企业档案室的规范化建设

企业档案室的规范化建设第一讲企业档案室规范化标准化水平一、组织管理（一）设置与企业发展相适应的档案管理机构1、下发文件成立企业综合档案室一般档案室隶属于办公室2、建立了档案、情报、资料、信息处理的一体化部门（1）企业各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门3、档案工作列入企业发展规划和议事日程（1）档案工作列入企业发展计划ａ、企业发展规划中有明确的档案发展目标ｂ、档案工作列入企业发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）（2）制定档案工作发展计划要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。（二）人员1、有明确的分管领导（总经理或副总等）2、档案室有负责人3、专职档案员（1）档案人员有相关的文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作4、成立了档案领导小组和档案专、兼职人员网络（三）制度建设1、制定了档案工作岗位责任制和考核制度2、根据企业实际建立了一系列档案管理制度（1）档案工作制度纳入企业管理制度中；（2）企业档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。3、制定了档案人员“三纳入”、“四参加”制度这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。1、建立健全“三纳入”制度“三纳入”：是指将企业文件材料的形成、运转、积累、整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。2、建立“四参加”制度档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。3、做好档案和法律法规的宣传工作二、设施设备建设（一）库房符合档案安全保管要求（1）库房面积要有余地。（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。（二）档案装具充裕、符合国家标准（三）配备必要的保护设备配备了灭火器、空调、去温机、温湿度测试仪等设备。（四）配备现代化管理设备根据企业档案工作现代化管理需要要配备相关设备：1、配备计算机；2、根据企业实际情况配备扫描仪、光盘刻录设备等。三、业务建设（一）收集工作1、按规定做好归档工作（1）归档工作要纳入企业各项工作计划，要纳入企业领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。（2）各类档案要按立卷归档制度执行。（3）要建立文件材料追究制度。2、根据企业需要，拓展归档范围。随着企业的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案、工会档案等。3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。（1）无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。4、有完备的交接手续（1）要形成移交清册；（2）履行签字手续。5、归档文件齐全、准确归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。（二）整理工作1、根据企业实际制定了分类方案（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）（2）制定了企业切实可行的分类方案（根据国家档案局《工业企业档案分类试行规定》（国档发[1994]20号文件），结合本企业实际来制定）2、整理科学，符合国家或行业标准，便于企业管理和利用（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。（2）文件有序排列，并按要求编号；（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。3、编目规范，排架合理（1）案卷封面填写规范、清晰；（2）案卷标题能提示卷内文件内容；（3）案卷排列有序、实用。（三）保管工作档案保管安全：（1）建立了规范的全宗卷（国家档案局1995年6月12日批准，10月1日实施《全宗卷规范》）包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。（四）鉴定工作成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。（五）统计工作统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。四、档案信息资源开发利用工作（一）信息化管理1、开展企业档案信息化管理：（1）档案管理现代化与企业业务信息系统相衔接。企业业务信息系统包括：企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统等。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等2、建立了档案条目数据库、重要档案建立全文数据库（1）建立了文件级条目，并能检索利用（2）重要档案全文检索3、企业档案信息进行网络共享（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息（二）检索工具检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。（三）提供利用1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。2、采用多种形式主动服务（1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；（2）采用多种服务形式，如分发目录、电话调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。（4）编制了产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制了企业年鉴。3、利用档案为企业文化服务建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化的场所。4、建立利用效果记录（1）建立了企业档案借阅登记；（2）建立了利用效果反馈记录。第二讲企业档案分类编号方法一、企业档案分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。二、企业档案分类方案参照标准企业形成的各种门类和载体的档案是一个整体，企业可参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1994]20号）和《浙江省工业企业档案分类编号暂行规定》编制审定企业档案分类、编号办法，作为企业档案分类、整理、组卷和排架管理依据。另外，企业可根据自身特点适当增设门类，如信用档案类。三、企业档案类目设置1、企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。2、企业档案分类的二级类目可按照企业管理职能和档案特点来设置。可参照《工业企业档案分类编号方案》，企业可根据自身的要求，可增设、减少或不设职能二级类目。不设二级类目的大类可采用年度分类，如党群工作类、行政管理类。四、企业档案分类中的类目标识及案卷编号1、十个大类采用0—9阿拉伯数字标识。2、二级及二级以下类目标识一般采用阿拉伯数字，从01开始标识。产品、设备、基建、科研类也可采用项目代号标识（产品、工程、设备的代字或代号）。3、类目与类目之间采用“.”断开。4、案卷号的编制方法。（1）设二级类目的大类可在最小类下跨年度编制流水号，采用“-”连接。同年份的管理性档案要做到永久在前，长期（30年）在中，短期（10年）在后。（2）某些大类下可采用年度来分，其类号可采用年度号（四位数）标识，案卷号的编制做到一个年度编一个流水号，年度与流水号之间用“-”连接。5、要将类目代号和案卷号标注在案卷封面归档号栏中及案卷背脊上（可分段标注）。五、关于干部职工档案类的问题企业可根据实际情况由综合档案室管理或有关部门管理，设置干部、工人、离退休、死亡职工四个二级类目，其中干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。六、声像、照片及非纸质载体形式的档案的问题这些档案其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号。由于其载体形式特殊和保管要求不一样，可分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。对照片底片的分类编号，只需在全宗号下编制大流水号。格式如下：全宗号——底片流水号。无全宗号的单位可将流水号突出。七、企业文书档案的整理与编目在企业中，文书档案可包括：党务管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类。按“件”整理：（1）逐件装订；（2）以“件”为单位按类别——年度——保管期限分类；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）按排列先后在每件文件上空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。档号章：全宗号类别号期限年度机构件号“件”的概念：件是指实体的文件，一般以每份文件为一件。注意事项：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。件内文件排序：通常正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，作为首页加盖归档章，以维护原貌。归档文件目录件号责任者文号文件题名日期页数备注八、科技档案的整理与编目（一）科技档案的定义与整理要求科技档案是企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。要求：科技档案的整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。（二）整理与编目1、分类要求：要符合形成档案的企业科技活动的性质和特点，不能采用一种分类模式，不要搬用别的单位或专业的分类方案。在一个企业内要有一个综合的分类方案，分类标准要一致，要简明，层次不宜太多。分类方法：（1）按工程项目分类，主要用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中在一起，便于成套地提供利用。（2）按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方案也适用于设备档案。（3）按科研课题分类，主要适合于科学技术档案。它是以一个科研课题为基础。（4）按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质来划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。2、编目编制科技档案目录包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。（1）卷内文件编目的具体流程：编页号（盖档案章）—填写卷内文件目录—填写备考表。序号文件编号责任者文件题名日期页次备注（2）编制案卷目录科技档案的案卷目录是以卷为单位登记编制的。（3）拟写案卷题名案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目（产品等）的名称、代号，针对部分内容，材料名称等三要素。（4）装订或装盒。档号章档号序号