哪些知识对你有用，就把你觉得可能需要的标记出来；当第二遍阅读后，只需要把那些对你有用，但时下用不上的知识收录。在心理学上，保存太多的记录其实是一种焦虑的行为；问自己：我是不是经常需要用到这些整理过的资料？如果没有这些资料，最坏的情况是什么？如果答案是：没有什么可担心的。那你为什么还花费那么多的时间和精力在此之上？显然，整理和归类资料是个好习惯，但是如果你在上面花费了很多时间但是却收效甚微，那你为何不学着放弃？21时间管理第3步：改掉你杂乱的习惯不得体杂乱低效率影响情绪得体的整洁有序高效率好心情22如何让你的办公桌整洁？1)清理所有不需要的物件，只把需要完成的工作摆上台面2)每次只做一件事情，不要在一件工作没有完成的时候开始另一个工作3)完成一项任务后，清理你的桌面，然后转向下一个任务。一些好习惯：将不常用的书本移走；检查并确保文件与分类在结构上合理；把闲置的东西收起来；除开工作相关的，任何你用来打发时间的书都收起来；把朋友或客户的名片加以分类并收起来；每天离开公司时，花几分钟时间整理你的办公桌。坚持以上的程序让你的工作环境变整洁养成良好的工作习惯23目录1正确的做事VS做正确的事2做重要的事而不是做紧急的事3关注全局4麦肯锡高效时间管理5来自麦肯锡的建议24建议1：不要尝试煮沸整个大海记住：一个人的知识与能力是有限的，借助团队的智慧和经验才是明智之选。在麦肯锡，你永远不会一个人进行工作（实质上，在任何公司都应该是这样）责任与义务的区别：–在项目中：–每个项目成员都要对自己的任务负责–而不论项目中出现什么问题，都是项目经理的责任25建议2：先摘容易到手的苹果帮助你建立自信；罗马不是一天建成的；由简入繁；以最复杂的问题入手，不可避免会遭遇失败。26建议3：重要的永远是少数–80/20法则避免花费太多时间去完成琐碎的任务。因为你花费了80%的时间，只能产生20%的效能。相反，你花费20%的时间就能获得达到80%的效果。经验告诉我们：20%的人掌握了80%的金钱；20%的企业贡献了80%的税收;20%的问题影响了80%的成功；….实例：手机里存的80%的号码不是经常联系的。27CASE1一个保险公司将保险客户按照交易金额分类的时候发现，几乎90%的业务收入，来自10%的客户。于是他们改变了以往一视同仁的政策而采用了不同等级客户不同服务政策的策略。其营业收入也自然得到了增长。CASE2一个公司曾针对所有的经理做了一个调研，要求他们指出影响公司利润提高的原因。CEO要求所有的经理把收集到的37条原因依据重要程度进行排序后，发现有80%的人把相同的5条列为首位。同时在后期的实践中证明，这5个原因也是影响公司利润的最大症结。RealExamples–8/2rules28CASE3一个部门经理被要求每天只能工作3到4小时，一段时间下来，他惊奇的发现他每天工作3小时与之前每天工作9小时，完成项目的质量相差无几。对此，他解释道，当把工作时间缩短以后，我只能从每天的任务中挑选重要的工作执行，而这也让我的工作变得更富有成效。CASE4一个钟表公司的老板发现，他手下的众多产品中，有30%的产品之贡献了4%的利润。于是他取消了这30%的产品。而在接下来的6个月内，公司的利润获得了稳健的增长。.CASE5传统的冰箱设计，是将冷冻区放在上方，冷藏区放在下方。而许多家庭主妇在