房屋建筑工程档案资料管理培训

1房屋建筑工程档案资料管理培训2第一章建筑工程文件管理概述新建、改建、扩建的工业与民用建筑工程，凡在河北省行政区域内的工程建设、勘察设计、监理、施工等单位的工程文件管理均执行河北省《建筑工程技术资料管理规程》。河北省《建筑工程技术资料管理规程解释和答疑》以服务于《建筑工程技术资料管理规程》的实施、规范和提高建筑工程施工质量验收和施工资料的管理工作为目的，对《建筑工程技术资料管理规程》在实施中所提出的问题进行的补充或修正。在工程建设实施过程中收集、填写、整理工程技术资料时，河北省《建筑工程技术资料管理规程》、河北省《建筑工程技术资料管理规程》解释和答疑应配套使用。第一节工程文件管理的基本概念与要求一、基本概念为了更好的理解与掌握房屋建设工程档案资料管理的知识，首先要了解以下基本概念。1．城市建设档案馆：是集中统一保管、管理城市建设档案资料而专门设立的档案管3理机构。2．房屋建设工程电子档案管理：包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、园林、绿化、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位，在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。3．建设电子档案：具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。4．工程档案：在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。5．工程文件：在整个工程的建设过程中，形成的各种形式的信息记录。从立项、审批、施工到竣工验收等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的资料。包括工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图及竣工验收资料。46．工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。7．监理资料：由监理单位在工程建设监理过程中形成并收集汇整的文件或资料的统称。8．施工资料：由总承包单位在工程的施工过程中形成并收集汇总整理的文件或资料的统称。9．非纸质档案：除用纸张作载体以外的档案。如：录音档案、缩微档案、磁盘档案。10．纸质载体：以纸张为形式承载信息的物质形体。11．缩微品载体：以胶片为基础通过缩微技术承载信息的物质形体。12．光盘载体：以光盘为形式承载信息的物质形体。13．工程名称：按监理合同中建设单位提供的名称或设计图纸的名称。14．承包单位：指与项目建设单位签定建设工程施工合同，承担本工程建设项目施工的企业。本表式中承包单位可填写项目经理部名称、分公司名称或公司名称，并加盖与填写部5门一致的红章。15．项目经理：指建筑施工企业法人代表在本工程项目上的全权委托代理人。16．监理单位：指承担监理业务和监理责任的一方，按监理合同中“监理人”的名称填写。17．监理工程师：取得国家监理工程师执业资格证书并经注册的监理人员。18．监理规划：在总监理工程师的主持下编制、经监理单位技术负责人批准，用来指导项目监理机构全面开展监理工作的指导性文件。19．建设项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上执行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。20．单位工程：在建设项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。并能构成建设项目的组成部分。21．分部工程：指将单位工程按专业或建筑部位划分为若干个部位，每个部位为一分部工程。622．分项工程：由一个或若干个检验批组成的基本单元工程。23．案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。24．立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。25．归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的具有保存价值的资料整理立卷，按规定移交档案管理机构。26．逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。27．物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。28．建设电子文件归档管理系统：对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统，具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。该系统包括两个类型。即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。729．真实性：电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。30．完整性：电文文件的内容、结构、背景信息、原数据等无缺损。31．有效性：电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。32．固化：为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。二、基本要求建筑工程档案是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，是工程建设过程和建设成果的真实反映，它对加强工程质量控制，追究工程质量责任以及工程竣工后维修、改建、扩建等具有重要作用。因此，相关单位对这些档案资料能否进行齐全、完整的收集。妥善的保存和管理也是非常重要的，具体应该做到以下几点。1、在工程建设过程中，工程文件应以审批文件、施工质量验收规范、承包合同、设计文件等为依据填写和整理。82、工程文件应真实反映工程质量的实际情况，随工程进度及时收集、整理，并应按立卷要求归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，有关责任方应签字盖章。3、工程文件应实行分级管理，工程文件的收集、整理工作设专人负责。各单位技术负责人负责对工程技术资料全过程的管理工作。工程参建各单位应确保各自资料的真实有效、完整齐全,严禁伪造或故意撤换。4、工程参建各单位应对本单位形成的工程文件负责管理，并保证工程文件的可追溯性。由多方共同形成的工程文件，各自承担相应的管理责任5、表格应统一采用河北省《建筑工程技术资料管理规程》和《建设工程文件归档整理规范》所附表样，特殊要求需增加的应符合有关规程规定要求，并归类编排序号。6、文本力求打印，纸质载体幅面为A4，用纸应韧力大，耐久性强。若手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。7、工程文件最少份数应首先满足保存单位份数要求，另行增加份数按各自管理要求确定。保存期限符合有关规定，按建设工程文件9归档整理规范要求分为长期、短期、临时和永久。8、涉及结构安全、建筑节能的试块、试件以及相关材料应按有关规定见证取样检测的，试验委托单中取样见证人应签字，试验报告单备注栏应填写取样见证人姓名。9、由建设单位采购供应的建筑材料、构配件和设备，建设单位应提供相应的质量证明文件，承包单位进场验收合格后报监理报验。10、由建设单位发包的专业承包施工工程，分包单位应按规程的要求，将形成的施工资料直接交建设单位；由总包单位发包的专业承包施工工程，分包单位应按本规程的要求，将形成的施工资料交总包单位，总包单位汇总后交建设单位。11、对工程文件进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关法规予以处罚，情节严重的，依法追究法律责任。第二节工程文件的形成单位与管理职责一、建设单位的资料形成与管理应遵守的原则1、加强对工程文件的管理工作，并设专人负责工程文件的收集、整理和归档工作。102、在与监理单位、施工单位签订监理、施工合同时，应对监理资料、施工资料和工程档案资料的编制责任、编制套数和移交期限等按建设工程文件归档整理规范做出明确要求。3、应向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与工程有关的资料，提供的资料必须真实、准确、及时。4、负责对工程建设过程中各单位提供的工程文件进行审核、签收。5、负责组织、指导和监督勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累、立卷及归档工作。6、编制的工程文件不得少于两套，其中城建档案馆一套，产权单位一套。7、应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328—2001）的规定，及时收集、整理建设项目各个阶段的工程文件，建立、健全工程项目档案，按照城市建设档案管理规定及时办理工程档案预验收及档案认可手续，并在建设工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套完整的原件工程档案。二、相关单位的管理职责参加工程建设的建设、勘察、设计、施工、11监理等单位应将工程文件的形成、整理、归档和工程档案的立卷移交等工作纳入工程建设管理程序和有关人员的职责范围。此外，填写、编制报送工程档案文件的人员必须经过专业培训，持证上岗。形成的工程文件应符合有关法规、施工质量验收规范、承包合同、设计文件的规定和要求，随工程进度及时收集整理立卷，并按规定移交归档。（一）建设单位的职责1、在领取《建设工程规划许可证》或《建设工程开工许可证》之前，在规划局或建设局建设审批大厅签订《×××建设工程档案移交责任书》。2、在与工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间和违约责任等提出明确要求。3、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并立卷归档。4、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集、整理及立卷归档工作。125、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。6、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收，对未能通过档案专项验收的建设工程，不得进行竣工验收。7、对列人城建档案馆（室）接收范围的工程，每个建设工程项目应当至少编制两套符合规定的工程档案。一套由建设单位保管，一套（原件）在工程竣工验收后3个月内移交当地城建档案馆（室）。（二）监理单位的职责1、应加强监理资料的管理工作，并有专人负责监理资料的收集、整理和归档工作。2、监督检查勘察设计、施工资料的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、设计单位的工程文件进行监督、检查；在施工过程中，对施工单位的工程文件进行监督、检查并签署意见。3、应协助建设单位监督、检查工程文件的形成、积累、立卷及归档。并在工程竣工验收前（监理工作总结、工程竣工结算审查意见书除外），由项目总监理工程师组织对监理资13料进行整理后，向建设单位移交（监理资料在移交、归档前必须由项目总监理工程师审核并签字）。4、应按合同和规范要求将本单位形成的监理文件立卷后移交建设单位二套（其中一套为原件），自行保存一套。（三）施工单位的职责1、应加强施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制，并配备专人负责施工资料的填报、收集、整理等工作。2、建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责汇总、整理各分承包单位编制的全部施工资料；分承包单位应各自负责分包工程施工资料的整理并移交总承包单位不少于三套。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3、接受建设、监理单位对施工资料的监督检查。4、工程竣工验收前将施工资料整理，汇总并移交建设单位。5、应按合同和规范要求将本单位形成的14施工文件立卷后移交建设单位二套（其中一套为原件、分项及检验批验收记录只交一套），自行保存一套。（四）城建档案管理机构的职责1、应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。2、城建档案馆在竣工验收前应对移交的工程档案进行专项验收。3、接收建设单位移交的工程档案时，要进行检查验收，符合规定后，应办理移交手续，填写河北省建设工程档案专项验收申请表》，出具《河北省建设工程档案专项验收认可书，填写《城市建设档案交接书》，双方签字盖章后交接。4、对工程文件和档案进行涂改、伪造、随意抽撤、丢失的，无故延期或者不按规定归档、移交的，应按有关规定予以处罚，情节严重的，依法追究刑事责任。第三节工程文件归档范围及质量要求一、工程文件的归档范围（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的15各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（二）凡在本省行政区域内，新